Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Методологические аспекты информационного обеспечения принятия управленческих решений 14
1.2. Сущность управленческой информации, структура формирования и обращения 14
2.2. Экономическое и организационное содержание финансовой информации 32
Глава 2. Система организационного обеспечения процедур принятия решений 52
2.1. Структурные решения проблемы трансформации финансовой информации 52
2.2. Особенности сопряжения финансовой и организационно-распорядительной информации 78
Глава 3. Анализ эффективности реализации ресурсного потенциала финансовой информации в производственных организациях 102
3.1. Социологическое исследование практики использования финансовой информации в управленческом процессе 102
3.2. Оптимальная модель трансформации финансовой информации в управленческие решения 111
Заключение 129
Литература 138
Приложения 148
- Сущность управленческой информации, структура формирования и обращения
- Экономическое и организационное содержание финансовой информации
- Структурные решения проблемы трансформации финансовой информации
- Социологическое исследование практики использования финансовой информации в управленческом процессе
Введение к работе
Актуальность темы исследования. Для современного уровня развития общественного производства характерно значительное увеличение объема информационных потребностей и повышение требований к качеству их удовлетворения, что отражается на эффективности организации управленческого процесса. Неполное или нерациональное использование информационных ресурсов при принятии управленческих решений приводит к возникновению серьезных проблем, для решения которых зачастую требуется изменение организационной модели функционирования предприятий.
Управление производственной организацией востребует различные виды информации, в необходимой и достаточной степени отражающие все значимые аспекты деятельности. Одновременно в процесс принятия управленческих решений вовлекается и используется разнообразная по своей природе и свойствам информация, имеющей различные источники, критериальные показатели и даже семантическое содержание. В результате, возникает объективное противоречие между значительными массивами информации, имеющейся в распоряжении и согласованием ее содержания, определением приоритетности тех или иных сведений.
Соответственно, особую актуальность приобретает поиск таких организационно-управленческих форм трансформации всей совокупности информационных ресурсов при управлении производственно-хозяйственной деятельностью, которые смогут обеспечить достижение необходимых результатов, приведут к качественным изменениям самой организации.
Это подтверждается и зарубежными исследованиями - опросы показывают, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают информацию главным ресурсом для достижения
эффективности их организациями. Вместе с тем, современная отечественная
практика функционирования производственных организаций демонстрирует
существование противоречия между задачами управления и качеством
информационного обеспечения этого процесса, что существенно влияет на
ft эффективность организации в целом.
Очевидно, что для деятельности производственных организаций
существенную роль играет финансовая информация, содержащая сведения об
основных показателях хозяйственной деятельности предприятия. На ее
основе должны формироваться стратегические планы, планы текущей
работы, приниматься наиболее значимые решения в организации. Вместе с
тем, ее специфическое содержание требует дополнительных
организационных процедур, позволяющих интерпретировать
качественного состояния системы управления и организации в целом.
Помимо этого, требуются особые механизмы согласования информационной структуры со структурой организационной, обеспечивающие устойчивость и продуктивность процесса коммуникаций. Будучи инструментом интеграции производственных подразделений, коммуникации предъявляет особые требованию к содержанию передаваемой
* информации, ее адекватности решаемым частным и общим задачам.
ф Коммуникации является не только существенным элементом внутреннего
функционирования организации, но и играют жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой.
Поэтому имеет место научная проблема трансформации финансовой информации в принимаемые управленческие решения, формирования информационной базы, адекватной потребностям управленческого процесса с точки зрения ее структуры, источников и коммуникационных процедур.
1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. С.116.
Научная разработанность проблемы. Вопросы информационного
обеспечения организационной деятельности теоретико-методологического и
прикладного характера давно находятся в поле зрения отечественных и
зарубежных ученых. В значительной степени они основаны на
А фундаментальных трудах К. Шеннона, Дж. Пирса, Р. Виннера, Р.А.
Добрушина, A.M. Яглома, которые заложили современные представления о сущности информации, ее структуре, принципах обращения.2
Не меньшее значение имеют труды, посвященные исследованию
информации как социального феномена и проблем формирования
информационного общества. Здесь необходимо отметить труды Д. Белла, П.
Бурдье, М. Кастельса, Дж. Тодда, Э. Тофлера, П. Шампань, Д. Ганчева, А.Д.
Елякова, В.Н. Костюка, П.А. Страссмана, А.И. Пригожина, Р.А. Сафарова,
Щ А.Д. Урсула, А.К. Уледова, Ю.И. Черняка.3
Многоаспектность управленческой информации, как специфического объекта исследования, обусловила возникновение целого ряда взаимосвязанных направлений научного поиска. Среди них необходимо выделить труды общего характера М. Милза, Э. Дудинска, Г.В. Атаманчука, Э.В. Афанасьева, В.Н. Ярошенко, И.С. Зингера, Е.Е. Степановой и Н.В. Хмелевской4 и ряда других, в которых раскрывается содержание понятия
2 См.: Шеннон К. Работы по теории информации и кибернетике. -М.:Изд-во иностранной
литературы. -1963.; Пирс Дж. Символы, сигналы, шумы. -М.:Мир.-1967.; Добрушин Р.А.,
Яглом A.M., Яглом И.М. Теория информации и лингвистика // Вопросы языкознания.-
1960.-№ 1.
3 Белл Д. Социальные рамки информационного общества / Новая технологическая волна
на Западе. - М: Прогресс, 1986.; Тофлер Э. Третья волна // США: экономика, политика,
идеология. -1982. -№7-12.; Еляков А.Д. Информатизация общества (философско-
экономический анализ внедрения информационных технологий). - Самара, 1999., Еляков
А.Д. Современная информационная революция // Социс. - 2003. - №10.; Костюк В.Н.
Информация как социальный и экономический ресурс. - М, 1997.; Страссман П.А.
Информация в век электроники: проблема управления. - М, 1987.; Пригожий А.И.
Современная социология организаций. - М, 1995.; Урсул А.Д. Природа информации:
философский очерк. - М, 1968.; Черняк Ю.И. Информация и управление. - М., 1974.
См., например: Милз М. Управленческие информационные системы. - М, -1985.; Атаманчук Г.В. Управление - социальная ценность и эффективность. - М., -1995. Афанасьева Э.В., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М., 1987. Зингер И.С. Информационное обеспечение в организационных
управленческой информации, основные требования к ней, формулируются критерии эффективности информационного обеспечения.
Значительное место в исследованиях информационных систем в управлении занимают работы, посвященные способам обращения информации, т.е. коммуникациям и коммуникационным процессам, характеристике возможных каналов и видов коммуникации. Вопросы организационных коммуникаций широко представлены в работах Ю.П. Васильева, В.Р. Веснина, О.С. Виханского и А.И. Наумова, Л. Р. Кричевского. В них авторы обращаются не только к общетеоретическим аспектам коммуникационного процесса, но и особое внимание уделяют функционированию коммуникационных сетей - реальных структур коммуникации в организации. Корпоративным коммуникациям в их системной концепции, учитывающей технический, содержательный и межличностный аспекты формирования и движения информации посвящена работа С. Заутера-Закса, теоретические основания для формирования коммуникационного стандарта, обеспечивающего адекватное и тождественное восприятие одинаковой информации разными пользователями исследованы И.С. Зингером, Б.И. Крутиковым и В.И. Садовниковым.5
Также необходимо отметить работы, посвященные прикладным аспектам использования информации в процессе управления. Информационное обеспечение процесса принятия решений раскрывается в работах Андрющенко Е., Голубкова Е.П., Ермакова Ю.А., Иванова О.Н., Кукора Б.Л., Нестерова В.П.6 В значительной мере исследовательский интерес ученых обращен к различным аспектам межличностных коммуникаций, что нашло отражение в работах А. Бердроу, П.М. Дизеля, Р.
системах управления. - М., 1987.; Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М., 2002.
5 Зингер И.С, Кругликов Б.И., Садовников В.И. Информационное обеспечение в
организационных системах управления. - М.: Наука,-1987.
6 Кукор Б.Л. Информация и процесс принятия решений руководителем. - Л., 1984.;
Нестеров В.П. Информационное обеспечение процесса принятия решений. -М., 2003.
Мак-Кинли, Т. Глушаковой, С.Ф. Макарова, В.А. Розановой, М.И. Станкина, СИ. Самыгина, Л.Д. Столяренко А. Петренко, А.В. Филиппова.7
Выделение информации и коммуникационных сетей как специфического объекта проведения социологических исследований потребовало выработки методологии их проведения. Наиболее значительные достижения в этой области отражены в работах Аванесова В.А., Бутенко И.А., Горшкова М.К., Дридзе Т.М., Шереги Ф.Э., Ядова В.А.
Вместе с тем, необходимо отметить, что ресурсное содержание информации пока не нашло должного отражения в социологической науке. Сосредоточившись на анализе процедур и схем движения информации, в меньшей степени исследователи обращались к содержательной стороне информации, составу сведений, которые она отражает. Более того, такой существенный вид информации как финансовая практически полностью оказался в поле зрения экономической науки. В результате, возникло противоречие между необходимостью максимального удовлетворения управленческого процесса всей совокупностью информационных массивов и чрезмерной специализацией управленцев - пользователей информации.
Таким образом, актуальность проблемы обеспечения процесса принятия управленческих решений финансовой информацией как существенным ресурсом и инструментом реализации основных управленческих функций, недостаточная научная разработка принципов и методик организационного обеспечения трансформации информационных ресурсов, предопределили необходимость социологического исследования этой проблемы, обусловили цель и задачи диссертационного исследования.
Целью диссертационной работы является исследование принципов и процедур формирования организационной модели управления, обеспечивающей трансформацию финансовой информации в принимаемые
Бердроу А., Дизель П.М., Мак-Кинли Р. Поведение человека в организации. - М., 2001; Петренко А. Безопасность в коммуникации делового человека. - М, 2002; Филиппов А.В. Работа с кадрами: психологический аспект. - М, 2004.
решения как условие эффективности деятельности производственных предприятий.
Достижение поставленной цели обусловило необходимость решения следующих задач:
исследовать и раскрыть сущностные и содержательные аспекты информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений, на этой основе обосновать необходимость системного подхода к совокупности информационных ресурсов при организации производственно-хозяйственной деятельности;
выявить тенденции и обобщить опыт использования финансовой информации в управлении производством, определить структуру экономического и организационного содержания финансовой информации;
проанализировать существующие теоретические и практические подходы к структурному решению проблемы вовлечения финансовой информации в организационные коммуникации и процессы принятия управленческих решений;
раскрыть специфические характеристики и условия, обеспечивающие эффективность сопряжения финансовой и организационно-распорядительной информации;
провести социологическое исследование обеспеченности финансовой информацией системы управления в производственных организациях;
установить основные факторы, критерии и характеристики, определяющие оптимальность использования ресурсного потенциала финансовой информации, на этой основе обосновать организационную модель ее трансформации в управленческие решения в рамках организационной структуры и системы управления.
Объектом исследования является система управления производственной организацией и структура организационных отношений, совокупность которых обеспечивает процесс подготовки и принятия управленческих решений.
Предметом исследования являются способы трансформации в управленческие решения финансовой информации как специфического информационного ресурса, отражающего количественные (стоимостные) показатели производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Теоретической основой диссертационного исследования стали труды отечественных и зарубежных ученых по вопросам ресурсного содержания информации и информационного обеспечения управленческой деятельности в таких отраслях научного знания, как социология управления, экономическая социология, экономическая теория.
Методологическую основу работы составили системный подход и методы диалектического исследования, в частности методы анализа и синтеза, сравнения и обобщения, качественного и количественного анализа в их сочетании. При разработке основных положений диссертации были использованы принципы и концептуальные положения общей теории управления.
Эмпирическую базу исследования составили материалы периодической печати, монографическая и другая научная литература по теме диссертации, а так же результаты проведенного автором в 2005 году социологического исследования структуры и содержания информационной обеспеченности управленческого процесса на трех предприятиях металлургической отрасли.
Научная новизна исследования состоит в следующем: на основе комплексного анализа структуры информационного обеспечения системы подготовки и принятия управленческих решений в производственной организации обоснована необходимость разработки механизмов раскодирования и интерпретации финансовой информации как специфического ресурса, обладающего только ему присущими характеристиками;
выявлены основные источники формирования и каналы перераспределения финансовой информации в производственной организации, обусловленные ее экономическим и организационным
содержанием и установлены закономерности доминирующие в этих процессах;
дана оценка эффективности различных форм трансформации финансовой информации в управленческие решения применительно к особенностям осуществления производственной и хозяйственной деятельности, установлены линии взаимосвязи структуры бюджетирования и организационной структуры предприятия;
обоснованы приоритеты в сопряжении финансовой и организационно-распорядительной информации применительно к различным уровням подготовки и принятия управленческих решений;
по результатам социологического исследования дана оценка состояния и проблем информационного обеспечения управленческого процесса на примере предприятий металлургической отрасли, что позволило определить объективные и субъективные факторы, детерминирующие содержание и структуру организационной модели трансформации финансовой информации в управленческие решения;
разработана теоретическая модель оптимизации использования ресурсов финансовой информации, обеспечивающая создание интегрированной системы информационного обеспечения принятия решений в производственной организации.
Положения, выносимые на защиту:
Продолжающаяся, в силу усложнения характера и расширения масштабов
применения, специализация управленческой и финансовой
профессиональной деятельности становится четко выраженной тенденцией на современном этапе организации деятельности хозяйствующих субъектов. Эта тенденция реализуется на всех уровнях организационной структуры предприятия и наиболее ярко проявляется в механизме и процедурах подготовки и принятия управленческих решений. Одновременно растет взаимозависимость и взаимообусловленность финансовой и организационно-распорядительной информации как базовых информационных ресурсов.
Для движения информации, реализуемой в формальных коммуникациях характерны разнообразные и зачастую разнонаправленные процессы. Эта проблема решается посредством жесткой привязки коммуникаций к организационной структуре предприятия, ее функциональной и иерархической конструкции. Одновременно, степень достоверности, своевременности, полноты и рациональности информационных потоков можно рассматривать как оценочный критерий эффективности построения организационной структуры.
В качестве возможного структурного решения проблемы масштабного включения финансовой информации в процесс принятия управленческих решений необходимо рассматривать формирование Центров финансовой ответственности. Наложение их структуры на общеорганизационную структуру распределения функций, полномочий и ответственности позволяет обеспечить согласованность как плановой так и контрольной деятельности.
В основу теоретической конструкции организационной модели трансформации финансовой информации в управленческие решения заложены объективные закономерности обращения информации, находящие свое отражение в соответствующих ее источниках и содержании. Основной характеристикой механизма трансформации является возможность интерпретации финансовых показателей на основе общеорганизационной системы целеполагания.
Проведенное социологическое исследование позволяет установить ряд проблем обращения финансовой информации в современной хозяйственной практике. К ним относятся:
рассогласованность потоков информации, востребованной в процессе принятия решений, финансового и организационно-распорядительного характера, обусловленная различиями в источниках формирования и содержательных показателях;
сохранение противоречия между различными типами управленческих решений, в первую очередь, плановых - финансовых, производственных, кадровых, сбытовых и т.д.;
отсутствие оптимального соотношения централизации и децентрализации управления информационными потоками;
недостаточная согласованность критериальных показателей при выработке решений, касающихся единой стратегии и стратегических целей предприятия, учитывающих необходимость объединения финансовой, производственной, снабженческо-сбытовой и других видов деятельности предприятия.
Ключевую роль в оптимизации модели трансформации финансовой информации в управленческое решение играет согласованность всех элементов высшего уровня руководства предприятия как основных пользователей информации стратегического характера. Для пользователей среднего и низового уровня финансовая информация может доводиться в виде плановых показателей и стандартов для осуществления контроля.
Теоретическая и практическая значимость работы. Результаты диссертационного исследования позволяют углубить теоретические представления об информационном обеспечении управленческой деятельности в предметной области социологии управления, что создает предпосылки для выявления наиболее эффективных и адекватных современным условиям форм управления производственными организациями. В практическом аспекте, основные выводы, обоснованные в работе, могут быть использованы при разработке структуры информационного обеспечения управленческого процесса как для вновь создаваемых предприятий, так и для совершенствования систем управления на уже действующих производствах.
Отдельные теоретические положения и выводы диссертационного исследования представляют интерес для преподавания в высших учебных заведениях курсов «Социология управления», «Теория организации», «Теория управления», подготовки методических и учебных пособий и для консультационной деятельности.
Апробация результатов исследования. Основные положения диссертационного исследования докладывались на заседаниях кафедры
социологии управления ФГОУ ВПО «Волгоградская академия государственной службы», региональных и межвузовских конференциях. Практические рекомендации, представленные в диссертации, использованы при реструктуризации системы управления ЗАО «Фроловский электросталеплавильный завод», ОАО «Волгоградский трубный завод ВЭСТ-МД», ОАО «Ростовский Электрометаллургический Заводь».
По теме диссертации опубликовано 4 научные статьи общим объемом 1,7 п.л.
Сущность управленческой информации, структура формирования и обращения
Многоаспектность понятия информации обусловила тот факт, что она стала объектом изучения разных научных дисциплин. Так, Макс Вебер определял движение информации как форму социальной активности, которая связана с субъективным сознанием и имеет отношение к мыслям, чувствам и поступкам других.1 Возникновение менеджмента как науки привело к необходимости определения места информации в процессе управления. Длительное время «классическая» школа в теории управления считала информационную функцию одним из аспектов контроля, рассматривая иерархические вертикальные каналы передачи приказов и отчетов. Позже возникает трактовка информации как «агрегированной психологии» в попытке отыскать закономерности общения и связей между индивидами (либо группами) исходя из особенностей человеческой психики.
В любом случае, информация и ее движение, будучи социальными явлениями, тесно связаны с организационной структурой. Так, Ч. Барнард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации информация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью совпадают со средствами коммуникации.
Очевидно, что менеджмент в полной мере зависим от степени объективности, полноты и своевременности получения информации, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью разнообразных методов и технических средств. Одновременно возникает объективная необходимость в процедурах интерпретации информации, позволяющих осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях.
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Соответственно, суть управленческой информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность значимых для управления событий. Информация в менеджменте — сумма необходимых, воспринятых и осознанных сведений, достаточных для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных вариантов решений, из которых возможен выбор оптимального управленческого решения.
Состав, содержание и качество информации, которая вовлекается в процесс управления, играют определяющую роль в обеспечении действенности принимаемых решений. Анализ различных подходов к классификации источников информации позволяет выделить три основных группы ее источников - плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (стратегические, текущие, оперативные), а также внутренние нормативные материалы, определяющие стандарты деятельности подразделений и отдельных специалистов.
Источники информации учетного характера - это данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и управленческого учета, а также все виды отчетности, включая первичную учетную документацию. В совокупности эти источники формируют финансовую информацию, которая наиболее полно отражает хозяйственные явления, процессы и их результаты.
Своевременный и полный анализ финансовой информации в состоянии обеспечить принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Управленческий учет способствуют более оперативному, по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом, обеспечению управленческого анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые опосредованно воздействуют на управленческий процесс и принятие решений, а именно: 1) Государственная нормативно-правовая база регулирующая хозяйственную деятельность, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия. 2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации. 3) Кадровая документация, решения общих собраний коллектива или отдельных подразделений. 4) Техническая и технологическая документация. 5) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.). 6) Материалы, отражающие взаимодействия с внешними контрагентами -поставщиками, потребителями, субподрядчиками и т.д.
Экономическое и организационное содержание финансовой информации
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения - фонда заработной платы - коммунальных услуг - стоимости программного обеспечения - расходов на почту - расходов на оформление договоров - расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем избежание будущего роста численности персонала уменьшение требований к обработке данных снижение стоимости обслуживания 3) Возможные нематериальные выгоды улучшение качества информации повышение производительности улучшение и ускорение обслуживания новые производственные мощности более уверенные решения улучшение контроля уменьшение просроченных платежей полное использование программного обеспечения Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того, кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого, в первую очередь, зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке,
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: - краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; - удовлетворение потребностей конкретных управляющих; - точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Структурные решения проблемы трансформации финансовой информации
В контексте рассмотренных выше закономерностей организационного моделирования коммуникации, представляется возможным выделить структурные элементы в содержании финансовой информации, востребованные при принятии решений. Работа предприятия должна характеризоваться следующей совокупностью бизнес-заданий:
1. Производственная программа - бизнес-задание предназначено для предоставления сводного плана основного и вспомогательного производства по подразделениям. Производственная программа рассчитывается с учетом ранжирования спроса клиентов и сторонних потребителей, ранжирования предложения поставщиков и устранения дефицита сырья и материалов, определения величины предполагаемых и нормируемых складских запасов, производственных мощностей с учетом остановок производства, а также внутренней потребности предприятия в полуфабрикатах и продуктах вспомогательного производства.
2. Бюджет продаж - бизнес-задание предназначено для расчета бюджета продаж предприятия, сформированного на основе реальных возможностей и отражающего сбытовую политику предприятия по отношению к каждому клиенту. В натуральном выражении отгрузка планируется при расчете производственной программы предприятия и включает в себя объем спроса клиентов не встретивший ограничения по мощностям, возможностям закупки сырья и материалов и т.д. В стоимостном выражении отгрузка получается перемножением натурального объема на отпускные цены (без НДС) для конкретных клиентов с учетом индексов их изменения.
3. Бюджет закупки сырья и материалов - бизнес-задание предназначено для формирования плана службы материально-технического снабжения, рассчитанного на основании потребности предприятия в различных ресурсах и предложения различных поставщиков. В натуральном выражении закупка сырья и материалов формируется на стадии расчета производственной программы предприятия посредством определения потребности в сырье и материалах через нормы и выпуск продукции и/или прогноз условно-постоянных затрат, прогноз прочей реализации и сопоставления этой потребности со складскими запасами и с предложением поставщиков для выбора наиболее приоритетных и определения программы закупок (с учетом минимальной партии поставщика и возможностью опережающих закупок для устранения возникающих ограничений).
4. Бюджет закупки энергоресурсов - бизнес-задание предназначено для
формирования плана энергетической службы, рассчитанного на основании потребности предприятия в энергоресурсах на производственную программу и прочие нужды, возможностей собственного производства энергоресурсов и различных тарифов в зависимости от заявленной мощности.
5. Бюджет оплаты труда - бизнес-задание предназначено для расчета затрат на заработную плату по всем категориям персонала, а также отчислений от заработной платы.
6. Бюджет условно-постоянных расходов подразделений_- бизнес-задание предназначено для расчета общего объема условно-постоянных затрат и распределения по подразделениям для формирования себестоимости продукции.
7. Себестоимость продукции - бизнес-задание предназначено для расчета планируемой себестоимости производимой и реализуемой продукции в целях обеспечения базы для оценки рентабельности каждого продукта и прибыли от основной деятельности предприятия. Расчет себестоимости продукции происходит в несколько этапов: на первом этапе определяются прямые переменные затраты на выпуск каждого элемента по всем статьям производственной себестоимости путем произведения расходной нормы на единицу продукции каждого компонента, объема выпуска по данному элементу и цены расходования компонента со склада (цена расходования со склада усредняет цены на различные партии компонента, например купленные у разных поставщиков). Если элемент содержит полупродукт собственного производства, то стоимость полупродуктов добавляется как сумма входящих в них прямых переменных затрат. На втором этапе определяются общецеховые и общезаводские расходы и распределяются на себестоимость продукции по существующим на предприятии алгоритмам. На третьем этапе происходит уменьшение (увеличение) себестоимости продукта на величину расходов будущих периодов. На четвертом этапе распределяются коммерческие затраты на отгружаемую продукцию и рассчитывается коммерческая себестоимость, прибыль и рентабельность от каждого продукта.
8. Прогноз доходов и расходов - бизнес-задание предназначено для прогнозирования размера получаемой прибыли как разницы между доходами и расходами предприятия. Данные по доходам от основной деятельности и прочей реализации формируются при расчете бюджета продаж. Данные по доходам от внереализационной деятельности переносятся из соответствующего бизнес-прогноза и, в дополнение к этому, если предприятие ведет валютные расчеты с клиентами определяются суммы курсовых разниц. Курсовые разницы рассчитываются как произведение изменения курса валюты за период отсрочки платежа по контракту на стоимостной объем отгрузки в валюте. Данные по расходам формируются на основании затрат, относимых на себестоимость продукции, расчета налогов и затрат, финансируемых из прибыли (кроме инвестиций).
Социологическое исследование практики использования финансовой информации в управленческом процессе
Определение объекта социологического исследования, основано на том, что анализ формирования и движения финансовой информации предполагает исследование как вертикальных, так и горизонтальных коммуникационных потоков. Соответственно, объектами исследования выступили структурные подразделения, которые осуществляют формирование информационных массивов и подразделения, непосредственно причастные к процедуре подготовки управленческих решений. Такой подход позволил достаточно достоверно оценить все этапы процесса подготовки, согласования и принятия решений с учетом комплексного характера используемой информации
Исходя из целей исследования, для характеристики организационно-управленческого содержания финансовой информации были применены социологические методы экспертного опроса и анализа документов, отражающих решения стратегического и оперативного характера. Такой подход позволил обеспечить сопоставление и верификацию полученных результатов.
Исследование проводилось среди управленческого персонала «Фроловского электросталеплавильного завода», «Волгоградского трубного завода ВЭСТ-МД» и «Ростовского Электрометаллургического Завода». В общей сложности было опрошено 95 человек из числа руководителей и ведущих специалистов экономических и финансовых служб. При анализе решений использовались организационно-распорядительные документы и отчетные данные о финансово-хозяйственных результатах деятельности исследуемых предприятий.
Анализ полученных материалов проводился в двух ракурсах-направлениях: это исследование как вертикальных, так и горизонтальных коммуникационных потоков, в соответствии с вышеобозначенными критериями эффективности.
С помощью схемы предполагалось выявить барьеры на пути движения документа. Таковыми могут выступать не только те структурные подразделения, которые осуществляют экспертизу проекта, что в итоге сказывается на содержании документа, но и другие подразделения, осуществляющие лишь технические функции в отношении документа, поскольку, не влияя на содержание, эти подразделения могут приостановить движение проекта по предложенной цепочке либо замедлить его. Документ, потерявший свою актуальность, принятый несвоевременно и содержащий устаревшую, бесполезную информацию, не обеспечит оперативного и эффективного осуществления уже ненужных мероприятий.
Таким образом, процесс подготовки и согласования решений таит в себе "подводные рифы" - организационные барьеры, носящие как преднамеренный, так и ненарочный характер, но в любом случае имеющие возможность влиять на содержание и скорость принятия документа. Разработка схем, регулирующих и отражающих движение документов в организации должна свести к минимуму число структурных подразделений, число контактов с ними, вероятность задержки документа на одном из этапов подготовки и согласования проекта.
Для этого возможно перепоручить некоторые технические функции, например, приведение проекта в соответствие с требованиями по подготовке и оформлению документа, осуществляемое в настоящий момент Исполнителем, можно поручить одному из структурных подразделений, который сейчас осуществляет проверку на соответствие вышеуказанным требованиям. При этом за непосредственным Исполнителем остается подготовка проекта в содержательном, а не в оформительском, плане и согласование - по-настоящему управленческие, творческие функции.
Кроме того, данная схема не отражает самого зарождения идеи о необходимости подготавливаемого документа, момента инициации, которая может исходить как сверху, так и рождаться «в недрах» самого структурного подразделения-исполнителя. Что, в свою очередь, сказывается на содержательной стороне и скорости принятия документа.
Подготовка документа с равноправным участием нескольких заинтересованных подразделений затрудняет выбор ответственного за проект; т.к. может привести к "перетягиванию одеяла на себя" каждой из участвующих сторон, либо к уходу от ответственности. В лучшем случае эту проблему со временем решают путем создания комиссии или рабочей группы из представителей всех заинтересованных организаций. По высказыванию работников предприятий только половина подготавливаемых документов идет по стандартному маршруту. Дополнительные трудности для управленческого процесса создает территориальная разобщенность исполнителей, вовлеченных в цепочку документооборота, что приводит к необходимости использовать бумажные сопроводительные документы и службы доставки. Несвоевременное получение информации или утеря приводит к ошибкам в управлении, и как следствие, к финансовым и материальным потерям.
Для выявления особенностей и характера коммуникаций был проведен письменный опрос. В анкетировании приняли участие работники трех подразделений, различающиеся между собой численностью, статусами и выполняемыми функциями. При кажущейся разноплановости этих структурных подразделений проблемы коммуникаций, включающие психологические аспекты, связанные с адаптацией работников в коллективе, идентификацией служащими себя не только со своим подразделением, но и приведение своих рабочих функций в соответствие с целями и задачами всей организации, являются общими для всех структур, независимо от их статуса и размера.
Опрос показал, что отношения с непосредственным руководителем, перед которым считают необходимым отчитываться 80% опрошенных, а 20% -перед любым вышестоящим руководителем, заключаются в выдаче указаний относительно выполняемой служащими работы (80% опрошенных).
Кроме того, учитывая, что большинство редко высказывает предложения в отношении работы (60%), притом, что треть не удовлетворена реакцией руководителей на предложения и 40% опрошенных не сообщают своему начальству о возникающих проблемах, напрашивается мысль об отсутствии налаженной системы не только обратной связи, но и вообще эффективного взаимодействия в системе "руководитель-подчиненный». Дальнейшая разработка данного аспекта проблемы могла бы содержать анализ коммуникационного акта на этапах кодирования, передачи и декодирования, порождающих такие проблемы, как:
Плохо сформулированное сообщение (этап кодирования) - обычно в этом случае коммуникативным центром выступает руководитель. Вообще сбои на этапе кодирования информации в коммуникации руководитель-подчиненный объяснимы статусным неравенством сторон, различным словарным запасом, различным пониманием значений слов. Потери при передаче информации (искажение или расщепление). Ошибочный перевод на этапе декодирования.
Похожие диссертации на Организационная модель трансформации финансовой информации в управленческие решения
