Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Состояние проблемы исследования 13
1.1. Профессиональная деятельность как условие профессионального развития 13
1.2. Профессионально важные качества личности, необходимые для выполнения профессиональной деятельности госслужащих 19
1.3. Особенности использования деловой документации как средства профессионального развития госслужащих 31
Выводы по главе 1 39 .
CLASS Глава 2. Методы исследования 4 CLASS 0
2.1. Методы и приемы, используемые в констатирующем эксперименте. (опросники, включенное наблюдение, экспертные оценки) 41
2.2. Содержание формирующего эксперимента. Обучающие занятия по овладению госслужащими приема анализа и составления деловых документов 49
Выводы по главе 2 57
CLASS Глава 3. Результаты исследования и их обсуждение 5 CLASS 8
3.1. Теоретические результаты работы. Психологическая классификация деловых документов 58
3.2. Результаты констатирующего эксперимента 63
3.2.1. Оценивание госслужащими роли и функций различных деловых документов в профессиональной деятельности. Ранжирование деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудности составления 63
3.2.2. Оценивание госслужащими значимости профессионально важных качеств личности, необходимых при работе с деловыми документами 74
3.2.3. Затруднения и недочеты госслужащих при оценивании функций деловых документов и качеств личности, значимых для составления отдельных деловых документов 76
3.3. Результаты формирующего эксперимента 79
3.3.1. Позитивные изменения в оценивании госслужащими роли и функций деловых документов в профессиональной деятельности 80
3.3.2. Изменения в представлениях госслужащих о профессионально важных качествах личности, значимых при работе с деловыми документами 85
3.3.3. Зависимость овладения приемами анализа и составления деловых документов от стажа и должности государственных служащих 89
Выводы по главе 3 96
Практические рекомендации 99
Заключение 101
Список использованных источников и литературы 105
Приложения 120
- Профессиональная деятельность как условие профессионального развития
- Профессионально важные качества личности, необходимые для выполнения профессиональной деятельности госслужащих
- Методы и приемы, используемые в констатирующем эксперименте. (опросники, включенное наблюдение, экспертные оценки)
- Оценивание госслужащими роли и функций различных деловых документов в профессиональной деятельности. Ранжирование деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудности составления
Введение к работе
В современном обществе возрастают требования к профессионализму и компетентности управленческих кадров, к уровню их профессионального развития. Уровень и характер профессионального развития выражается в возможности специалиста выполнять необходимые виды профессиональной деятельности, а также в наличии необходимых профессионально важных качеств личности, обеспечивающих эффективность осуществления деятельности.
Важной характеристикой профессиональной управленческой деятельности является владение делопроизводством, которое сегодня рассматривается не просто как техническая работа по учету и хранению документов, а как процесс информационного, правового, организационного сопровождения управленческого труда, как документационное обеспечение управления. Владение управленцем деловой документацией и грамотное ее использование является важным фактором продуктивности управленческой деятельности.
В психологических исследованиях использование деловой документации как средства профессиональной деятельности в его влиянии на профессиональное развитие изучено недостаточно. Не выявлены те психологические новообразования (новые виды действий, новые качества и свойства личности), которые могут возникать при использовании разных видов деловых документов в профессиональной деятельности. Практическая актуальность и слабая изученность проблемы побудили нас обратиться к ее рассмотрению.
Состояние проблемы исследования. Профессиональное развитие рассматривается нами как появление позитивных сдвигов, психологических новообразований в психике человека труда. Профессиональное развитие может состоять в постепенном количественном накоплении в умениях выполнения новых профессиональных действий, в появлении отдельных качеств личности или в радикальном качественном переходе к новым видам деятельности, к новому типу отношений личности. При анализе профессионального развития мы опирались на работы в области психологии развития и в области профессионализации (Б.Г.Ананьев, К.М.Гуревич, А. А. Деркач, В.Г.Зазыкин, Н.В.Кузьмина, А.К.Маркова, К.К.Платонов, Ю.П.Поваренков, В.Д.Шадриков). Одной из сторон профессионального развития является появление или преобразование профессионально важных качеств личности, влияющих на эффективность освоения и выполнения профессиональной деятельности. Профессионально важные качества личности являются и предпосылкой осуществления профессиональной деятельности, и ее результатом.
В своем исследовании мы изучали влияние профессиональной деятельности управленца с использованием деловой документации (как способа осуществления профессиональной деятельности) на профессиональное развитие, проявляющееся в овладении новыми видами профессиональных действий, в актуализации новых профессионально важных качеств личности.
Профессиональная управленческая деятельность изучалась в трудах О.С.Анисимова, Т.С.Кабаченко, А.И.Китова, Р.Л.Кричевского, Б.Ф.Ломова, В.А.Толочка, А.В.Филиппова, В.М.Шепеля, Е.А.Яблоковой.
Анализировались виды управленческой деятельности, ее структура, а также профессионально важные качества, востребуемые на разных этапах принятия и реализации управленческих решений.
Профессиональная управленческая деятельность и профессиональное развитие госслужащих были предметом анализа в работах А.А.Деркача, С.А.Анисимова, В.Г.Асеева, В.Г.Зазыкина, А.Ю.Панасюка, И.Н.Семенова, Ю.В.Синягина и др.
Построена ориентировочная профессиограмма госслужащего (А.А.Деркач, А.К.Маркова), в рамках которой выделено более десяти направлений профессиональной деятельности госслужащих и востребованных в них качеств личности управленца.
Вместе с тем остаются мало изученными вопросы профессионального развития госслужащих под влиянием используемых в профессиональной деятельности способов фиксации общественного профессионального опыта, какими являются виды деловой документации управленца.
Цель исследования: выявление особенностей влияния использования деловой документации на профессиональное развитие госслужащих.
Объект исследования: профессиональное развитие госслужащих.
Предмет исследования: влияние использования деловой документации, адекватной содержанию профессиональной деятельности, на профессиональное развитие госслужащих.
Гипотезы.
1. Использование деловой документации является эффективным при применении управленцем деловых документов, психологическая функция которых соответствует (адекватна) специфике различных направлений профессиональной деятельности госслужащих.
2. Эффективное использование деловой документации управленцем в профессиональной деятельности вызывает позитивные сдвиги в профессиональном развитии госслужащих, состоящие в появлении новых профессиональных умений и в актуализации новых профессионально важных качеств личности госслужащих.
Задачи исследования.
1. Обобщить литературу по анализу и классификации деловой документации.
2. Выявить психологическую функцию (роль) разных видов деловой документации в профессиональной деятельности.
3. Разработать методический инструментарий, выявляющий уровень умений использования госслужащими деловой документации в профессиональной деятельности.
4. Провести констатирующий и формирующий эксперименты, получить эмпирические данные о влиянии использования деловой документации на профессиональное развитие госслужащих.
5. Разработать практические рекомендации. Методологическую основу исследования составляют принцип единства сознания и деятельности, историзма и изучения психики в процессе развития, а также субъектно-личностный и акмеологический подходы к психическому развитию (К.А.Абульханова, Б.Г.Ананьев, А.А.Бодалев, А.В.Брушлинский, Л.С.Выготский, А.Е.Леонтьев, Б.Ф.Ломов, С.Г.Рубинштейн) и к профессиональному развитию (А.А.Деркач, Н.В.Кузьмина, В.Д.Шадриков).
Эмпирической базой исследования послужило изучение особенностей профессиональной деятельности и психологических условий, способствующих развитию профессионально важных качеств государственных служащих регионального уровня: на этапе пилотажа - 30 государственных служащих областного управления, на констатирующем этапе - 50 госслужащих регионального уровня, на формирующем этапе исследования - 50 госслужащих регионального уровня управления.
Методы исследования. В ходе исследования использовались авторские опросники, индивидуальная беседа, метод экспертных оценок, метод включенного наблюдения, формирующий эксперимент, практическое составление деловых документов в ходе реального осуществления профессиональной управленческой деятельности.
Основные научные результаты, полученные лично соискателем, и их научная новизна.
1. Впервые выделены психологические функции разных видов деловой документации (должностная инструкция, план работы, отчет о работе, доклад "по специфике работы", служебно-аналитическая записка, методические рекомендации, "промежуточная" информация, постановление, приказ, деловое письмо, характеристика) и прослежено их соотношение с различными направлениями профессиональной деятельности госслужащих.
2. Разработан методический инструментарий изучения приемов анализа управленцами деловой документации и использования ее в профессиональной деятельности как средства профессионального развития госслужащих.
3. Получена совокупность эмпирических данных о разных сторонах анализа госслужащими роли деловых документов в профессиональной деятельности:
- показано различие в осознании госслужащими связи разных направлений профессиональной деятельности и обслуживающих их деловых документов;
- собраны данные о ранжировании госслужащими деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудности составления;
- получены материалы об осознании госслужащими профессионально важных качеств (ПВК), необходимых для составления и использования деловой документации;
- собраны сведения об оценивании государственными служащими роли деловых документов в зависимости от стажа и должности государственного служащего;
- получены данные о выделении госслужащими возможных ошибок при составлении разного вида деловых документов;
- выделены затруднения и недочеты госслужащих при оценивании функций деловых документов и профессионально важных качеств, значимых для составления отдельных деловых документов, а также недооценка роли
таких деловых документов, как постановление, приказ, должностная инструкция в реализации отдельных направлений управленческой деятельности;
- выявлены причины затруднений, состоящие в отсутствии у госслужащих опыта психологического анализа разных направлений профессиональной деятельности и роли, сопровождающей их деловой документации.
4. В ходе формирующего эксперимента получено экспериментальное подтверждение гипотезы о возможности формирования у госслужащих приемов анализа деловой документации в соответствии с их функциями и ролью в разных направлениях профессиональной деятельности.
Показано наличие позитивных сдвигов в овладении госслужащими приемами эффективного использования деловой документации с опорой на психологический анализ их роли в профессиональной деятельности.
Разработаны практические рекомендации о путях оптимизации усвоения госслужащими приемов анализа и использования деловой документации в профессиональной деятельности.
Надежность и достоверность результатов исследования обеспечивается необходимыми методологическими позициями, реализацией комплекса мер, репрезентативностью выборки, проверкой результатов исследования и адекватностью их интерпретации.
Практическая значимость исследования. Построенная в исследовании классификация деловых документов на основе их функции (роли) в профессиональной деятельности может быть использована в ходе профессионального обучения и повышения профессиональной квалификации. Апробированные в исследовании программы обучающих занятий могут быть применимы как в системе государственной службы, так и в других сферах профессиональной деятельности.
Апробация и внедрение результатов исследования. Основные положения и результаты исследования докладывались и обсуждались на заседаниях кафедры акмеологии и психологии профессиональной деятельности Российской академии государственной службы при Президенте РФ (Москва, 1997-2001 гг.), представлялись на научно-практических конференциях и круглых столах аспирантов, докторантов и слушателей РАГС (Москва, 1997-2001 гг.). Материалы диссертационного исследования использовались в лекционных и практических занятиях на курсах повышения квалификации государственных служащих налоговых служб и государственных торговых инспекций региона на базе Астраханского филиала Волгоградской академии государственной службы (2000 г.).
Положения, выносимые на защиту.
1. Деловые документы, используемые в документообороте госслужащих, выполняют разные психологические функции в профессиональной деятельности: фиксирующая опыт (отчет, справка, деловое письмо); рефлексирующая, обозначающая задачи и способы профессиональной деятельности (отчет, "промежуточная" информация, служебно-аналитическая записка); обобщающая, интегрирующая (методические рекомендации); оценивающая (отчет с подведением итогов работы, анализом ошибок, докладная записка); эталонная, регламентирующая (инструкции, кодексы, правила); прогнозирующая, профилактическая (план, программа); распорядительная (постановление, приказ); акмеологическая (планы профессионального совершенствования).
2. Разные психологические функции деловых документов адекватны специфике разных направлений профессиональной деятельности госслужащих, выделенных в профессиограмме государственного служащего (А.А.Деркач, А.К. Маркова). Деловые документы, реализующие: информационно-аналитическое направление профессиональной деятельности (служебно-аналитическая записка, доклад "по специфике работы", информация, отчет о работе), выполняют оценивающую, обобщающую, фиксирующую, интегрирующую, рефлексирующую, профилактическую функции;
- планирующее направление профессиональной деятельности (план работы, постановление), информационно-аналитическое (доклад "по специфике работы", служебно-аналитическая записка) намечают пути развития профессиональной деятельности, выполняют моделирующую и прогнозирующую функции;
- регулирующее, руководящее и организационно-исполнительское направления профессиональной деятельности (должностная инструкция, план работы, отчет о работе, методические рекомендации, постановление, приказ), обозначают и подчеркивают задачи и способы профессиональной деятельности, выполняют регламентирующую, распорядительную, эталонную функции;
- координирующее направление в профессиональной деятельности (постановление, приказ, план работы, деловое письмо), выполняют согласовательную функцию.
Отдельные деловые документы (отчет о работе, доклад "по специфике работы", характеристика, служебно-аналитическая записка), содержащие информацию, характеризующую итоги работы организации, ее подразделения, отдельного работника, могут выполнять оценивающую функцию.
3. При составлении деловых документов, соответствующих и адекватных направлениям профессиональной деятельности, у госслужащих выявлены позитивные сдвиги в профессиональном развитии, проявляющиеся в появлении новых профессиональных действий (анализ специфики, содержания и структуры профессиональной деятельности, анализ психологических функций деловых документов, соотнесение психологических функций и видов деловых документов с направлениями профессиональной деятельности) и в актуализации новых профессионально важных качеств личности, необходимых для составления психологически корректных деловых документов.
Выявлено, что при работе с деловыми документами, реализующими информационно-аналитическое направление профессиональной деятельности госслужащего (служебно-аналитическая записка, доклад "по специфике работы", информация, отчет о работе, характеристика), актуализируются системность мышления, способность к анализу и прогнозированию, структуризации материала; при работе с деловыми документами, реализующими регулирующее и руководящее направления (должностная инструкция, план работы, постановление, приказ, методические рекомендации), актуализируются знания нормативно-правовой базы, ответственность, способность к согласованию, умение предвидеть конечный результат.
4. Анализ соотношения деловой документации и направлений профессиональной деятельности влияет на профессиональное развитие госслужащих в разной степени в зависимости от статуса (должности), стажа работы на государственной службе.
Структура диссертации определяется ее целью, задачами и логикой психологического анализа исследуемой проблемы. Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка литературы, использованной при написании диссертации, приложений.
Профессиональная деятельность как условие профессионального развития
Компетентность специалиста в современных условиях возможна пр высоком уровне его профессионального развития.
Развитие в психологии понимается как последовательные качественны и количественные изменения в психике человека в процессе онтогенеза. I разных психологических концепциях называют различные детерминанты источники развития: биологическое созревание; социальная среда; види активной деятельности, в которые вовлекается человек; взаимодействие людей друг с другом; саморазвитие. В отечественной психологии (Л.С.Выготский, А.Н.Леонтьев, С.Л.Рубинштейн) общепризнанной является деятельностная парадигма развития, согласно которой главным источником развития человека является его активная деятельность (по отношению к предметам окружающей действительности, к другим людям, к самому себе).
Деятельность как основной способ и условие психического развития анализируется в работах Л.И.Анцыферовой, Л.С.Выготского, А.Н.Леонтьева, А.В.Запорожца, В.В.Давыдова. Фактор саморазвития в ходе осуществления человеком различных видов деятельности, возрастание роли собственной активности человека в его психическом развитии рассматривается в работах Б.Г.Ананьева, В.Г.Асеева, Л.И.Божович, А.А.Бодалева и др.
В ходе деятельности у человека возникают качественные психологические преобразования (Л.С.Выготский, Д.Б.Эльконин), "приращения", позитивные качественные сдвиги в психике в целом, в отдельных психических функциях.
Диалектика онтогенеза состоит в том, что хотя деятельность является источником, условием психического развития, она сама требует определенного уровня развития и зависит от него. В данном исследовании мы делаем предметом рассмотрение влияния деятельности на психическое развитие.
Профессиональное развитие является одной из сторон психического развития. Профессиональное развитие представляет собой процесс профессионализации, становление человека как профессионала. Профессиональное развитие тесно связано с социальным развитием человека, становлением его как личности. Профессионализация и социализация в ходе развития человека определяют появление у человека все новых качеств, усложняющихся психологических систем, обеспечивающих включенность личности и профессионала в активную жизнедеятельность в социуме.
А.А. Деркач, В.Г. Зазыкин и Ю.В. Синягин [34] выделяют несколько направлений в отечественной психологической науке, изучающих проблему профессионального развития личности. Одно из них связано с разработкой научных основ психологии профессий. Исследования С.Г. Гелперштейна, М.А. Рыбакова, К.К. Платонова и др. позволили раскрыть сущность и содержание таких важных психологических категорий, как профессинальное самоопределение, профессиональная пригодность, профессиональный отбор и подготовка, профессиональная квалификация. В рамках данного направления совершенствовались и методы профессионального подхода.
Другое направление связано с непосредственным изучением индивидуально-психологических особенностей и конкретных свойств личности в различных видах профессиональной деятельности. В рамках данного направления была разработана концепция формирования и развития психологических профессионально важных качеств специалиста. Под профессионально важными понимаются такие качества специалиста, которые непосредственно включены в трудовую деятельность и обуславливают ее эффективность. Таковыми могут являться общесоматические (конституциональные), нейродинамические свойства человека, особенности психических процессов и функций, личностные характеристики (способности, направленность, интересы). Развитие психологических профессионально важных качеств способствуют повышению эффективности и надежности деятельности.
Третье направление связано с разработкой психологических основ профессионального мастерства рассматривается как одно из направлений психологии труда (Голубев Г.Г., Климов Е.А., Маркова А.К., Платонов К.К.). В рамках данного направления изучаются условия и факторы профессионального самосовершенствования, роста квалификации, профессиональной компетенции, развития профессиональных умений и навыков.
Четвертое направление - акмеологическое - направлено на изучение психолого-акмеологических закономерностей и детерминант развития профессинализма (Бодалев А.А., Деркач А.А., Кузьмина Н.В.).
Профессиональное развитие мы рассматриваем как процесс становления профессионала, включающее становление, усложнение у человека новых профессиональных качеств, появление "приращений", новообразований и означающий переход работника на следующий уровень профессионализма.
Профессиональное развитие человека рассмотрено в работах В.А.Бодрова, К.М.Гуревича, А.А.Деркача, Ю.В.Котеловой, Б.Ф.Ломова, А.К.Марковой, К.К.Платонова, В.Л.Пономаренко, Ю.И.Поваренкова, В.Д.Шадрикова.
Профессионально важные качества личности, необходимые для выполнения профессиональной деятельности госслужащих
Профессионально важные качества (ПВК) личности, их состав и уровень зрелости являются важным показателем профессионального развития (В.Л. Марищук, Ю.П. Поваренков, В.Д. Шадриков). При анализе профессионально важных качеств мы исходим из положений Е.А. Климова о взаимосообразности характера деятельности и качеств личности работника, о важности созвучия требований деятельности к личности работника и требований личности человека к условиям труда и деятельности. Это означает, что в современных условиях отсутствуют жесткие требования деятельности к личности работника, ибо человек в силу пластичности психики может гибко использовать изменяющиеся у него ресурсы и резервы, применяя наличные профессионально важные качества для решения задач профессиональной деятельности. Вместе с тем специалисту важно осознавать совокупность, перечень профессионально важных качеств личности, востребованных обществом и профессией в осуществляемых им видах профессиональной деятельности. Поэтому осознавание и оценивание госслужащими роли и характера ПВК для управленческой деятельности мы рассматриваем как один из показателей профессионального развития.
Для реального выполнения профессиональной деятельности человек должен обладать рядом психологических качеств, необходимых для данной профессии. По определению Марковой А.К. - профессионально важные качества (ПВК) - это качества человека, влияющие на эффективность осуществления его труда по основным характеристикам. Она также отмечает, что ПВК являются предпосылкой профессиональной деятельности, и с другой стороны, они сами совершенствуются, шлифуются в ходе деятельности, являясь ее новообразованием; человек в ходе труда изменяет и самого себя. В качестве ПВК могут выступать психические процессы (мыслительные, сенсорные, речевые, мнемические и др.), психические состояния, а также мотивы, отношения (к труду, к другим людям).
В литературе достаточно подробно описаны содержание управленческой деятельности, сущность профессионализма управленческого труда в конкретных условиях, а также важные качества личности, которые требуются от государственного служащего - управленца широкого профиля в современных условиях обновляющегося общества.
В зарубежной литературе описываются функционально - ролевые требования к госслужащему, которые формулируются в виде требований к качествам госслужащего. Достаточно известна модель качеств, построенная на основе сравнительных международных исследований голландскими специалистами[57].
При сопоставлении этих оценок с оценками отечественных экспертов очевидна однопорядковость в оценке таких качеств, как компетентность, практический опыт, коммуникативные качества. В то же время - менее востребованы аналитико-прогностические качества и большая значимость придается контактности и вниманию к окружающим. В целом же мы не наблюдаем больших различий в оценках зарубежных и отечественных экспертов. Следует отметить, что достаточно большое внимание в западных моделях уделяется личностным качествам, среди которых прежде всего выделяют следующие [57]: - человечность, доброжелательность, благие намерения - непосредственность, доверие к другим - естественность, непринужденность - симпатия - дружеские чувства, приветливость - интерес, искреннее внимание - эмпатия (стремление понять другого, умение прочувствовать его ситуацию) - приятная внешность - решительность (уверенность) - вежливость (внимание, предупредительность) - тактичность (чуткость, бережное отношение) - почтительность (приличие) - адаптированность (гибкость) - дисциплинированность (умеренность) - толерантность.
В отечественных моделях основное внимание уделяется так называемым профессионально-деловым личностным качествам (организованности, исполнительности, точности, деловитости и т.д.), ориентированным на успешное фунщионирование административного органа. Что касается взаимодействия с населением, имиджа, нравственных качеств, воспитанности, - то их роль пока недооценивается.
Методы и приемы, используемые в констатирующем эксперименте. (опросники, включенное наблюдение, экспертные оценки)
В констатирующем эксперименте нами использованы следующие взаимодополняющие опросники: а) опросник 1 для выяснения представлений госслужащих о функциях, выполняемых деловыми документами в профессиональной деятельности. б) опросник 2 для выяснения представлений госслужащих о том, какие из перечисленных в опроснике, деловые документы реализуют направления профессиональной деятельности госслужащего, описанные в Профессиограмме государственного служащего (А.А.Деркач, А.К.Маркова). в) опросник 3 для выяснения представлений госслужащих о профессионально важных качествах, необходимых для использования и составления деловых документов. г) опросник 4 для выяснения мнений госслужащих о значимости, частоте использования и трудностей в составлении деловых документов. д) опросник 5 для выяснения представлений госслужащих о возможных ошибках, допускаемых управленцами при составлении деловых документов. С помощью опросника 1 мы выясняли представления госслужащих о том, какими функциями они наделяют перечисленные в опроснике деловые документы.
Опросник 1 включает следующие разделы:
Вопрос 1. Какую функцию выполняет каждый из ниже перечисленных деловых документов в управленческой деятельности: (а) должностная инструкция; (б) план работы; (в) отчет о работе; (г) доклад по специфике работы; (д) служебно-аналитическая записка; (е) методические рекомендации; (ж) промежуточная информация; (и) постановление; (к) приказ; (л) деловое письмо; (м) характеристика.
Примеры ответов: фиксирует опыт профессиональной деятельности, анализирует ошибки; обозначает и подчеркивает задачи и способы профессиональной деятельности; прогнозирует пути развития профессиональной деятельности.
Опросник 2 Опросник 2 состоит из двух частей. В первой части мы приводим согласно Профессиограмме государственного служащего [32] направления управленческой деятельности: информационно-аналитическое; планирующее; регулирующее; руководящее; организационно-исполнительское (в т.ч. хозяйственное); координирующее (согласовательное); контролирующе учетное; инновационно-исследовательское; экспертно-консультационное; представительское; профессиональное самосовершенствование (самоуправление).
Вторая часть опросника включает следующий вопрос: Какие из выше перечисленных направлений профессиональной деятельности госслужащего реализует каждый из ниже перечисленных деловых документов.
В профессиональной деятельности госслужащего (см. Профессиограмма А.А.Деркач, А.К.Маркова) выделены следующие направления: 1. информационно-аналитическое 2. планирующее 3. регулирующее 4. руководящее 5. организационно-исполнительское (в т.ч. хозяйственное) 6. координирующее (согласовательное) 7. контролирующе-учетное 8. инновационно-исследовательское 9. экспертно-консультационное 10.представительское 11 .профессиональное самосовершенствование (самоуправление) Опросник 3
Опросник 3 использовался для выяснения мнения госслужащих о том, какие профессионально важные качества личности госслужащих необходимы для использования и составления деловых документов указанных в опроснике, а также какие ПВК развиваются при включении в управленческую деятельность деловой документации. Опросник состоит из двух вопросов.
Вопрос 1. Какие профессионально важные качества (ПВК) личности необходимы при работе с каждым из ниже перечисленных деловых документов (документы приводим те же, что и выделены в опроснике 2).
В качестве примера в помощь госслужащим приводим: качества личности (ответственность, организованность, дисциплинированность, уважение к коллегам); - качества мышления (системность, прогнозирование); - знания, умения (знания нормативно-правовой базы, требований к структуризации).
Задание: Укажите дополнительные ПВК, которые Вы считаете необходимыми для работы с деловыми документами.
Второй раздел опросника включает вопрос: Какие ПВК развиваются при работе с каждым из ниже перечисленных деловых документов.
Оценивание госслужащими роли и функций различных деловых документов в профессиональной деятельности. Ранжирование деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудности составления
В опроснике №1 госслужащим предлагалось соотнести перечисленные деловые документы: (должностная инструкция, план работы, отчет о работе, доклад "по специфике работы", методические рекомендации, "промежуточная" информация, служебно-аналитическая записка, постановление, приказ, деловое письмо, характеристика) с указанными функциями (фиксирует опыт профессиональной деятельности, анализирует ошибки, обозначает и подчеркивает задачи и способы профессиональной деятельности, прогнозирует пути развития профессиональной деятельности). Как показывают ответы участников обследования, все перечисленные документы, по их мнению, в той или иной мере выполняют определенную функцию в управленческой деятельности. Вместе с тем большинство респондентов (70%) считают, что отчет о работе, характеристика, "доклад "по специфике работы" выполняют регламентирующую и контрольную функции в управленческой деятельности; служебно-аналитическая записка, "промежуточная" информация в большей степени характеризуют опыт профессиональной деятельности, анализируют ошибки, отражают уровень профессиональной компетентности госслужащего. Большая часть опрошенных госслужащих (82%) отмечают, что такие деловые документы, как должностная инструкция, приказ, постановление, методические рекомендации в первую очередь, по сравнению с другими деловыми документами, обозначают и подчеркивают задачи, способы профессиональной деятельности. Чуть меньше половины опрошенных считают, что эту роль также выполняют план работы, доклад "по специфике работы", деловое письмо. Наиболее важную роль в прогнозировании путей развития профессиональной деятельности опрошенные отводят плану работ (78%), служебно-аналитической записке (56%), докладу "по специфиі работы" (39%). Кроме того, по мнению госслужащих, имеющих ста госслужбы более 10 лет, есть ряд деловых документов, которь оптимизируют профессиональную деятельность госслужащего. К пример; методические рекомендации повышают уровень профессионально компетенции, "промежуточная" информация - исполнительную дисциплин; докладная записка - ответственность. Характеристика, по мнению отдельны респондентов., может использоваться в кадровой политике, а деловое письм или публикация выступают в роли посредника общения (коммуникаций) вн системы. Из всех перечисленных документов наибольшим количество! функций госслужащие наделили такие документы, как план работы, отчет работе, "доклад по специфике работы", служебно-аналитическую записк) методические рекомендации.
С помощью опросника 2 мы выясняли мнения госслужащих о том какие из перечисленных в опроснике документов (должностная инструкция план работы, отчет о работе, доклад "по специфике работы", методически рекомендации, "промежуточная" информация, служебно-аналитическа записка, постановление, приказ, деловое письмо, характеристика) реализуют направления профессиональной деятельности госслужащего, обозначенные Е Профессиограмме государственного служащего (А.А.Деркач, Л.К.Маркова). По мнению участников опроса, отчет о работе, доклад "по специфике работы", деловое письмо могут реализовывать в разной степени все направления профессиональной деятельности. Должностная инструкция, по мнению 87% опрошенных, в большей мере реализует руководящее, регулирующее и организационно-исполнительское направления профессиональной деятельности. Как показали ответы, большинство опрошенных (90%)), выделяют прежде всего служебно-аналитическую записку, несколько меньше деловое письмо и методические рекомендации, как реализующие информационно-аналитическое направление. Кроме указанных нами деловых документов, отдельные респонденты причисляют к документам, реализующим информационно-аналитическое направление, доклад «по специфике работы».
По мнению опрошенных (47 человек из 50), план работы реализует планирующее направление, 22% респондентов считают, что методические рекомендации и постановление также реализуют данное направление. Это, на наш взгляд, можно объяснить тем, что в постановлении могут обозначаться конкретные сроки выполнения заданий, состав участников, критерии конечных результатов, а методические рекомендации включают методику или механизм реализации того или иного постановления или направления, отмеченного в постановлении.
Регулирующее направление, указывают 58% опрошенных, реализуется должностной инструкцией. Респонденты также добавили к перечисленному перечню документов договор и контракт, которые могут быть предназначены для регулирования отношений между заинтересованными сторонами.
Руководящее направление, по мнению 80% участников опроса, реализует приказ, 70% - постановление, 50% - должностная инструкция, 36% - план работы и методические рекомендации.
Организационно-исполнительское направление, считают около 45%, может реализовываться должностной инструкцией, планом работы, постановлением, приказом.
