Управление документацией в организациях проблемы истории и методологии Ларин Михаил Васильевич

Содержание к диссертации

Введение

Глава 1. Документированная информация как ресурс управления 50

1.1. Роль информации в управлении 50

1.2. Информационная инфраструктура организации 67

1.3. Информационные ресурсы организаций 81

Выводы 94

Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа 97

2.1. Развитие понятия «документ» 97

2.2. Управленческая документация

2.3. Электронная документация 119

Выводы 140

Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией 143

3.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства 143

3.2. Советское делопроизводство 160

3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления 184

3.4. Управление документацией как категория документоведения 205

Выводы 226

Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией 232

4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы 232

4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией 245

4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управления документацией 269

Выводы 285

Глава 5. Методология информационного менеджмента в управлении документацией 288

5.1. Предпосылки возникновения информационного менеджмента 288

5.2. Понятие информационного менеджмента 303

5.3. Задачи, функции и структура информационного менеджмента в организации 322

Выводы 341

Заключение 344

Список источников и литературы 355

Приложения 414

• Информационная инфраструктура организации
• Управленческая документация
• Советское делопроизводство
• Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией

Введение к работе

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

5 Проблемы документирования управления и организации его докумен-тационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфе-

6 ре управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система доку-ментационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области до-кументоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документацион-ного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в управление, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются системами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следовательно, государственной службы, требуется расширение границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих — возрастающим интересом к информатизации России и путям вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому исто-

8 риография проблемы очень бедна. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства¹.

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало очевидным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объемы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах управления документацией и активизировали исследования в этой области знаний и административной деятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организаций были даже предприняты усилия по координации работы ученых разных стран в этом направлении, которые дали теоретические и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризуется как общая функция управления, охватывающая работу с документами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла².

Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) — Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве: Тез. докл. — М.: 1984. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, с. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985 и др. ² Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1064 «п». 1989.

9 Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хо-ртон, К. Леннон, А.Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.)¹. Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалисты понимают важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций². Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориента-

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6; Мордел А. Новая программа по управлению правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «n», Hare С, McLeod J. Records Management in the Information Age II Mananing Information. - London -April. — 1997. — Vol 4. — № 4. - P. 23-25; Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1241 «п», 1998, с. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». — Пер. с англ. Золотухиной И.Г. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, 1994, № 1159 «п», с. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? — Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, с 11-38; Макдо-нальдД. Управление документами в современном учреждении. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации — глобальное: системное и систематизированное управление административной информацией. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

10 ция на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов¹.

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере работы с документами и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к изучению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уровня организации работы с документами и степени своеобразия национальных традиций в этом для решения вопроса о возможности применения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица ЯЗ., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления)². Сле-

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др. ² Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. — М.: Знание, 1975. — 64 с; Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. пособие. — М.: Высш. шк., 1991. — 159 с; Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985. — 64 с; Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения

11 дует отметить, что в ряде случаев учебные пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведе-ние» и внес большой теоретический и практический вклад в становление до-кументоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня¹.

управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. — М., 1992. — 33 с. — Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93.; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1983. — 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1982. — 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. — 222 с; Пшен-ко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник / Гос. Академия управления. — М.: Инфра-М, 1998 и др. ¹ Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1959. —359 с.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела¹. Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода².

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, ЯЗ. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления³. В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство⁴.

¹ Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1946. — 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. — 1964. — № 2 и др.

История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В. А. Цикулина / МГИАИ. — М., 1974. 170 с; Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. — М., 1993.

³ Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования:
Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1977. — 87 с; Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лив
шиц ЯЗ. Документоведение / МГИАИ. — М., 1977. — 83 с; Илюшенко М.П., Кузнецо
ва Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. — М., 1986. — 86 с; Кузнецова Т.В., Лосев В.И.
Управленческая документация. — М.: Экономика, 1985 и др.

⁴ Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-
экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. —

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые'.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения². Однако в

М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. — М, 1982 и др.

¹ Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной сис
темы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивове
дения. — 1965. — № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной ра
боты в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. — М., — 1971. — Т. 2; Банасюке
вич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие совет
ского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. — М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зо-
нов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата мини
стерств и ведомств // Советские архивы. М., — 1986. — № 4; Рудельсон К.И. Современные
документные классификации. — М.: Наука, 1973 и др.

² См., например: Справочник по деловой переписке. — М: Межрегионсервис, 1996; Стеню-
ков М.В., Делопроизводство на малом предприятии. Приор. 1999, — 224 с; Печнико-
ваТ.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб.
пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». — М.: Изд-во Экмов, 1998. — 208 с;
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд 2-е, испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». — М.: Ин
тел-Синтез, 1998. — 288 с.

некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий¹. В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой².

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выде-лить докторскую диссертацию А.Н. Соковой , в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багин-ского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.)⁴.

¹ Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. Интел-синтез, 1999. — 208 с; Кирсано
ва М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. — М.-Новосибирск:
ИНФРА-М, 2000. — 287 с; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по ДОУ деятельности предприятия. — М.: Приор, 1998. — 144 с; Андреева В.И.,
Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. —
М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996. — 218 с. и др.

² Кузнецова Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 1999. — 320 с;

³ Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической рево
люции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02/ МГИАИ. — М., 1987.

⁴ Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и дело
производства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики

Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вяло-ва Л.М., Лукашевич А.А.)¹.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям систем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельянова Н.Ю., Ефановой И.Б., Красави-

1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1985. — 24 с; Ба-насюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1977. — 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1979. — 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. — М., 1975. — 33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1976. — 33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923— 1932 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1977. — 24 с; Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1977. — 24 с; Райхца-ум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1978. — 24 с; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. — М., 1975.—28 с; и др.

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1987. — 23 с; Лукашевич А.А. Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. — М., 1995. — 24 с.

16 наА.С, Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.)¹, другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшен-ко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.) . Достаточно глубоко проработаны

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1988. — 27 с; Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления научно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 — конец 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. — 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1991. — 31 с; Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. — М., 1985. — 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1978. — 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 — начало 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1989. — 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. — М., 1987. — 24 с. и др. ² Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1978. — 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1985. — 25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1982. — 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. — М., 1983. — 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение

17 вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)¹- В некоторых диссерта-циях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что проблемы управления документацией не нашли в них глубокого отражения, они требуют современного комплексного подхода и рассмотрения. Об этом свиде-

государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966— 1987 гг.). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1988. — 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. — М., 1979. — 24 с. и др.

¹ Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в
делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф.
дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М., 1975. — 42 с; Кокорев В.И. Разработка и
исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих доку
ментов: Автореф. дис. ... д-ра техн.наук. 05.25.02, 08.00.20 /МГИАИ. — М., 1980. — 34 с;
Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандарти
зации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М.,
— 1983. — 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР
(1917-1970): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. — М., 1971. — 16 с; Янко
вая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Авто
реф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. — М., 1987. — 23 с. и др.

² Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследо
ваний в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. — М.,
1971. — 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. Ис
тория и современное состояние: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. —
М., 1981. - 22с; Щеснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы до
кументирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. — М.,
1975. —29 с.

тельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов¹.

¹ См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. — 1999. — № 1. — С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. — С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. — 1999. — № 2. — С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. — 1999. — № 1. — С. 41-46.; Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» — документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. — 1998. — № 1. — С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. / ВНИИДАД, РОИА. — М., 2000, С. 24-33; Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту некоторые проблемы перехода// Там же. — С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. — С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления — актуальная задача / Делопроизводство. — 1998. — № 1. — С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной

!9

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматривать без анализа архивоведческой литературы. Учеными — архивоведами проделана серьезная исследовательская работа, важная для понимания гносеологии документа, формирования и развития систем документации, терминосистемы документоведения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский)¹.

документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на ме-ждунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. — М., 1995. — С. 62-65 и др. ¹ Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. — М., 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». — М., 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Лю-шин СП. в Материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. — М., 1976. — Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. — М., 1985. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. — Т. 6. — Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. — М, 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. — 1979. — № 2. — С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. — М., 1973. — С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. — 1987. — № 1. —С. 54 и др.

20 Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов¹. Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов², рабо-

¹ Рудельсон К.И. Современные документные классификации. — М., 1973. — С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД— М., 1973. — Т. 3. — С. 251-263; Его же. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. — Т. VI. — 4.1. —М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. — 1992. — Т. 17. — № 1. — С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. — 1992. — № 6. — С. 24-29 и др.

" Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. — М., 1979. — С. 67; Белова Е.В., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. О «Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. — 1973. — № 2. — С.20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. — 1964. — № 2. — С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. — М., 1982; Князев Г.А. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). — Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. — Т. 2 / ВНИИДАД. — М., 1973. — С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. — 1999. — № 1, — С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивного дела // Отеч. архивы. — 1998. — № 4, — С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80лет // Отеч. архивы. — 1998. — № 6. — С. 9-18 и др.

ты, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, И.В. Карапетянц)¹. Ар-хивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации².

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет серьезный интерес. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией³. В ра-

Старостин Е.В.Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Ав-тореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 / РГГУ. — М, 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 /РГГУ. —М., 1998.

² См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе //
Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на
современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта
1996 г./ ВНИИДАД. — М., 1997. — С. 16-22.

³ См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информати
ка: наука, технология, деятельность/ ВИНИТИ. — М., 1998. — С. 15-16; Философский эн
циклопедический словарь. —М.: Советская энциклопедия, 1983. — С. 217-218; Урсул А.Д.
Путь в ноосферу. — М.: Луч, 1993. — С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. —

22 ботах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования¹.

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные , они имеют существенный недостаток — отсутствие проработки вопросов документации и документаци-

М, 1974. — С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. — М., 1976. — С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. — М., 1975. — С. 37 и др.

¹ Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки. — М., 1975.

С. 194; Михайлов А.И. Проблемы информационного обеспечения процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». — Сб. № 1. — Ч. II. — М., 1972. — С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. — 1992. — Т. 17. — № 1. — С. 12; Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ.

Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. — 1998. — № 6. — С. 31. (с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. — Сер. 1-я Орг. и методика информ. работы. — 1998. — № 4. — С. 31. (с. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. — Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. — С 35; Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. — Сер. 1. — 1998. — № 1. — С. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

² См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпо
ративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей — ЭК — Трендз, 1999; Инфор
мационные технологии для гуманитариев / МГУ. — М.-Саранск, 1998. — С. 67-102 и др.

23 онного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией¹.

Принципиально важное значение для диссертации имело изучение работ по информационному менеджменту — новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы // Отеч. архивы. — 1998. — № 6. — С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. — М., 1998. — № 3. — С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отеч. архивы. — 1999. — № 2. — С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. — 1999. — № 3. — С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. — 1999. — № 3. — С. 58; Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. — М.: ГУП «ВИМИ», 1999. —С. 6 и др.

24 весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям¹. В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны первые выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий². В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации³.

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы информационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту, в основном, на немецком языке. Работы Р. Кулена, Й. Хергета,

¹ Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос.
техн.ун-т. — Владимир, 1996. — 132 с; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информаци
онная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «По
иск». — М., 1992. — 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за
рубежом / РГГУ. — М., 1996. — 88 с.

² Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: На
учная книга, 1998. — 137с.

³ Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение го
сударственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. — 425 с.

25 Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления¹. Вместе с тем, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов². Автор привлекает внимание

¹ Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. — Records Manage
ment Qnarterly. — 1993, Iuly. Vol.27, №3, — p. 12—16, 30—31; Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. — Informations-
spezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement in Industrieunternehmen I Deutscher Dokumentartag 1994. — Frankfurt — am
Main. — S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. — Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker's Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; SeegerT. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. — K.G. Saur, 1990; Syn-
nott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. — New York, 1981; Vogel E. Infor-
mationsmanagement. — Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2,
K.G. Saur, 1990, S. 897—927; WersigG. Organisations — Kommunikation: Die Kunst, ein
Chaos zu organisieren. — FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. — Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

² Копылов В.А. Информационное право. — M.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект
правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. — М., 1996. — № 8. — С. 2; Он же. К вопросу

26 к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования¹.

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами их проектирования, внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. — М, 1998. — № 3. — С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. — С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защите информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. — М., 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. — М., 1997. — № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. — 1999. — № 1; Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. — С. 8-17; Она же. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». — М., 1999 и др.

Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов¹.

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управления с реформами делопроизводства и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, СП. Стрекопытова и других

¹ Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Са-ломатина. — М.: Инфра, 1998. — 669 с; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., ВусМ.А. Введение в информационное управление. — Спб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. — М.: МетаТехноло-гия, 1993. — 240 с; Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. — М.: Интеллект,

1993. — 157 с; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. — Спб.: Два..Три, 1993. — 443 с; Герчикова И.А. Менеджмент: Учебник / ЮНИТИЮ. — М.: Банки и биржи, 1994. — 685 с; Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. — М.: Изд-во МГУ, 1995; Мир управления проектами / Под ред. Х.Решке, Х.Шелле. — М.: Алане,

1994. — 304 с; Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента — М.: Дело, 1992; Хойер В. Как делать бизнес в Европе. — М.: Прогресс, 1992; Мерсер Д. ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. — М.: Прогресс, 1991. — 455 с; Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. — М.: Прогресс, 1990. — 736 с. и др.

28 ученых и специалистов¹ по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Каштанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации², в том чис-

См.: ЕрошкинН.П. История государственных учреждений дореволюционной России. — М.: Третий Рим, 1997. — 357 с; КоржихинаТ.П. История государственных учреждений СССР: Учеб. пособие. — М.: Высшая школа, 1986. — 399 с; Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма — М.: Прогресс, 1996; Архипова Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России XVIII-XX века. — М.: РГГУ, 1999. — 230 с; Стрекопытов СП. Государственное руководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. — М., РГГУ, 1991 — 92 с. ² См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. — М, 1997. — С. 11-15; ВоронковаСВ. Уровень источниковедческой разработки документов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же. — С. 26-31; Соколов А.К. Социальная история: проблемы источниковедения и архивоведения// Там же. — С. 57-63; Шмидт СО. Археография. Архивоведение. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. — М., 1997. — 363 с; Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. — М.: Наука, 1970. — 503 с; Каштанов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История». — М.: Высш. шк., 1988. — 231 с; Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. — М., 1999.

29 ле с использованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с решением задач вхождения России в мировое информационное пространство.

До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий. Подобное исследование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможностей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Такую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

Объектом исследования в диссертации является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими, которая по своей значимости сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции¹.

¹ И.Л. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как производительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулированию как объект правоотношений».— НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы.— 1998. — № 3. — С. 13.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведе-нием, архивоведением, документалистикой, библиотековедением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет исследования, является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает область администра-

31 тивного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абстрактно, а в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования является решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

1. анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

2. изучение истории отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;

3. исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной системы
управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

5. документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

6. исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемственность и особенности систем делопроизводства в разные исторические эпохи, показать процесс трансформации длопроизводства в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества. Исследование документа как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления доку-ментоведения как научной дисциплины, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рассмотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых материалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирового опыта. Это дало возможность создать достаточную исследовательскую базу и применить компаративный метод для поиска оптимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим условиям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности организаций.

Основой методологии настоящего диссертационного исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догматического взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, метод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, широко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще нерешенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведении, где учеными сделано гораздо больше в создании нового методологического фундамента. При этом возникает вопрос о философии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении профессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления философии архивного дела¹, а Т.И. Хорхордина призывает к разработке новой научной дисциплины «архивософии»², находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культурологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая потребность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом документирования многообразной жизни человеческого общества³.

Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в философском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управления новых информационных технологий, появлением «безбумажной» альтернативы информационного обес-

Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г. Москва: Материалы конференции— М., 1998. — С. 15-28.

² См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-архивного ин
ститута. — Т.ЗЗ /РГГУ. — М., 1996. —С. 185.

³ Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечест
венной истории периода феодолизма: Тез. докл. / МГИАИ. — М., 1991. — С. 240. См. так
же: Отеч. архивы. — 1999. — № 3. — С. 123.

35 печения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлекло за собой серьезные социальные последствия для управленческого персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова¹. Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, когда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют философского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы но-сят общенаучный характер . К ним относятся методы исторического и логического исследования, системный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. Применение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хватает главного, а именно — четкого представления об общем объекте, который разные подходы позволяют увидеть более объемным, разносторонним и системным»³.

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи

// Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов / ВНИИДАД. — М.,

1986. —С. 24-25. ²УрсулА.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. — С. 163-177. ³ Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема

междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечествен-

Ведущую роль в методологии документоведения играет исторический метод, в основе которого лежит изучение истории в ее конкретном многообразии, установление сущности рассматриваемых явлений путем мысленного воссоздания исторического процесса. Исторический метод тесно смыкается с методом источниковедения. Историческая наука испытывает дефицит в отношении непосредственного наблюдения того, что она хотела бы изучать. Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реальности через посредство человеческого восприятия, зафиксированного в источниках, в том числе в документах¹. Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или исторической информатики².

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину³.

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и значение

ной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. — М., 1997. — С. 12.

¹ Данилевский И.Н., Кабанов В.В., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. пособие / РГГУ. — М., 1998. —С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машиночитаемых документов. — Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. — М., 1994. — С. 71.

³ Автократов В.Н., Овезов Б.Б. Некоторые аспекты системного анализа (применительно к до-кументоведческим и архивоведческим исследованиям) // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации» (июнь 1972). — М, 1972. — С. 18-28.

37 управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах¹. Структурно-функциональный анализ делает возможным исследовать явления и процессы как системы, в которых каждый элемент структуры имеет определенное назначение (функцию) в управленческой деятельности. Его применение можно проиллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократова, который указывал на причинно-следственное отношение между деятельностью фондообра-зователя и образованием органически целостного фонда документов, представляющего «информационный слепок» деятельности фондообразователя². Логическим развитием структурно-функционального метода в доку-ментоведении является метод моделирования, широко применяемый в различных областях науки. Моделирование — это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследования его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя³. Модель — это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью . Поэтому модель способна отражать не толь-

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. — М, 1974. — Т. IV. — Ч. 1; Автократов В.Н., Ел-патьевский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источниковедение отечественной истории: Сб. статей. — М.: Наука, 1976; Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. — 1983.

— № 2. — С. 56-69.

² Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник
за 1978 год. — М.: Наука, 1979. — С. 142.

³ Философский энциклопедический словарь. 2-е изд. — М.: Советская энциклопедия, 1989.

— С. 373.

⁴ Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник
за 1969 г. —М.: Наука, 1971. —С. 27.

38 ко характеристики оригинала, но и его искомые параметры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в документоведении, т.е. с применением положений теории информации к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель — это то сопряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их»¹. Информационный подход к документам служит целям оценки качества содержащейся в них информации, изучения процессов ее преобразования в документированную информацию в управлении. Изучение документных систем как информационных позволяет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса .

Информационный метод подразумевает применение методики измерений параметров документальной информации. Основная проблема измерения документной информации связана с переводом качественных характе-

¹ Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика Становление информатики.
— М., 1986.— С. 30.

² Труды ВНИИДАД. — Т. 3. — М., 1973; Автократов В.Н. Источниковедческий и информа
ционный подходы в теории экспертизы документов (Вопросы анализа архивоведческих
критериев ценности) // Материалы науч. конф. по проблемам комплектования докумен
тальными источниками государственных архивов СССР. — М., 1976. — Ч. 1; Рудель-
сон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования
государственных архивов // Вопросы истории. — 1983. — № 2; Елпатьевский А.В. Об ис
пользовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды
ВНИИДАД. — Т. 3. — М., 1973. — С. 264-271; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами.
Зарубежный опыт. — СПб.: Два .. Три, 1993; Марка Д., Макгоун К. Методология структур
ного анализа и проектирования / Метатехнология. — М., 1993 и др.

39 ристик в количественные¹. Положения источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их применение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источни-кового фонда страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до-кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; диссертации и авторефераты по документалистике, документоведению и архивоведению; словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в спра-вочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.

Документоведение как научная дисциплина в целом опирается на все предшествующие исследования и практику работы в области российского и советского делопроизводства, на зарубежный опыт. Важно обратить внима-

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. — М., 1976. — Т. 6. — Ч. 1. — С. 257; Его же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методологические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл. методологического семинара ВНИИДАД. — М., 1978. — Вып. 2. — С. 62-110; Его же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объемов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1981.

40 ниє на исторические корни проблемы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач докумен-товедения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и коллежского делопроизводства¹. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия².

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов³.

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов⁴.

¹ Судебники XV-XVII вв. — М.-Л., 1952.

² Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. — Т. VI. —
№ 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской
Империи. Собр. 1. — Т. XX. —№ 14392; Общее учреждение министерств 1811 г. // ПСЗ
Российской Империи. Собр. 1. — Т. XXXI. — № 24686.

³ Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-
1923 гг.).

⁴ Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов

1918-1930 гг. —М., 1969.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства .

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документаци-онного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В последние годы в Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»². Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией³.

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918— 1982 гг. // Главархив СССР.— М., 1985.

² СЗ РФ. — 1995. — № 8. — Ст. 609.

³ См.: Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в Рос
сии в 1990-е гг. // Делопроизводство. — 1998. — № 2. — С. 18-23.

42 Федерации и архивах¹. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные основы не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне в Россию осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информацион-ном обмене» . Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Определенное значение для данной работы имело знакомство с рядом смежных законов, среди которых следует упомянуть Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах, и изменениях, и дополнениях к нему»³, Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»⁴, Закон РФ «О государственной тайне и изменениях, и допол-

¹ Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. — 1993. — № 33. —
Ст. 1311.

² СЗ РФ. — 1996. — № 28. — Ст. 3347.

³ Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. — 1993. — №32. — Ст. 1242; СЗ РФ. — 1995. — № 30. — Ст. 2866.

⁴ Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. — 1992. — № 42. — Ст. 2325.

43 нениях к нему» , федеральные законы «О связи» , «О федеральной фельдъ-егерской связи» , «О почтовой связи» .

В процессе работы привлекались также зарубежные законодательные акты данного направления (Чехия, Белоруссия, Киргизия, США, ФРГ и др.)⁵.

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.

Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года⁶. На базе ГСДОУ была

¹ СЗ РФ. — 1997. — № 41. — С. 8220-8235; там же. — Ст. 4673.

² СЗРФ. — 1995. — № 8. —Ст. 600.

³ СЗ РФ. — 1994. — № 34. —Ст. 3547.

⁴ СЗ РФ. — 1995. — № 33. — Ст. 3334.

⁵ См.: Закон по управлению федеральной документацией США — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.
№ 856 «п»; Закон об архивном деле Чешской республики // Информ. вестник ОЦНТИ
ВНИИДАД. —1994. — № 5-6; Закон об архивном деле Республики Беларусь // Архивы и
делопроизводство. — Минск, — 1999. — № 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. — 1997. — № 2. — S. 259-287 и др.

⁶ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе
ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одоб-

44 разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года¹.

В процессе подготовки диссертационного исследования были использованы многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guarterly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ).

В процессе написания диссертации использовались терминологические словари, программы учебных курсов МГИАИ и РГГУ по дисциплинам документоведческого и архивоведческого профиля, а также смежным дисциплинам².

В ходе работы были привлечены архивные документы по тематике ис-

рено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив СССР, ВНИИДАД. — М, 1991.

¹ Подготовленная и утвержденная Росархивом в соответствии с распоряжением Правитель
ства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р. Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
05.08.93 № 321 / Росархив. — М., 1997.

² Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главар
хив СССР. ВНИИДАД. — М., 1982-1988. — Вып. 1. — 445 с, вып. 2 — 317 с; Гредасо-
ва Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1 / РГГУ. ИАИ.
— М., 1992. — 187 с; Немецко-русский терминологический словарь «Информация и доку
ментация» / Руководители темы: М.В. Ларин (ВНИИДАД), Т. Зеегер (Ун-т г. Потсдама) /
ВНИИДАД. — Потсдам-М., 1993-1994. — 37 с. — Рукопись депонирована в ОЦНТИ по
документоведению и архивному делу 1 марта 1996 г., № 141-96; Документоведение: Про
грамма курса для специальности № 220600 — Организация и технология защиты информа
ции / РГГУ. Фак. защиты информации. — М., 1997. — 23 с; Теория и методика архивове
дения: Программа курса для специальности № 020800 — Историко-архивоведение / РГГУ.
ИАИ. Каф. теории и методики архивоведения. — М., 1996. — 43 с. и др.

45 следования. Особенно большое значение для исследования имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ, который специально занимался вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы. Фонды НК РКИ и Института техники управления, а также других учреждений¹ дают представление об организации и содержании работ по унификации и стандартизации документов, по упорядочению делопроизводства, о теоретических исследованиях в области научной организации управленческого труда и делопроизводства. В процессе деятельности органов НК РКИ зародилась идея создания единого государственного нормативного акта, регулирующего делопроизводство.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля, которые проводятся Всероссийским научно-исследовательским институтом документове-дения и архивного дела Федеральной архивной службы России и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, которые выполнялись под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разработок института².

¹ ГАРФ. Ф. Р-374 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР); Ф. Р-
4084 (Государственный институт техники управления); Ф. А-406 (Народный комиссариат
Рабоче-крестьянской инспекции РСФСР); РГАЭ, Ф. 484 (Центральный союз потребитель
ских обществ СССР); Ф. 1884 (Министерство путей сообщения СССР); Ф. 3527 (Министер
ство связи СССР); Ф. 7733 (Министерство финансов СССР).

² См. отчеты о НИР по темам:

«Теория и практика информационного менеджмента в управленческих структурах рыночной экономики» (1994-1997); «Подготовка Словаря современных архивных терминов в области информации и документации» (1994); «Подготовка словаря современной архивной терминологии стран-членов МСА» (1994-1999); «Подготовка новой редакции Основных правил работы государственных архивов» (1996-1999); «Подготовка новой редакции Госу-

Новизна и возможность разработки поставленной проблемы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Существенным отличием данной работы является то, что она представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, комплексным исследованием с применением методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов управленческой и производственно-экономической деятельности любой организации. В диссертации впервые исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией.

Впервые предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого дано в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики в сфере официальной документации, которые, по нашему мнению,

дарственной системы документационного обеспечения управления» (1997-1999); «Доку-ментоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Аналитический обзор (1999) Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. — М., 1996. и др.

47 помогут ликвидировать кризисные явления в сфере документирования и организации работы с документами в практическом управлении.

В диссертации предлагается применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, интегрировать документацию и информацию в единый информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документаци-онного (информационного) обеспечения процессов управления.

Главные положения диссертационной работы были изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в докладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них следует указать такие, как ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг.) (г. Марибор, Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994, 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.);

48 Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

В использовании полученных результатов заинтересованы многие категории научных и практических работников. В частности, работа представляет интерес для практической деятельности при построении систем управления документацией или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации и ее выводы могут быть использованы при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях.

Материалы диссертации имеют практическое значение при чтении общих и специальных курсов, на семинарских занятиях, при определении тематики и методики выполнения студенческих курсовых и дипломных работ.

Положения диссертации были использованы при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, государственных стандартов, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы (гос. контракт № 205-19100) — П, руководитель проекта М.В. Ларин).

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссерта-

49 ции. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Во введении раскрывается актуальность темы, степень ее изученности, определяются цели и задачи, а также методы исследования, представлена историография проблемы.

В первой главе исследуется взаимосвязь информации и документации при формировании информационных ресурсов организации, процессы преобразования информации в документы.

Вторая глава посвящена эволюции управленческого документа, его терминосистемы, особенностям электронной документации.

В третьей главе исследованы исторические аспекты развития делопроизводства, систем управления документацией в связи с реформированием государства и современные проблемы документационного обеспечения управления, даны характеристика их правового обеспечения и развернутое представление об управлении документацией.

В четвертой главе разработаны вопросы теории и практики применения новых информационных технологий при построении конкретных систем автоматизации управления документацией в организациях.

В пятой главе сформулирована новая методология информационного менеджмента по отношению к управлению документацией в современных условиях открытого общества.

В заключении подведены итоги исследования и выработана стратегия комплексного решения задач научной, организационной и практической работы в данном направлении.

Информационная инфраструктура организации

В современном мире функционирует множество разнообразных организаций. Под организацией мы понимаем группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей1.

В отечественной литературе под организацией понимается «совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры; общественное объединение, государственное учреждение»2. Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие характеристики3.

Организации и их функции могут быть классифицированы на основе различных принципов по: виду и характеру хозяйственной деятельности; правовому положению; характеру собственности; сферам деятельности; принадлежности капитала; численности работающего персонала; стилю управления и т.д. Вместе с тем, следует отметить, что, несмотря на внешние различия, в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.

В теории социального управления и социологии организаций существуют два взаимодополняющих альтернативных взгляда на механизм и логику развития организаций1. Первый связан с классической теорией управления и трактует механизмы организационного развития, опираясь на предпосылку «рациональности» деятельности менеджеров, разрабатывающих и реализующих социальные проекты реконструкции организаций. При этом сбои и дисфункции, возникающие в связи с этой деятельностью, объясняются либо дефектами исходного проекта, либо ошибками, допущенными в ходе его реализации. Второй, аппелирующий к традициям функционализма, избегает абсолютизации рациональной компоненты и пытается понять логику организационного развития, исходя из представлений об организациях как о квазиприродных самоорганизирующихся системах, развивающихся по неким объективным законам.

Первое можно условно обозначить как «субъектно-рационалистичес-кое», второе — «как природно-объективистское». Суть концепции такова, что общество имеет общую с биотическим сообществами биологическую основу, которой отводится роль некоего базиса и мотора социальных изменений. Наличие этого базиса делает возможным применение по отношению к нему универсальных экологических законов, например: принципа взаимозависимости и взаимодополнения, из которого вытекает, что формой существования социальных единиц становится так называемое симбиотическое сообщество; принципа естественного отбора.

Организационная экология — это подход в рамках социологии организаций, использующий положения и логику социальной экологии для объяснения состояния организаций, их морфологии, многообразия форм и способов деятельности, поведения, направления, механизмов и логики их развития. Современная организация в указанных концепциях трактуется как сложное, комплексное образование, включающее не одну, а несколько социальных популяций как носителей различных видов деятельности. Соответственно усложняется проблема взаимоотношений организации с внешней средой.

Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет свою внутреннюю среду и внешнюю среду.

Задачи — это работа, или ее часть, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми; предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.

Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Эти преобразования, достижение целей осуществляется руководством организации через других людей. Люди являются центральным фактором в любой модели социально-экономического управления.

Не меньшее значение имеют коммуникации и вопросы информацион-но-документационного обеспечения функционирования организаций. Все организации в процессе деятельности взаимодействуют с окружающим миром — внешней средой, которая в той или иной степени оказывает влияние на организации.

Управленческая документация

Документы используются в различных социокультурных средах, одной из которых является управление или управленческая деятельность. Их называют управленческими документами, поскольку они возникли в сфере управления3. Говоря языком документоведения, управленческая документация — это система документации, обеспечивающая управленческие процессы в обществе4. Потребности управления формируют комплексы документов.

С точки зрения документоведения, управленческий документ как термин — видовой по отношению к родовому — документу. Поэтому вполне уместным представляется утверждение А.В. Елпатьевского и Э.И. Ханпиры, что в этом случае речь идет не о каком-то особом, документоведческом понятии документа, а о функционировании в сфере интересов документоведения, в поле его зрения, не документа «вообще», а управленческого документа, у которого сохраняются все родовые черты (признаки) документа вообще плюс видовые отличия, отграничивающие его от других видов документов с иными функциональными параметрами .

Управление, независимо от того, какие задачи решаются той или иной организацией, проходит определенные этапы и циклы, составляющие в совокупности содержание управленческого процесса: постановка целей; организация работы по их достижению; осуществление учета достигнутых результатов с целью постановки новых задач. Соответственно этим функциям управления формируются комплексы: плановой, организационно-распоряди-тельной и учетной документации . Организационно-распорядительная документация является ведущей составной частью управленческой документации. Она реализует функцию организации системы и процессов управления, организационно-правового обеспечения основных задач управления3. Плановая документация является подсистемой управленческой документации, обеспечивающей функцию планирования; учетная — обеспечивающей функцию учета4.

Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами5: природой управления (иерархичность и соподчи- ненность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей); цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, однотипность управленческих действий). Устойчивость форм документов объясняется жесткой фиксацией порядка расположения элементарных смысловых единиц текста (реквизитов документа), т.е. его формуляром1. Элементы формуляра документа — это его заранее запланированная информация, т.е. предполагаемое содержание, обуславливаемое целевым назначением документа2.

Целевое назначение, функция документа предопределяет его содержа-ние и форму, которые взаимосвязаны . Функция практического назначения управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов4.

Архивоведение рассматривало вопросы классификации документов в двух основных аспектах5: выделение систем документации и определение термина «вид документа». Впервые в архивоведении термин «система документации» употребил К.Г. Митяев6. Он же назвал два возможных критерия выделения систем в управленческой документации — функциональный и от-раслевой . Дальнейшего теоретического обоснования в 60-е годы эта пробле- ма не получила. В 70-е годы в связи с активизацией работ по созданию автоматизированных систем управления возникла проблема унификации систем документации.

В 1971 году были названы первые двенадцать систем1. Дальнейшая разработка вопросов классификации документов была продолжена архивистами совместно с документоведами. Документная система архивистами определялась как исторически обусловленный, стабильный комплекс взаимосвязанной документации, состоящей из документов определенных форм, видов и разновидностей и имеющих родственное (или общее) целевое назначение, создаваемых в процессе документирования какой-либо общественной функции на основе сложившегося традиционного порядка (или установлен-ных правил) их составления и оформления . Вид документа определялся как классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования»3.

Возникшее в середине 70-х годов новое направление в документоведе-нии — документная систематика — в качестве основной классификационной единицы (категории) при определении систем документации традиционно выделила вид документа4. На базе системно-функционального подхода документоведами был разработан ряд критериев отнесения документа к виду (единство функции — цель создания, происхождение в социальной среде, единство номинала и единство времени, в котором он существует) и дано новое определение видов документов (как объективно существующих комплексов документов, подвижных систем разного объема, связанных в своем историческом развитии с функциями, которые они обслуживают)1.

В настоящее время часть функционирующих видов документов сохраняет свои свойства на протяжении длительного времени, возникают новые виды, что обусловлено изменениями в социальной среде. Тип общественно-экономической формации, тип государства порождает и соответствующие им виды документов. При изменении социальных отношений старые формы, видоизменяясь и приспосабливаясь, обслуживают новые общественные отношения возникающих социальных структур. Переход общества к новой эпохе трансформирует уже существующие виды или же возрождает древние формы документов2.

Советское делопроизводство

После октября 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Однако такой многокомпонентный системный объект, пронизывающий весь организм государства, в силу объективно действующих закономерностей, не мог быть подвергнут одномоментному «революционному» воздействию. Советская власть ликвидировала старый чиновничий аппарат и попыталась заменить его представителями рабочих и солдат2. Т.В. Кузнецова отмечает в этой связи, что «борьба со старым чиновничеством привела к сплошной замене квалифицированных кадров непрофессиональными работниками. Это в свою очередь привело к резкому падению культуры управленческого труда1.

В этих условиях возникает задача создания эффективно действующего механизма государственного управления и делопроизводства. Становление советского государственного делопроизводства достаточно хорошо исследовано в ряде диссертационных работ, учебных пособиях и других публикациях2. Учитывая это, мы постараемся выделить наиболее важные характеристики данного периода развития делопроизводства, необходимые для достижения поставленных в работе целей.

Прежде всего надо было определить технологию и методы организации строительства государственного аппарата. По инициативе В.И. Ленина органам Рабоче-крестьянской инспекции придается функция контроля за работой государственного аппарата и его совершенствования. В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-государственный орган ЦКК-РКИ, который должен был осуществлять ме- роприятия по постоянному совершенствованию госаппарата, рационализации техники управления, делопроизводства, счетоводства и отчетности. Основную нагрузку в этой работе нес отдел административной техники ЦКК-РКИ. Роль НК РКИ в совершенствовании делопроизводства всесторонне разработана историками1.

Изучение вопроса позволяет сказать, что во главе работы по всестороннему совершенствованию аппарата управления появился специальный орган с очень большими полномочиями — наркомат по улучшению деятельности других наркоматов. Другой особенностью, на которую следует обратить внимание, стало использование достижений науки для рационализации управления. Известно, что В.И. Ленин был сторонником учения Тейлора, и именно он выступил за применение тейлоризма в советской практике. Впервые в истории России научный подход был применен к построению системы управления. Заметим также, что тейлоризм поддерживался созданием системы научно-исследовательских организаций и широкой пропагандистской кампанией. В результате в 1920-е годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе с широким использованием зарубежного опыта.

Центральным научным звеном этой системы стал Государственный институт техники управления (ИТУ). Он был создан в системе НК РКИ СССР в 1926 г. Согласно положению об ИТУ, утвержденному СНК СССР 9 февраля 1926 г., на институт возлагались следующие задачи: научная разработка вопросов техники управления, ее упрощение и механизация путем изучения работы советских учреждений и создания типовых проектов и методик рациональной организации управленческого труда («нормалей», «шаблонов»). Кроме того, институт должен был осуществлять консультационную деятельность и проводить популяризаторскую работу в печати, лекциях, на выставках и т.п.1.

Деятельность института складывалась из теоретической и практической частей, тесно связанных между собой. Научная работа института выполнялась в кабинетах (теории организации; методики; основных операций; вспомогательных операций; стандартизации) и лабораториях (физиотехни-ческой, механико-аналитической), конструкторском бюро. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом. Так, впоследствии появился кабинет документации и оборудования.

Практическая рационализаторская работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество «Оргстрой», которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало исследовательские работы ИТУ . Сотрудники ИТУ поставили ряд важных проблем организации управления, теоретические вопросы делопроизводства.

Эти вопросы легли в основу формирования научных направлений неследований и заложили фундамент для развития терминологии делопроизводства, классификации, стандартизации и унификации документов, организации и технологии работы с документами в аппарате управления, организационного проектирования делопроизводственных систем, взаимосвязи делопроизводства и архивного дела. Работа ИТУ сопровождалась активной консультационной деятельностью, проведением выставок достижений науки и практики, созданием комплекса периодических печатных изданий и выпуском обширной литературы, в основном, методического характера1.

Несмотря на краткий срок своего существования, ИТУ оставил заметный след в истории рационализации советского госаппарата как научно-методический центр, впервые начавший научные исследования принципов построения аппарата управления и организации его работы.

Как руководящий центр, НК РКИ проводил свою работу через внутриведомственные органы рационализации управления и делопроизводства2. Впервые идея о создании в стране сети специальных ведомственных рационализаторских органов была высказана на 1 Всероссийской конференции по научной организации труда и производства в 1921 г. и поддержана Первой Московской инициативной конференцией по нормализации техники управления 1922 г. Вторая конференция по научной организации труда (1924 г.) ускорила развитие ведомственных рационализаторских органов. В резолюциях конференции указывалось, что «необходимо стремиться к созданию в составе крупных учреждений постоянных органов рационализации (оргбюро), выделяемых самими учреждениями и ведущих постоянную и длительную работу по их усовершенствованию»1.

Оргбюро — это рационализаторская структура, создаваемая учреждениями на правах структурного подразделения. В его задачи входили постоянное изучение и рационализация работы учреждения. Иногда рационализаторские подразделения назывались отделами или бюро, однако, разница в наименовании не имела принципиального значения. Коренное отличие оргбюро от других органов рационализации заключалось в том, что оно являлось самостоятельным структурным подразделением учреждения и создавалось для рационализации управления и его процессов. Оргбюро работали в тесном контакте с общественными нотовскими ячейками учреждений, кружками НОТ, ячейками лиги «Время», ячейками содействия по улучшению госаппарата, экономическими комиссиями и производственными совещаниями профсоюзов. НК РКИ СССР поставил задачу создания оргбюро во всех крупных учреждениях и распространения сети рационализаторских органов в отраслях народного хозяйства с тем, чтобы обеспечить совершенствование работы аппарата управления2.

Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией

В 1990-е годы происходит существенное изменение ситуации в сфере автоматизации документационного обеспечения управления. Если в предыдущий период времени государство в определенной степени регулировало эти процессы с помощью соответствующих органов (Госкомитета по науке и технике, Госстандарта, Минприбора, архивных органов и т.д.), создавая общегосударственные программы разработки и внедрения автоматизированных систем управления, подкрепленные внутриведомственными разработками, то в рассматриваемый период времени сложились новые обстоятельства глобального характера, влияющие на процессы автоматизации работы с документами в управлении.

В 1994 г. на научно-практической конференции «Документ в управленческих структурах», которая собрала ученых-документоведов после долгого перерыва, многие докладчики отметили ряд системных характеристик современного отечественного делопроизводства, которые вызвали тревогу у научной общественности. Выделим из них главные: - реальный отказ и забвение тех положительных результатов, достигнутых ранее, когда были разработаны ЕГСД, стандарты на документы и терминологию, классификаторы ТЭИ, методологически обоснованы и реализованы в ГСДОУ единые требования ко всем системам документации; принято практикой понятие ДОУ, принципиально отличное от делопроизводства и приближающееся по наполнению к международному термину «управление документацией»1; существующая нормативно-методическая база в сфере ДОУ не распространяется на негосударственные организации, что привело к многовариантной самодеятельности новых управленческих структур в процессе документирования своей деятельности ; - уровень научных исследований в области документоведения снизился2; - кадровое обеспечение работы с документами неудовлетворительно, качество профессиональной подготовки делопроизводственного персонала ухудшилось3; - роль архивных органов в руководстве и организации документаци-онного обеспечения управления уменьшилась4; - внедрение компьютеров и компьютерных технологий в аппарате управления не подкрепляется соответствующими исследованиями в доку ментоведении5.

Наблюдения ученых были подкреплены результатами проведенных в 1996-1997 гг. по инициативе Администрации Президента РФ (при участии ВНИИДАД и других научных учреждений) исследований документационно-го обеспечения органов управления РФ, которые показали: а) несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной фун кции, ее недооценки; б) несоответствие потребностям времени научно-методического обес печения управления документацией, базирующегося на разработках преж них лет; в) отставание документоведческих разработок нормативного и мето дического характера от темпов развития информационных технологий и но сителей информации, при отсутствии единых требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продви жения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали» в государственном аппарате; г) несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления; д) недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления до кументацией в органах управления1.

Неудовлетворительное состояние делопроизводства в российских организациях отмечают и специалисты по новым информационным технологиям. Авторы книги «Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга» к основным недостаткам делопроизводства относят: - фактическое отсутствие нормативных и инструктивных материалов, описывающих документационное обеспечение и правила делопроизводства в учреждениях и учитывающих требования законов, а также нормативных актов, как предписываемых вышестоящими инстанциями, так и внутренних; - отсутствие системности в подходах к реализации типовых процедур, не позволяющее быстро создавать (исполнять) документы, особенно те, что требуют коллективной работы, необоснованно увеличивающее объемы хранимой информации и затрудняющее поиск необходимых данных; - слабую оснащенность современной компьютерной техникой подразделений, связанных с административным управлением и хозяйственной деятельностью; - отсутствие или плохую организацию единой транспортно-коммуни-кационной среды, объединяющей хранилища документов подразделений учреждения (в общем случае территориально разобщенных); - отсутствие адекватных электронных технологий, приводящее к использованию устаревших, часто рутинных, решений на основных технологических операциях создания, обработки, хранения, поиска и контроля исполнения документов; - отсутствие эффективной системы слежения и быстрого реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения учреждения; - большое отставание в работах по стандартизации форм документов, процессов обработки информации и документооборота; - фактическое отсутствие классификаторов, тезаурусов и толковых словарей (глоссариев)1

Следует отметить, что не все перечисленные недостатки являются продуктами нашего времени. Многие из них имеют историческое происхождение, вытекающее из постоянной недооценки значения работы с документами в управлении, причем не только в российской практике. Почти весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеет недостатки в сфере информации и документации; особенно плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям1.

Важно подчеркнуть, что понимание природы этих недостатков и проблем, приводящих к их возникновению в практике работы управленческого персонала, их критическая оценка являются важнейшими условиями принятия верных, научно-обоснованных решений, когда речь идет о внедрении новых информационных технологий и системных нововведений в управлении документами в организациях.

Анализ современной ситуации показывает, что постепенно складываются предпосылки для преодоления указанных негативных явлений в сфере работы с документами. Важнейшей из них является прогресс в области новых информационных технологий.

Похожие диссертации на Управление документацией в организациях проблемы истории и методологии

Зарубежное архивоведение: Проблемы истории, теории и методологииСтаростин, Евгений Васильевич

Архив АН СССР (1917 - 1941 гг. ): проблемы организации, комплектования, хранения и использования документации научных учрежденийОсипова, Надежда Михайловна

Французское архивоведение: история, теория, методология (Конец XIX века - XX век) Кальсина Елена Анатольевна

Организация использования научно-технической документации в государственных архивах : Теорет. и метод. аспектСимонова, Елена Рэмовна

Структурно-семантическая организация понятийно-терминологического аппарата предметной области управления документациейБелоус, Елена Сергеевна

Проблемы сохранения архивных документов организаций в условиях социально-экономических реформ в 90-е годы XX века : на примере Ростовской областиМартыненко, Виктория Юрьевна

Документы о жизни и деятельности И. В. Курчатова 1895-1989. (История, проблемы комплектования, систематизации и использования фонда личного происхождения)Кузнецова, Раиса Васильевна

Монастырские архивы г. Москвы : История формирования, состав фондов и проблемы описания, XIII-XX вв.Горькавая Галина Петровна

Проблемы теории и методики использования документов по истории народного хозяйства (на примере государственных и ведомственных архивов Карелии. 1960-198О-е гг.)Бойченко, Лариса Дмитриевна

Проблемы теории и методики использования документов по истории народного хозяйства (на примере государственных и ведомственных архивов Карелии. 1960-1980-е гг.)Войченко, Лариса Дмитриевна