Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Проблемное поле документационного обеспечения сохранности библиотечного фонда 19
1.1 Обеспечение сохранности библиотечного фонда как технологический процесс 19
1.2 Документационное обеспечение управления библиотечными процессами
1.3 Инновационная деятельность библиотек в области сохранения библиотечного фонда 60
Выводы по первой главе 85
ГЛАВА 2. Моделирование документационного обеспечения сохранности фондов библиотек 89
2.1 Эволюция формирования системы документационного обеспечения сохранности библиотечных фондов 89
2.2. Документационное моделирование процессов обеспечения сохранности библиотечных фондов: нормативно-правовое и методическое сопровождение 109
2.3 Документационная модель обеспечения сохранности библиотечных фондов: апробация технологии 144
Выводы по второй главе 154
Заключение 158
Список использованных источников и литературы 165
- Документационное обеспечение управления библиотечными процессами
- Инновационная деятельность библиотек в области сохранения библиотечного фонда
- Документационное моделирование процессов обеспечения сохранности библиотечных фондов: нормативно-правовое и методическое сопровождение
- Документационная модель обеспечения сохранности библиотечных фондов: апробация технологии
Документационное обеспечение управления библиотечными процессами
Этимологическая цепочка помогает проследить логическую взаимосвязь понятий. Библиотека, в соответствии со своей родовой функцией хранилища вековых знаний, хранит их, приращивает к ним новые и предоставляет к ним доступ. Создавая безопасные условия существования своего фонда, библиотека охраняет всё то, что хранит, обеспечивая сохранность общими усилиями и с использованием различных сохранных мероприятий. Это суть обеспечения сохранности библиотечного фонда как библиотечного процесса. Обеспечение сохранности, как процесс, является основополагающим, так как сохранять нужно с момента поступления документа в фонд и до момента его списания и исключения из фонда. Библиотечное сообщество и каждая отдельная библиотека обсуждает и принимает общие правила, придерживается единых принципов, характеризующих нормативно-правовую и методическую базу данного процесса, что формирует политику сохранения библиотечного фонда, то есть те условия, при которых возможно осуществление процесса обеспечения сохранности.
Проведём терминологический анализ однокоренных понятий «сохранность» и «сохранение», что объяснит выбор их использования в том или ином контексте. Для анализа мы определили период с 1955 по 2015 гг. Это вызвано обособлением с середины 50-х гг. ХХ в. данной проблемы как самостоятельной и приоритетной, вводом и объяснением понятия «сохранность» в методические и учебные пособия. Кроме того, существуют некоторые границы доступности анализируемых материалов. До 50-х гг. ХХ в. понятия «охрана», «хранение» и «сохранность» имели достаточно размытые границы. Это утверждение основывается на анализе инструктивных документов, хранящихся в фонде Кабинета библиотековедения Российской государственной библиотеки (далее РГБ). Были просмотрены 20 различных инструкций за период с 1933 по 1953 гг. («Инструкция об охране книжного имущества в красноармейских библиотеках и библиотечной технике» (07.08.33 г.); «Инструкция по охране книжного имущества в библиотеке «Книга – общественная собственность»» (31.10.34 г.); Инструкция для технических библиотек системы Народного комиссариата тяжелой промышленности (НКТП) «Об охране библиотечных фондов» (1937 г.) и др. Эти документы, фактически, являются правилами организации библиотек, а главной мерой охраны имущества признан учёт. Еще нет отделения понятий «охрана», «хранение», «сохранение». Но всё же, благодаря данным инструктивным материалам, чёткому их исполнению «на местах», проблема обеспечения сохранности библиотечных фондов приобретает общепризнанный государственный характер. Осознание того, что «сохранность» является естественным продолжением «хранения» пришло позже. В.В. Петровский (1895-1982 гг.), один из основателей библиотечного дела в России, в своём кратком практическом пособии «Организация книжных фондов и каталогов профсоюзных библиотек» (1955 г.), трактует понятие «хранение библиотечного фонда» как, во-первых, обеспечение сохранности фонда и, во-вторых, такое размещение его на полках, которое позволило бы быстро и легко найти любую имеющуюся в библиотеке книгу [177, c.98]. Далее автор раскрывает технологические особенности хранения, отмечая, что необходимо организовать книгохранилище, провести ряд санитарно-гигиенических и противопожарных мероприятий по обеспечению сохранности книг, расставить в книгохранилище книги, журналы и газеты в определенном порядке и постоянно поддерживать этот порядок [177, c.98]. По нашему мнению, данное определение можно считать первым зафиксированным в учебном пособии определением процесса обеспечения сохранности библиотечного фонда. В нём автором выделены два основных направления: санитарно-гигиеническое и противопожарное обеспечении сохранности. Такие процессы, как организация книгохранилища, расстановка книг и поддержание порядка, отнесено автором к хранению библиотечного фонда, что позволяет определить процесс хранения библиотечного фонда как широкое, а сохранение – как его элемент.
В пособии для учащихся библиотечных техникумов (1959 г.) «Организация библиотечного фонда и каталогов» В.В. Петровский и А.В. Клёнов отмечают, что под хранением фонда понимается создание наиболее благоприятных условий для предохранения произведений печати от порчи и хищения [99, c.12]. Раскрывая сущность данного процесса, авторы предъявляют к нему требования, сопоставимые с требованиями к обеспечению физической сохранности: «книги нужно обезопасить от хищения и пожара, всегда содержать в хорошем состоянии и предохранять от преждевременного разрушения» [99, c.12]. Ю.В. Григорьев (1899-1973 гг.), российский библиотековед, автор ряда учебников, инициатор ввода в научный обиход понятия «формирование библиотечных фондов», в учебнике «Библиотечные фонды и каталоги» (1961 г.) одну из глав посвящает теоретическим проблемам сохранения фонда. Автор не выводит точного определения понятия «обеспечение сохранности», но указывает, на то, что бережно хранить библиотечный фонд – это значит обеспечить более полное удовлетворение запросов читателей, уменьшить количество отказов в книге, сократить непроизвольные затраты на повторное приобретение произведений печати взамен утерянных и преждевременно изношенных книг [18, c.356]. Ю.В. Григорьев даёт практические рекомендации, как удлинить «библиотечную жизнь» книг, тем самым определяя основные направления обеспечения сохранности библиотечных фондов [18, c.386]:
Инновационная деятельность библиотек в области сохранения библиотечного фонда
Важнейшая роль в документационном обеспечении библиотечных процессов отводится феномену «документ». Документу, как единице учёта библиотечного фонд, необходимо обеспечение сохранности (переплет, особые условия хранения, конвертация данных и т.д.). Одним их аспектов обеспечения сохранности этого документа является его документационное сопровождение (создание паспорта сохранности, подготовка инструкций по выдаче пользователю, составление правил копирования и т.д.). Следовательно, при реализации технологического процесса обеспечения сохранности, документ может стать единицей учёта, объектом сохранения, а также элементом документационного сопровождения технологического процесса. Данное триединство легло в основу нашего дальнейшего исследования и требует объяснения. Закон зависимости степени возмущения объекта от количества полученной от него информации, разработанный французским физиком Л. Бриллюеном, гласит, что, чем большее количество информации имеется об объекте, чем детальнее он обследован, тем сильнее эффект возмущения/проявления самого объекта исследования [14]. Подобное проявление происходит через рост энтропии (беспорядка и неопределенности) изучаемого объекта, что наблюдается сегодня с терминами «информация» и «документ»: информационный ресурс – документный ресурс; информационный подход – документный подход – документационный подход – документоведческий подход; документный фонд – фонд документов – фонд документации – документальная база данных; информационно-документная парадигма; документный поток; документационное обеспечение и т.д. В рамках представленного исследования следует внести некоторую ясность в терминологический шквал однокоренных понятий.
Одна из основных теоретико-методологических проблем современной науки о документе связана с противоречиями в идентификации «документа как объекта познания» [185, c.20]. Начало дискуссии обозначил бельгийский учёный, документалист, библиограф Поль Отле [173], а позже продолжили многие исследователи: Ю.Н. Столяров [235], Е.А. Плешкевич [186], Г.Н. Швецова-Водка [273], Э.Р. Сукиасян [247] и другие. П. Отле в работах 1920-30-х гг. 20 века впервые конкретизировал данное понятие и обозначил документом все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете или же для того, чтобы представить этот предмет в пригодном для исследования виде. Учёный ассоциировал документ с «кристаллизованной мыслью», «материальным свидетельством», «следом идеи на бумаге» и видел основное предназначение науки в дальнейшем его изучении, распространении и сохранении [172, c.159]. В качестве же обобщающего П. Отле предложил использовать термин «документация», подчёркивая тем самым его прикладную нацеленность.
Документ, по праву, является неотъемлемым и обязательным элементом любой системы. Э.Р. Сукиасян отмечает, что термин «документ» очень удобен, так как им можно обозначить самые разные объекты существующей реальности. К документу можно отнести как древнейшие носители информации (глиняные таблички, пальмовые листья, свитки папируса), так и новые, например, голографические объемные изображения [247, c.9]. Я.Л. Шрайберг указывает на то, что документ – это один из пяти основных компонентов библиотеки, как сложной системы (наряду с пользователями, работниками библиотеки, информационной составляющей и библиотечной инфраструктурой), и продукт духовной мысли человека, но овеществленный в реальный технический носитель [278, c.11]. Е.А. Плешкевич справедливо заметил, что в библиотековедении и библиографоведении термин «документ» используется в гносеологическом контексте, его содержание отражает те или иные теоретические взгляды на природу документальных явлений [185, c.20]. Именно как гносеологический он используется в различных вариантах документного подхода, разрабатываемых О.П. Коршуновым [104], А.В. Соколовым [211], Ю.Н. Столяровым [229], Е.А. Плешкевичем [186], Г.Н. Швецовой-Водкой [273] и другими исследователями.
Специалисты библиотечно-информационной сферы неоднократно указывали на тот факт, что наибольшие успехи в раскрытии феномена документа были достигнуты с помощью информационного подхода. Данный подход быстро завоевал позиции в библиографоведении и библиотековедении. Произошло осознание сущности информационного подхода в рамках изучения этих наук, актуализировалось внимание к документно-информационной теории, терминологическому тезаурусу. Эта позиция позволяет сузить трактовку понятия «документ» до «носителя информации». В то же время, как замечает А.В. Соколов [211], стихийное распространение информационного подхода в естественных и общественных науках, начавшееся в 1960-1970-е гг., обогатило их понятийно-терминологический словарь и расширило методологический арсенал, но, в силу своего стихийного развития, не обеспечило «корректность информационного подхода». Объясняет это автор тем, что вместо нового знания о предметах реального мира вводились в оборот лишь «новые имена давно известных предметов», которые не обладали новыми информационными качествами и становились не самостоятельными объектами реальной действительности, а его фантомами. Видя в этом некую иллюзорность (подобно иллюзии изумрудного города из сказки А.М. Волкова), А.В. Соколов ввел понятие эффекта «информационных очков», подчёркивая, что данный подход лишь опредмечивает суть информации [211].
Обращение к информационному подходу приблизило нас к формированию двух основных концепций, в контексте которых природа документа стала определяться по-разному (см. рисунок 9).
Документационное моделирование процессов обеспечения сохранности библиотечных фондов: нормативно-правовое и методическое сопровождение
В процессе формирования знаний важную роль современная наука отводит моделированию. Моделирование, как способ исследования объектов познания, как «приём приближения к истине», обладает статусом общенаучного метода. Библиотечно-информационная сфера обращается к данному методу при необходимости формализации и конкретизации процессов через их документационное сопровождение (обеспечение) [248, c.5]. Теория моделирования в различных областях деятельности достаточно подробно изучена, а в работах исследователей широко представлена классификация моделей. Е.О. Карпычева, всесторонне изучив в своей диссертации понятие «модель», выделила основные её черты, которые позволили нам избежать дальнейшего общего анализа понятия [92, c.13]: - определённое объективное соответствие моделируемому объекту; - способность замещать познаваемый объект в определённых отношениях; - способность давать новую информацию о моделируемом объекте; - наличие достаточно чётких правил перехода от модельной информации (то есть информации, полученной при изучении модели) к информации о самом моделируемом объекте.
Как отмечает О.А. Рябов, моделирование базируется на нескольких основополагающих принципах [203]. Данные принципы легли в основу теории моделирования и отражают условия построения модели любого вида. Принципы полно раскрывают преимущества модели при изучении какого-либо объекта, так как именно модель обладает способностью «достройки» отсутствующих элементов/фрагментов при интерпретации объекта как сложной системы. Представим эти принципы: 1. Принцип информационной достаточности – при полном отсутствии информации об объекте построение его модели невозможно. Существует некоторый уровень априорной информации об объекте, только при достижении которого может быть построена адекватная модель. При наличии полной информации об объекте построение его модели не имеет смысла. 2. Принцип осуществимости – создаваемая модель должна обеспечивать достижение поставленной цели исследования с вероятностью, существенно отличающейся от нуля. 3. Принцип множественности моделей – создаваемая модель должна отражать, в первую очередь, те свойства реального объекта (системы), которые интересуют исследователя. Для полного исследования объекта необходимо достаточно большое количество моделей, отражающих исследуемый объект с разных сторон и с разной степенью детализации. 4. Принцип агрегатирования – в большинстве исследований систему целесообразно представить как совокупность подсистем, для описания которых оказываются пригодными стандартные схемы. 5. Принцип параметризации – модель строится в виде известной системы, параметры которой неизвестны. В представленных принципах не указано очень важное для модели свойство – многократность использования. Однажды построенная модель может постоянно использоваться для решения различных теоретических и прикладных задач, связанных с моделируемыми процессами.
Ряд исследователей (К.В. Тараканов, Ю.Н. Столяров, В.И. Терешин и др.) указывают на то, что модель должна отличаться от прототипа, в этом её преимущество. Модель должна отражать суть функционирования прототипа, но быть проще, обозримее его. Но, по замечанию М.Г. Кропочевой, и мы с этим замечанием согласны, чем модель адекватнее реальному процессу, тем она сложнее [109]. Поэтому требования простоты и адекватности в определённом смысле противоположны. Один и тот же объект (явление, ситуация) может иметь несколько неэквивалентных моделей. Это определяется тем, какие характеристики модель заимствует у оригинала. Выбор характеристик при построении модели непременно должен быть связан с целью моделирования. Проблема целевого назначения модели – одна из основных при моделировании.
С этой целью наиболее перспективным нам видится путь создания моделей, имитирующих отдельные направления деятельности библиотечно информационной деятельности, с последующим сведением их в общую модель. Выделенные черты, с позиции И.Т. Фролова, позволяют трактовать сам процесс создания модели как «материальное или мысленное имитирование реально существующей системы путём специального конструирования аналогов (моделей), в которых воспроизводятся принципы организации и функционирования этой системы» [261, c.40]. К.В. Тараканов отмечает, что моделирование или «модельный эксперимент» может стать дополнением к физическому (материальному) моделированию [248, c.5]. Тогда появляется возможность изменений условий эксперимента вместе с изменением модели, её дополнением, совершенствованием. Материальная модель – это материальная копия объекта моделирования. При этом автор справедливо замечает, что в практике моделирования библиотечно-информационных процессов сложно создать условия для материального моделирования, имеется лишь возможность проведения экспериментов на отдельных участках работы, уточнения отдельных характеристик процессов. В этом причина предпочтения библиотечно информационной сферы моделированию нематериальному (т.е., нефизическому). Нематериальное моделирование использует теоретический (абстрактный, идеальный) метод познания. Его результатом становится информационная модель «как совокупность информации об объекте, описывающая свойства и состояние объекта, процесса или явления, а также связи и отношения с окружающим миром» [248]. Информационные модели представляют объекты в виде словесных описаний, текстов, рисунков, таблиц, схем, графов, деревьев целей.
По справедливому замечанию А.М. Елизарова и Ю.Е. Хохлова, смысл применения методов моделирования (в авторском контексте – математических) в библиотечных процессах заключается в том, чтобы, используя знание сущности закономерностей и зависимостей библиотечных процессов, правильно решить проблему их технологии, повысить качество и оперативность выполнения, добиться лучших результатов от тех средств, которые используются при реализации [73]. Фактически, рассматриваемая нами документационная модель – есть информационная модель, имеющая целью унификацию процесса обеспечения сохранности библиотечного фонда посредством нормативно правового и методического сопровождения. Документационное моделирование (описательное, табличное, графическое) – это сопровождение библиотечного процесса через раскрытие его структурных компонентов и правовой обеспеченности всех уровней. Суть документационного обеспечения сохранности библиотечного фонда – документационное сопровождение и документационная поддержка данного процесса с целью его унификации и оптимизации. Теоретическим обоснованием предложенной терминологической единицы служит первая глава данного исследования, раскрывающая сущность анализируемого понятия «документационное обеспечение» и системность библиотечного процесса «обеспечение сохранности библиотечного фонда».
Документационная модель обеспечения сохранности библиотечных фондов: апробация технологии
В Удмуртской Республике на базе Национальной библиотеки УР в 2006г. был создан Региональный центр консервации документов. Центр начал свою работу с мероприятий по превентивной консервации, с «переплётного цеха». Для осуществления деятельности был закуплен стартовый комплект необходимого оборудования, заказаны расходные материалы. В последующие годы появилась возможность расширить функции Центра микологическим надзором, очисткой и дезинсекцией документов. На протяжении двух лет в структуру центра были введены еще несколько специалистов, уже на месте получившие базовые навыки. Действующий Центр и активизация работы Национальной библиотеки по сохранению своих фондов потребовали обновления документационного сопровождения этой деятельности, тем более, что в 2008 г. Центр был выделен в самостоятельную структуру, его функции расширялись, последовала работа с библиотеками региона и частными владельцами. В Национальной библиотеке УР возникла необходимость разработки и принятия ряда внутренних регламентирующих документов, в частности: «Положения о едином фонде Национальной библиотеки УР», «Профиля комплектования Национальной библиотеки УР», «Положения об отделе основного фондохранения», «Положения о фонде основного фондохранения», «Положения о Национальной электронной библиотеке» и ряда других документов. Кроме того, Национальная библиотека начала интенсивную работу по составлению технологических карт на основные библиотечные циклы, процессы, операции, в том числе готовились карты на цикл «формирование библиотечного фонда». 3 этап – апробация. Процесс обеспечения сохранности библиотечного фонда Национальной библиотеки УР основан на результатах исследования, которые послужили теоретическим обоснованием условий и механизма формирования документационной модели сохранения библиотечного фонда с учётом региональной нормативно-правовой базы и используемых сохранных технологий. Анализ региональной нормативно-правовой базы позволил выявить лакуны действующего законодательства, регулирующего сферу сохранения национального библиотечного фонда и в дальнейшем инициировать их заполнение. Выявленные эволюционные этапы документационного обеспечения сохранности библиотечного фонда позволяют проследить историю становления института сохранения библиотечных фондов в Удмуртской Республике. Разработанная модель не может быть статичной ввиду постоянного изменения сохранных технологий; принятия новых нормативно-правовых актов и ГОСТов. Уточнение и наполнение модели документационного обеспечения сохранности фонда будет перманентным.
Апробация данной модели осуществлялась через создание документационной модели формирования и сохранения фонда Национальной библиотеки УР. Были разработаны технологические карты на процессы и операции по работе с библиотечным фондом, они вошли в общий пакет локальных технологических документов Национальной библиотеки УР. Продолжается работа над пакетом документов, регулирующих деятельность Центра консервации документов при Национальной библиотеке УР; принято Положение о едином фонде Национальной библиотеки УР и Положение об отделе основного фондохранения. Результаты исследования были представлены на международных, региональных, межвузовских, внутривузовских конференциях. Результаты исследования нашли отражение в проектах: - заявка на участие в конкурсе проектов Президента РФ с проблемой «Электронный документ как единица учёта библиотечного фонда»; - заявка на участие в региональном гранте с проблемой: «Информационные ресурсы библиотеки как средство сохранения и продвижения национального культурного наследия»; - автор стал победителем в международном конкурсе квалификационных работ магистрантов и аспирантов Quality Education – 2016 (см. Приложение 11).
Материалы исследования используются в процессе преподавания курса «Библиотековедение», одним из изучаемых аспектов которого является фондоведение и его современные проблемы. Кроме того, блок изучаемых вопросов по дисциплине «Менеджмент библиотечно-информационной деятельности» включает в себя изучение следующих технологических единиц: «цикл»-«процесс»-«подпроцесс»-«операция»-«элемент операции». Важными являются и особенности составления локальной документации современной библиотеки. В рамках дисциплин «Документоведение» и «Библиотечный фонд» рассматриваются аспекты сохранения библиотечного фонда и сущность документа как единицы документационного обеспечения. Модель сквозного библиотечного процесса «Обеспечение сохранности библиотечного фонда» войдет в планируемое учебно-методическое пособие по курсу «Библиотечный фонд». Анализируемая проблема введена в тематику курсовых работ направления «Библиотечно-информационная деятельность» Удмуртского государственного университета.
Создание документационной модели обеспечения сохранности библиотечных фондов представляется актуальным, поскольку интегративность процесса обеспечения сохранности библиотечного фонда усложняет его осуществление, а создание модели самого процесса и его документационного обеспечения позволит очертить зримые границы и добиться его унификации. Назначение данной модели мы видим в возможности библиотек и иных информационных учреждений на её основе: - осуществлять мониторинг своих документных фондов; - подготавливать сопроводительную локальную документацию; - проецировать данную модель на реальный библиотечный процесс «обеспечение сохранности библиотечного фонда», тем самым унифицируя его; - распределять функциональную нагрузку между специалистами, обеспечивающими данный процесс; - подготавливать отчёты о проделанной в данной сфере работе.
Ожидаемые практические результаты от внедрения документационной модели обеспечения сохранности библиотечных фондов – унификация данного библиотечного процесса в библиотеках и иных информационных учреждениях и организациях, в том числе, через обеспечение его документационного сопровождения. Дальнейшее исследование по проблеме возможно в следующих направлениях: - поиск перспективных путей обеспечения сохранности электронных документов (сетевых, инсталлированных) как единиц учёта библиотечного фонда; - мониторинг правового поля обеспечения сохранности электронной информации; - совершенствование опыта использования моделирования для формализации библиотечных процессов, в том числе, и обеспечения сохранности библиотечного фонда.