Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1 Организация функции контроля в современных организациях 15
1.1. Эволюция контрольной функции и ее роль в современных условиях 15
1.2. Нормативное регулирование и опыт организации системы внутреннего контроля в России
1.3. Международный опыт организации системы внутреннего контроля 36
1.4. Роль внутреннего аудита в обеспечении качества системы внутреннего контроля 46
ГЛАВА 2 Анализ и пути совершенствования системы внутреннего контроля субъектов хозяйствования 55
2.1. Оценка систем внутреннего контроля в коммерческих организациях 55
2.2. Особенности контроля в системе управления 70
2.3. Интеграция системы внутреннего контроля и системы менеджмента качества 82
ГЛАВА 3 Эффективность интеграции системы внутреннего контроля и системы менеджмента качества 95
3.1. Механизм взаимодействия менеджмента организации с системой внутреннего контроля.. 95
3.2. Организация контроля бюджетов как комплексного объекта системы внутреннего контроля
113
3.3. Роль системы внутреннего контроля в достижении целей внедрения концепции бережливого производства 122
Заключение 132
Список литературы 145
- Нормативное регулирование и опыт организации системы внутреннего контроля в России
- Роль внутреннего аудита в обеспечении качества системы внутреннего контроля
- Особенности контроля в системе управления
- Роль системы внутреннего контроля в достижении целей внедрения концепции бережливого производства
Нормативное регулирование и опыт организации системы внутреннего контроля в России
Термин «контроль» переводится с французского (controle, от contrerole) как список, ведущийся в двух экземплярах, с латинского (contra и rotulus) данное понятие обозначает - против и свиток.
В современном понимании «контроль» вошел в обиход в XIX веке. Он осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения ее рационального функционирования. На его основе принимаются управленческие решения, обеспечивающие лучшее использование имеющихся ресурсов, привлечение к использованию тех ресурсов, которые обеспечат рост эффективности производства, минимизируют риски потерь и укрепят конкурентные преимущества организации.
Контроль имеет широкие области применения по различным направлениям деятельности организации. Можно выделить следующие виды контроля: технический, энергетический, экологический, санитарный, контроль качества, финансовый и другие виды контроля. Несмотря на их разнообразие, все виды контроля содержат следующие элементы: субъект контроля - физические лица или структурные подразделения, которые по своему функциональному назначению призваны осуществлять целенаправленное упорядочивающее воздействие на соответствующий объект контроля, используя для его проведения технические и другие средства;
Немецкие ученые Бэк Фолкер и Барбара Вишерман в своих исследованиях под контролем понимают «проведение сравнения (анализа причин отклонений) между запланированными и фактическими показателями и устранения выявленных отклонений. Контроль является одной из форм надзора, осуществляемым прямо или косвенно участвующих в процессе деятельности лиц или организационных единиц» [152].
Данное определение контроля опирается на плановые показатели как ориентир последующей деятельности. При этом необходимо понимать, что план взаимоувязан с теми показателями, которые необходимо достичь, выполнить в заданный отрезок времени, что обуславливает, по-мнению немецких ученых Гюнтера Мюллера-Стивенса и Юргена Вебера, необходимость видения (целеполагание), планирования и контроля как одновременных процессов [152].
Российский ученый Е.А. Кочерин [65] также отмечает, что взгляд на контроль как завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий сопоставить достигнутые результаты с запланированными, является прочно установившейся точкой зрения в научной литературе. Нельзя не согласиться с СО. Шохиным [138], что подобный подход отражает только одну грань рассматриваемого явления и поэтому не может претендовать на научную полноту. Более обоснованно рассматривать контроль в качестве неотъемлемой составляющей процесса принятия и реализации управленческих решений на всем его протяжении [75, с. 12].
В. В. Пугачев дает следующее определение термину контроль: «самостоятельная функция управления, представляющая собой систему наблюдения и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, а также позволяющая выявить отклонения в намеченных целях и принимать при необходимости корректирующие меры» [106, с. 13]. Данное определение наиболее точно отражает понимание роли контроля как имманентной составляющей управления на любой стадии управленческого цикла.
Контрольные процессы, происходящие внутри экономического субъекта, обеспечивающие обратную связь управляющей системы от управляемого объекта, посредством которых орган управления получает необходимую информацию о действительном состоянии управляемого объекта и реализации управленческих решений, реализуются «внутренним контролем», а организационно выстроенное направление в структуре организации «системой внутреннего контроля».
Контроль как функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы. При помощи контроля производится оценка степени достижения целей и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля опирается на установленные стандарты, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если необходимо, обоснование пересмотра первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, позволяет выдерживать нужное направление деятельности и своевременно корректировать неверные решения [25].
Роль внутреннего аудита в обеспечении качества системы внутреннего контроля
На этой основе делается вывод об общем состоянии СВК и определяются наиболее проблемные участки, для которых определяются процедуры аудита по существу.
Разделяя позицию широкого понимания аудита, представляется необходимым для оценки СВК оценить его постановку на основных этапах производственного процесса, выделяя процесс закупок, производства, продаж и послепродажного обслуживания.
Цель СВК в процессе закупок предполагает получение подтверждения тому, что закупки осуществляются своевременно, в связи с производственной необходимостью, все затраты произведены в соответствии с определенными бизнес целями компании, полученные товары/услуги соответствуют размещенным заказам (получено именно то, что заказано), в результате закупок получены товары/услуги удовлетворительного качества, возникшие обязательства учитываются точно и в полном объеме, обязательства оплачиваются только после авторизации платежа и в соответствии с согласованным графиком платежей.
Покупка на худших по сравнению с рынком условиях, потеря лучших предложения по цене и качеству, заказ ненужных для ведения бизнеса запасов, не своевременное обеспечение необходимыми запасами Создание отдельного подразделения по размещению заказов, которое будет планировать заказы с учетом получения возможных оптовых скидок, организация тендерного процесса по выбору новых поставщиков, утверждение всех заказов уполномоченным лицом, проверка имеющихся запасов перед размещением нового заказа, постоянный мониторинг невыполненных заказов
Получение товаров Прием не заказанных запасов и/или ненадлежащего качества, неполучение запасов, кража Постоянный мониторинг работниками склада физического наличия запасов, а также их соответствие сопроводительным документам, своевременная передача информации в бухгалтерию, охрана складских помещений и ограничение доступа к ним
Получение счета и оплата Неправильное оформление документов, неточность внесения данных в бухгалтерскую программу, несвоевременное оформление документов и оплата, кража Сверка полученных счетов с документами по поставке и с размещенными заказами, сверка извещений по полученным товарам со счетами, сравнение проведенных платежей с выставленными счетами, сверка взаиморасчетов с поставщиками, составление графика платежей
Источник: составлено автором.
В результате обеспечивается возможность своевременного выявления угроз некачественного обеспечения закупок и возможность снижения качества готового продукта и, как следствие, ухудшение финансовых результатов деятельности организации. Для реализации задачи сохранности активов важной задачей СВК является контроль за формированием необходимых и достаточных запасов и их сохранностью.
Запасы включают в себя: сырье и материалы, незавершенное производство, готовую продукцию, товары для перепродажи. Процессы закупки увязаны с процессами хранения, отпуска в производство материальных ресурсов и отгрузкой готовой продукции конечному потребителю.
Цели системы внутреннего контроля в области запасов сырья, незавершенного производства и готовой продукции связаны с обеспечением сохранности уровня запасов сырья и материалов и готовой продукции в соответствии с производственными потребностями и с покупательными потребностями; формирования оптимального уровня запасов, который не является ни избыточным, но обеспечивает непрерывность производства; осуществления затрат по закупке запасов в соответствии с бизнес целями компании (value for money is achieved).
Закупленные/проданные товары должны соответствовать первоначальному заказу, быть соответствующего качества, учитывать возникшие обязательства точно и в полном объеме, оплачиваться только после авторизации платежа и в соответствии с согласованным графиком платежей.
Неточность пересчета запасов, мошенничество и кражи персоналом, задержка обновлений учетных записей по результатам инвентаризации. Проведение повторных пересчетов, использование маркировки при инвентаризации, независимость лиц участвующих в инвентаризации, сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета, внесение изменений, анализ отклонений
Условия хранения не соответствуют требованиям (порча запасов, потеря первоначальной стоимости), запасы не использованы до момента окончания срока полезного использования, кража Использование системам безопасности: пожарная сигнализация, система огнетушения, температурные датчики, сигнализация, камеры наблюдения и т.д.; использование метода FIFO при отпуске запасов Отпуск в производство Запасы отпускаются в больше необходимого количества Использование стандартных количественных показателе, отпуск товаров после авторизации заказа уполномоченным лицом Отгрузка готовой продукции Ошибки при отправке заказов, кража готовой продукции, отправка продукции низкого качества, несвоевременная передача данных бухгалтерии Ответственное лицо подтверждает все произведенные отгрузки, распоряжение на отгрузку должно соответствовать заказу, ответственное лицо подтверждает все произведенные отгрузки, получение подтверждения потребителя о получении товара, отслеживание ошибочных доставок среди водителей с целью предотвращения возможных краж, использование уведомлений об отправке и их маркировка
Источник: составлено автором.
Система внутреннего контроля распространяется на все подразделения производственной структуры предприятия, т.е. на все рабочие места, участки, цехи и службы. При этом оценивается контроль за процессом, который реализуется в конкретном подразделении и формы их взаимосвязи с процессами закупок, реализации продукции и подготовки управленческой и финансовой информации.
Производственные структуры характеризуются большим многообразием. На них влияет специфика бизнес-процессов, масштабы производства, уровень механизации и автоматизации процессов, методы организации производства, полнота реализации основного производственного цикла (уровень кооперации и аутсорсинговых услуг) и обслуживания производства. В этой связи построение СВК за производственными процессами всегда более индивидуализирована, и требует индивидуального подхода к постановке производственного учета, формированию системы первичных бухгалтерских и отчетных документов.
Вместе с тем основными объектами контроля всегда являются - контроль бухгалтерско-финансовый, который органически вмонтирован в логистические процессы (поступление материалов), организационный процесс (регламентация деятельности участников бизнес-процесса - нормирование и организация процессе; взаимосвязь с другими бизнес-процессами - параллельными, последовательными); в систему контроля за использованием ресурсов, качеством продукции, причем бухгалтерско-финансовый контроль является координирующим, т.к. он должен обеспечить своевременное отражение в документах всех возникающих отклонений, передачу информации лицам, которые принимают управленческие решения по нормализации процесса и довести соответствующую реакцию систему управления до исполнителя. В этом проявляется сквозной характер СВК.
Под рабочим местом понимается неделимое в организационном отношении (в данных конкретных условиях) звено производственного процесса, обслуживаемое одним или несколькими рабочими, предназначенное для выполнения определенной производственной или обслуживающей операции, оснащенное соответствующим оборудованием и технологической оснасткой. В более широком смысле под рабочим местом подразумевается элементарная структурная часть производственного пространства, в котором субъект труда взаимосвязан с размещенными средствами и предметом труда для осуществления единичных процессов труда в соответствии с целевой функцией получения результатов труда. Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации рабочее место - это «место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя» [128].
В Российской Федерации требования к рабочему месту определяются следующими документами: Трудовым кодексом Российской Федерации, Нормативно-правовыми актами субъектов РФ, Государственными и международными стандартами.
Особенности контроля в системе управления
Для решения поставленных задач предприятие нацелено на постоянное совершенствование системы управления и повышение качества производимой продукции.
Удовлетворение требований потребителей и улучшение качества выпускаемой продукции является важнейшей задачей всего коллектива предприятия. Реализация этой задачи достигается через приоритет политики постоянного совершенствования. Процесс создания продукции формируется таким образом, что бы сфокусировать создание потребительской ценности на каждом этапе производства продукта с целью удовлетворения запросов потребителей при рациональной длительности цикла производства и рациональных затратах. Результатом такого подхода является построение в 2000 году системы менеджмента качества в соответствии с требованиями МС ИСО 9002-94. В 2002 году проведен реинжениринг системы качества в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000, что подтверждено сертификатом TUV CERT №15 100 0778 от 5.12.2002. С 2003 на предприятии внедрены дополнительные требования в соответствии с ISO/TS 16949:2002, что подтверждено в 2005 году сертификатом TUV Hessen № 73 111 1612 IATF-Registrier-Nr.9307 от 19.07.2005, в 2008 году сертификатом TUV Hessen № 73 111 1612 IATF-Registrier-Nr.0069634 от 11.07.2008, в 2011 году сертификатом TUV Hessen № 73 111 1612 IATF-Registrier-Nr.0123392 от 01.07.2011. В 2014 предприятие прошло аудит на соответствие требованиям ISO/TS 16949:2009 - сертификат TUV Hessen.
Аудит на соответствие стандартов менеджмента качества проводил немецкий международный концерн TUV Rheinland Group [167]. План проверки, представленный в таблице 5, включал специфические требования потребителей ОАО «АВТОВАЗ», ЗАО «Джи-ЭМ-АВТОВАЗ» АВТОВАЗ».
Анализ текущей ситуации на предприятии, анализ выполнения требований потребителей, обзор порталов потребителей по выполнению Вступительная беседа Ре-сертификационного аудита Представление аудиторов Изменение плана аудита, если необходимо Обсуждение путей коммуникации в течение аудита Экскурсия по заводу для ознакомления с актуальной ситуацией на предприятии Процесс «Бизнес-планирование» Стратегическое и текущее Бизнес-планирование Планирование ресурсов Планирование выполнения специфических требовании потребителей 4.1,4.2,5.1,5.2, 5.3, 5.4,8.4, 8.5
Процесс «Технологическая подготовка производства» Обработка заявок от потребителей ANPQP - Alliance New Product Quality Procedure (Совместнаяпроцедура качества новой продукции); РРАР - Product Part Approval Process (Процесс одобрения кпроизводству
Источник: составлено автором. Поскольку организующей основой СВК является регламентация всех основных процессов управления и производства. Был проведен анализ внутренней документации системы управления ЗАО «Мотор-Супер» на предмет их соответствия требованиям стандартов ISO по составу и содержанию:
Рабочие инструкции, контрольные инструкции; типовые инструкции и инструкции по охране труда; положения о подразделениях, должностные инструкции;
Нормативная документация внутренняя и внешняя: бизнес-планы, конструкторско-технологическая документация, нормативная и нормативно техническая документация, законодательные акты.
Ответственность, полномочия и взаимодействие персонала определены в документированных положениях о подразделениях и в должностных Руководители всех уровней управления проводят постоянную работу по подготовке и повышению квалификации кадров с ориентацией на систематическое совершенствование методов работы в целях обеспечения, поддержания и улучшения качества продукции. Ответственность, полномочия и взаимодействия руководящего персонала, выполняющего и проверяющего работу определены в документированных процедурах. В них определены общие и конкретные обязанности и права в области менеджмента качества.
Рабочие смены укомплектованы руководителями, которым делегирована ответственность за обеспечение качества выпускаемой продукции. На предприятии персонал, отвечающий за качество выпускаемой продукции, имеет полномочия для остановки производства в случае возникновения проблем в области качества и поставки продукции потребителям. Информация о несоответствующей продукции, выявленной в производстве или у потребителей, поступает в производственный участок в виде электронных писем и данных информационных систем и передается руководителям, имеющим полномочия для проведения корректирующих действий.
Уполномоченный по качеству от высшего руководства и ответственный за функционирование и совершенствование системы качества несут ответственность и имеют необходимые полномочия для учета требований и потребностей потребителей. Сфера ответственности распространяется на выбор, согласование и обеспечение ключевых параметров, постановку задач по повышению качества, организацию обучения персонала в области качества, разработку и реализацию предупреждающих и корректирующих действий.
Для обмена информации на предприятии разработаны и внедрены процедуры по внутреннему документообороту нормативно-технической и организационно-распорядительной документации. Для повышения эффективности внутреннего обмена информацией на предприятии функционирует информационная система. Она реализует регистрацию данных в месте их возникновения, передачу и использование этих данных в различных подразделениях. На основании данных, предоставляемых информационной системой специалисты и руководители подразделений принимают необходимые, корректировочные управленческие решения.
В соответствии с внутренней документацией предприятия и должностными инструкциями - основная ответственность за проведение процедур в области качества менеджмента лежит на руководстве предприятия. Функционал и задачи высшего руководства ЗАО «Мотор-Супер» в области качества менеджмента распределяются следующим образом:
Роль системы внутреннего контроля в достижении целей внедрения концепции бережливого производства
Контроль в области закупок ориентирован на обеспечение производства материалами и комплектующими изделиями, соответствующими требованиям бизнес-процессов по приемлемой цене, в установленном объеме, ассортименте и сроки необходимые для бесперебойной деятельности предприятия. Для повышения эффективности данного процесса были разработаны предложения по совершенствованию контрольных процедур по следующим основным направлениям: контроль обоснований в потребности производственных ресурсов - вид, объем, качество; контроль процесса выбора поставщиков; контроль обработки заказов; контроль выполнения условий договоров; контроль поступления и оприходования материально-производственных запасов; контроль документооборота, связанного с закупками.
Делая основной акцент на удовлетворение требований к качеству производимой продукции, предъявляемых покупателями, предопределяются повышенные требования по отношению к поставщикам производственных ресурсов. Предполагается проведение оценки поставщиков по следующим критериям: приемлемость цены; способность выполнения объема и графиков поставок; своевременность возмещение потерь от брака; оперативность реагирования на уведомления о проблемах по качеству и эффективность принимаемых мер; наличие сертификатов на производимую продукцию и СМК.
Интеграция контроля в производственные процессы, прежде всего, зависит от производственной структуры, которая, в свою очередь различается в зависимости от вида выпускаемой продукции и ее номенклатуры, типа производства и форм его специализации, от особенностей используемых технологий. СВК должна быть адаптирована в конкретную производственную структуру предприятия.
Контрольные процедуры должны охватывать не только основные технологические процессы, в ходе которых происходят изменения геометрических форм, размеров и физико-химических свойств продукции, но также большое внимание уделять вспомогательным процессам, которые обеспечивают бесперебойное протекание основных процессов (изготовление и ремонт инструментов и оснастки; ремонт оборудования; обеспечение всеми видами энергий), а также процессам, связанным с обслуживанием (хранение, транспортировка).
Проведя анализ производственных процессов предприятия ЗАО «Мотор-Супер», были разработаны основные направления СВК: контроль обеспечения производства технологической и нормативной документацией, трудовыми ресурсами и квалифицированным персоналом, материально-производственными ресурсами, производственным и вспомогательным оборудованием; контроль подготовки производства новой продукции: ОКР, техническая, технологическая и организационно-экономическая подготовка производства; мониторинг эффективности использования оборудования и работы сотрудников; контроль качественного соответствия выпускаемой продукции, выполнения плана производства, послепродажного обслуживания
Рассматривая бизнес-процесс продаж, следует подчеркнуть, что данный процесс является завершающим этапом бизнес-цикла предприятия. Контроль на данном этапе является важным для достижения стратегических целей организации: удовлетворенность и лояльность покупателей, загрузка производственных мощностей и стабилизация производственных процессов, рост доходов. В первую очередь процесс продаж необходимо рассматривать с позиции удовлетворения потребителей продукции. Повышение эффективности деятельности СВК в области совершенствования данного бизнес-процесса предполагает следующие направления контроля: процесса поиска и выбора потенциальных покупателей и заказчиков; процесса формирования коммерческих предложений и заключения договоров; обоснования финансовой заинтересованности в договорах; достаточности ресурсов для исполнения условий договоров; выполнения условий договора со стороны организации; выполнения условий договора со стороны покупателей; контроль послепродажного обслуживания.
На основе комплексного анализа деятельности промышленного предприятия ЗАО «Мотор-Супер» и представленных направлений совершенствования СВК можно сделать вывод о том, что основой достижения цели эффективной интеграции СВК в общую систему управления является, прежде всего, интеграция контрольных процедур во все основные бизнес-процессы предприятия, распределение ответственности между участниками бизнес-процессов за эффективность контрольных процедур и постоянный мониторинг их реализации, а также регулярная оценка СВК и ее постоянное совершенствование. Это обеспечивает методологическое единство стратегического, тактического и оперативного управления, согласованность управленческих решений на всех уровнях управления и активное участие всех работников организации в решении стратегических задач развития организации.