Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Теоретические основы организации системы управления 7
1.1. Анализ существующих систем управления 8
1.2. Основные понятия и методы диагностики систем управления 22
1.3. Научные подходы к исследованию организационных и социально- экономических проблем в системе управления 37
1.4. Выводы 47
Глава 2. Диагностика системы управления 49
2.1. Выявление проблемных зон в структуре управления 52
2.2. Исследование социально-экономических интересов участников хозяйственной деятельности 63
2.3. Классификация трудовых мотиваций рабочих 7 5
Выводы 90
Глава 3. Методические основы совершенствования системы управления
3.1. Рациональная реорганизация структуры управления 93
3.2. Формирование благоприятного социально-психологического климата в коллективе 117
3.3. Оценка экономического эффекта от совершенствования систем управления 127
Заключение 139
Литература 141
Приложения 149
- Анализ существующих систем управления
- Основные понятия и методы диагностики систем управления
- Выявление проблемных зон в структуре управления
- Рациональная реорганизация структуры управления
Введение к работе
Общая характеристика работы (исследования). Затянувшийся период становления рыночных условий хозяйствования в России порождает нестабильность и неопределенность в деятельности современных предприятий. Среди факторов, сдерживающих развитие производства, следует отметить несоответствие систем управления требованиям гибкости, маневренности, быстроты реагирования.
Анализ действующих систем управления показал наличие существенных недостатков в практике работы производственных предприятий г.Новосибирска. Низкая эффективность деятельности систем управления способствует снижению общей эффективности производственно-хозяйственной деятельности промышленных предприятий.
В настоящее время проблемы диагностики систем управления приобретают особую значимость, так как принимать управленческие решения в условиях неопределенности, характерной для открытых систем, значительно сложнее, чем в закрытых системах, когда внешние факторы не оказывают решающего воздействия на процесс управления. Существующие научные разработки, позволяющие проанализировать состояние систем управления, в основном, нацелены либо на изучение внутренних проблем управления, либо на учет внешних воздействий. На этапе смены управленческой парадигмы повышается значимость стратегического развития организаций. Для эффективной реализации намеченной стратегии требуется соответствующая структура управления, однако методов оценивания.соответствия действующей системы управления существующей стратегии практически не существует.
Актуальность исследования проблем, возникающих в современных системах управления производственных предприятий, определила выбор темы данной диссертационной работы.
Цель и задачи исследования. Целью диссертационной работы является разработка научно обоснованных методов совершенствования системы управления промышленного предприятия.
Для достижения обозначенной цели были сформулированы следующие задачи:
проанализировать основные научные подходы в теории систем управления предприятием (зарубежные и отечественные) и выделить особенности развития систем управления промышленных предприятий на современном этапе;
сформулировать концепцию исследования для анализа проблемных зон в системах управления предприятий;
разработать комплекс методов, направленных на совершенствование систем управления предприятий;
на основе разработанных методов предложить методические рекомендации по совершенствованию систем управления обследованных предприятий;
апробировать предложенные методические положения и методы рационализации систем управления на промышленных предприятиях г.Новосибирска.
Объект исследования - системы управления промышленных предприятий г. Новосибирска.
Предмет исследования - процессы рационализации систем управления промышленных предприятий в современных условиях.
Теоретической и методологической основой исследования послужили фундаментальные концепции, представленные в классических и современных трудах отечественных и зарубежных ученых, принципы системности и комплексности, законодательные акты органов государственной власти.
В процессе сбора, обработки, анализа материалов исследования использованы методы системного, сравнительного, структурно-функционального и логического анализа, социологические опросы, мето-
ды экспертных оценок, анкетирование, тестирование и приемы общего экономического анализа.
Проблемы исследования систем управления представлены в научных трудах А.И.Герта, М.Г.Карпунина, Б.И.Майданчика, В.Д.Марковой, Н.К.Моисеевой, В.В.Титова, Е.А.Соломенниковой, М.Альберта, М.Вебера, П.Друкера, М.Х.Мескона, Я.Мондена, А.Морита, У.Оучи, Ф.Тейлора, А.Файоля, Ф.Хедоури, А.Чандлера, Г.Эмерсона и др.
Проблемы трудовой мотивации отражены в работах В.И.Герчикова, Д.А.Кикнадзе, В.И.Ковалева, Е.С.Кузьмина, Ю.М.Орлова, П.В.Симонова, Х.Хекхаузена, Ш.Н.Чхартишвили, П.МЛкобсона, К.Альдерфера, Э.Мэйо, Ф.Герцберга, В.Врума, Г.Минцберга, А.Маслоу, Д.МакКлелланда и др.
Социально-экономические проблемы организации труда представлены в исследованиях Ф.М.Бородкина, В.В.Бронштейна, Б.М.Генкина, Л.Л.Калачевой, А.Д.Колобова, Ю.Д.Красовского, Р.Л.Кричевского и др.
В настоящее время вопросы организации процесса управления в открытых системах являются сравнительно новыми для российской науки и практики управления.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в следующем:
на основе теоретического анализа выделены особенности развития современных систем управления производственных предприятий;
сформулирована концепция исследования системы управления предприятия в современных условиях;
предложена модель диагностики системы управления;
проанализированы социально-экономические интересы участников хозяйственной деятельности (собственников, управляющих и работников);
разработана методика рационализации организационных процессов управления в соответствии с существующей стратегией развития организации;
предложены методические подходы к проведению диагностики конфликтов в системе управления предприятием;
предложена классификация работников в зависимости от их трудовой мотивации, на основе чего разработаны новые подходы к определению эффективных рабочих групп.
Практическая значимость результатов исследования заключается в возможности использования предлагаемых методических подходов и инструментов для совершенствования современных систем управления промышленных предприятий. Подтверждением практической значимости и апробации результатов работы служат акты внедрения, полученные от ООО "Стройинтерьер" (от 17.06.98 №48), ОАО "Информсервис" (от 15.12.98 №25), ОАО "Хлебокомбинат Восход" (от 19.07.99 №230).
Апробация результатов исследования. Основные результаты диссертационной работы докладывались на XXXV Международной научной студенческой конференции "Студент и научно-технический прогресс" в 1997г. Теоретические разработки нашли отражение в учебных программах по курсу "Менеджмент" в НГТУ.
Публикации. По теме диссертации опубликовано 5 печатных работ общим объемом 2,85 печ.л.
Объем и структура диссертации. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, включающего 171 наименование, и 14 приложений; содержит 172 страницы печатного текста, 22 таблицы, 19 рисунков.
Анализ существующих систем управления
Технократические иллюзии в управлении в начале века наиболее четкое вьфажение получили в концепциях "научного управления" Ф.Тейлора [168], "идеальной бюрократии" М.Вебера [171], "науки администрирования" А.Файоля[138].
В настоящее время представляются наиболее заметными две новые тенденции. Во-первых, это интернационализация менеджмента, коллективное осмысление новых реальностей, порождаемое углубленным международным разделением труда, возрастанием конкуренции и взаимозависимоста в мировой экономике, развитием транснациональных корпораций, созданием международных систем информации, других структур интегрального свойства. Во-вторых, особенность последних лет - все большее стремление к здравому смыслу, простейшим истинам, хорошо воспринимаемым рецептам, доступным для понимания многих.
В истории развития менеджмента Т.Питере и Р.Уотермен выделяют четыре основных этапа, представленные на рис. 1 [79, с. 131] М.Х.Мескон [65] выделяет четыре направления развития западного менеджмента. На рис.2 представлены основные управленческие школы и подходы, соответственно этим направлениям.
Все описанные управленческие школы и подходы оказывали значительное влияние на существующие системы управления.
В настоящее время следует отметить резкое возрастание информатизации общества. Как следствие, возрастают требования, предъявляемые руководителями-практиками к рецептам ученых-теоретиков менеджмента. На сегодняшний день важнейшим фактором успеха становится рационализация процессов производства и управления с целью наиболее оптимального использования имеющихся ресурсов для организации максимально эффективной производственно-хозяйственной деятельности. Решение практически всех внутренних проблем менеджмента во многом зависит от системы управления. Эффективная система управления обеспечивает максимальное выполнение заданных целей с наименьшими затратами вовлекаемых ресурсов.
В качестве наиболее развитых теорий организационного управления следует отметить американский и японский менеджмент.
Отличительными чертами, характеризующими типично американскую систему управления, являются узкая специализация и высокий уровень профессионализма, отсутствие перемещений из подразделения в подразделение. Краткосрочная занятость и индивидуализм способствуют выработке соответствующего типа поведения, направленного на достижение личных результатов. Культивируется обособленность и персональная ответственность за порученный участок работы. В США распространено довольно быстрое продвижение по службе, при этом строго формализованы структура организации и процедуры контроля, господствуют формальные отношения с подчиненными. По мнению видного теоретика и практика-менеджера Уильяма Оучи: "Американцы считают, что добиваться единого мнения при принятии решений - это все равно, что принимать решение о производстве верблюдов, когда нужны лошади"[27, с.5].
Среди особенностей американского менеджмента, следует отметить многообразие количественных методов оценки эффективности деятельности. Основы американского менеджмента: управление по целям; анализ по критерию "затраты-выход"; программированное планирование и оценка; предполагают высокий уровень развития экономико-математического аппарата для обработки результатов. "В нынешней Америке 50% крупнейших компаний осуществляют функцию планирования на базе математической модели развития США и мировой экономики в целом... многие менеджеры едины во мнении, что управляемое изменение - центральная задача менеджмента в настоящем и ближайшем будущем" [29, с.204].
С точки зрения важности для практической деятельности, большое признание на Западе получили семь следующих элементов управления: стратегии, структуры, системы и процедуры работы (закрепленные в соответствующих инструкциях), стиль, состав персонала, сумма навыков и, наконец, совместно разделяемые (общие для персонала) ценности. Название каждого из этих элементов начинается с буквы "С" и все они взаимосвязаны. Схема взаимодействия этих элементов между собой, представленная на рис.3, получила известность как схема "7-С" консультативной фирмы "Маккинси".
Основные понятия и методы диагностики систем управления
Развитие науки вообще, и менеджмента в частности, привело к возникновению таких понятий как большие и сложные системы со своими специфическими проблемами. Необходимость решения этих проблем порождает появление множества приемов, методов, подходов, которые, постепенно накапливаясь, развивались, обобщались, образуя определенную технологию преодоления количественных и качественных сложностей. "В начале 80-х годов уже стало очевидным, что все...теоретические и прикладные дисциплины образуют как бы единый поток, "системное движение". Системность стала не только теоретической категорией, но и осознанным аспектом практической деятельности" [78,с.5].
Центральной концепцией теории систем, кибернетики, системного подхода, всей системо логии является понятие системы. Многие авторы анализировали это понятие, развивали определения системы до различной степени формализации. Например, в [112] собрано тридцать пять различных определений системы. В целом система управления как объект исследования - это совокупность взаимосвязанных элементов управления, объединенных общей целью, то есть "система есть средство достижения цели" [78,с.68]. Описывая необходимые свойства системы управления, отмечают однородность, взаимозависимость элементов, адаптивность, целостность, функциональность, надежность, устойчивость.
В России идеи научного управления в условиях социалистического общественного строя развивали А.А.Богданов, Н.А.Витке, А.К.Гастев, О.А.Ерманский, Е.Ф.Розмирович, Л.Л.Калачева, Бородкин Ф.М., Герчи-ков В.И. Основными разработками периода "социализма" являлись обоснования принципов управления (НОТ), учитывающих такие особенности социалистической системы хозяйствования, как централизация и прямое управление деятельностью предприятий со стороны государственных органов. С учетом этих принципов разрабатывались подходы к формированию структур и процессов управления на всех предприятиях бывшего СССР.
В рамках новой парадигмы управления основные принципы социалистического управления за исключением политических аспектов не потеряли своей актуальности и по сей день. Принципы демократического централизма, единоначалия и коллегиальности, отраслевой и территориальный подходы, материальное и моральное стимулирование, экономичность и эффективность, преемственность решений соответствуют требованиям современной парадигмы управления. Понимание предприятия как открытой системы находит отражение в перечисленных принципах.
Общие представления о предприятии как открытой системе, представляющие собой новую парадигму управления, являются неотъемлемой чертой современного общества, когда глобализация и интеграция мировой экономики становится заметной тенденцией общественного развития.
Сравнительная характеристика основных положений концепций менеджмента, рассматривающих предприятие, соответственно, как закрытую и открытую систему, представлена в таблице 5.
Для анализа различных воздействий на предприятие, представляющее собой открытую систему, принимаются общие термины: "внешние" воздействия со стороны окружающей среды и "внутренние" изменения под действием определенного способа управления. Общая схема предприятия под воздействием "внешних" и "внутренних" изменений изображена на рис.4. В предлагаемой схеме отражены основные блоки управленческого воздействия в виде внутренних переменных системы управления, за счет которых руководство может адаптировать деятельность организации к внешним изменениям.
Как было отмечено ранее, управление предприятиями в условиях рыночной экономики значительно сложнее, чем в командно-административной системе. Это связано как с расширением их прав и ответственности, так и с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям в окружающей среде. Возникают цели и задачи, ранее не относившиеся к компетенции руководства предприятия. Меняются организационно-правовые формы предприятий. В настоящее время сам термин "предприятие" в соответствии с Гражданским Кодексом применяется только для государственных предприятий, а для рыночных хозяйствующих субъектов существуют другие формы организаций. Для коммерческих организаций (основная цель деятельности которых - извлечение прибыли) это: - хозяйственные товарищества (объединения лиц, требующие непосредственного участия учредителей в предпринимательской деятельности); - хозяйственные общества (объединения капиталов, не требующие непосредственного участия учредителей в предпринимательской деятельности, но предполагающие наличие специального органа управления); - акционерные общества (открытые и закрытые) [ст.96-104 ГК РФ]; - производственные кооперативы (характеризуются личным участием членов-пайщиков в труде и в управлении по принципу "один пайщик - один голос", распределение доходов производится с учетом характера и степени трудового участия каждого члена-пайщика) [СТ.107-112ГКРФ]; - государственные и муниципальные унитарные предприятия [ст. 113-115ГКРФ].
Выявление проблемных зон в структуре управления
Проблемные зоны в системе управления - это участки (подразделения), деятельность которых недостаточно эффективна с точки зрения стратегии развития организации. Снижение эффективности работы отдельного подразделения оказывает влияние на общую эффективность деятельности системы управления, снижая качество ее работы. Наличие проблемных зон неизбежно приводит к потере управляемости объекта управления, в таком случае система управления работает неэффективно. Основным недостатком практически любого алгоритма диагностики систем управления является невозможность полной детализации и описания всех необходимых функций и параметров системы. Любая система управления базируется на представлениях руководства о целях и задачах предприятия. Для учета этих представлений автором предлагается использовать идею метода ПАТТЕРН [25, с.44-54], его название происходит от английского Planning Assistance Through Technical Evaluation of Relevance Numbers (обоснование планирования с использованием техники присвоения коэффициентов относительной важности). Обычно при использовании данного метода достигается увязка отдельных целей с действиями, которые необходимо предпринять в настоящее время. Для анализа проблемных зон в системе управления автором предлагается следующий алгоритм действий. Для примера рассмотрим предприятие "Заря", занимающееся производством напитков (рис.8). 1. Наметить стратегию развития предприятия. Составить перечень необходимых функций системы управления для заданного предприятия, моделирующих его в соответствии с намеченной стратегией развития, определить их значимость и соподчиненность (см.рис.9). По каждой необходимой функции оценить значимость вклада і-го подразделения по коэффициентам относительной ответственности. Для этого провести ранжирование необходимых функций с точки зрения значимости осуществления определенной функции для достижения общей цели организации. Обозначим удельный вес значимости функций через су. Вводится нормировочное условие Ранжирование производится в соответствии с намеченной стратегией развития организации. Например, в рассматриваемом примере, функциям планирования присвоим q = 0,2, а оперативным функциям сц = 0,1. Итого 0,2 2+0,1 6=1 Затем следует проставить коэффициенты относительной ответственности каждого подразделения системы управления. Коэффициенты относительной ответственности определяют значимость вклада і-го отдела в обеспечение j-той функции системы управления. Обозначим коэффициенты относительной ответственности через Вводится второе нормировочное условие Коэффициент относительной ответственности показывает значимость подразделения в системе управления по обозначенной функции. Для пояснения смысла коэффициентов относительной ответственности рассмотрим пример, представленный в таблице 11. Коэффициенты относительной ответственности проставлены на пересечении строки j-той функции и столбца 1-го подразделения. "Высшими" управляющими проводится экспертная оценка значимости і-го подразделения в осуществлении j-той функции на основе представлений о требуемой системе управления конкретной организации. В качестве экспертов выступают высшие управляющие, которые непосредственно разрабатывают стратегию развития предприятия, так как именно они несут ответственность за правильность определения приоритетов развития организации.
Рациональная реорганизация структуры управления
Рациональной является структура управления, в которой при наименьших затратах усилий достигается максимальный эффект деятельности, то есть заданные цели реализуются эффективно. Таким образом, для рациональной структуры управления характерно оптимальное количество отделов и служб в системе управления, достаточных для осуществления эффективного процесса управления. Представленная в главе 2 методика анализа организационной структуры позволяет определить излишние функции, выполняемые подразделениями. После этого появляется возможность реорганизовать структуру управления с учетом выявленных недостатков. Для избавления от излишних функций следует выделить реально необходимые бизнес процессы. Отличительной чертой бизнес процесса является участие в нем нескольких функциональных подразделений. На макроуровне (для предприятия во внешней среде) типичные бизнес процессы включают в себя материально-техническое снабжение, сбыт, расчеты с поставщиками и потребителями. Макропроцесс может быть разбит на субпроцессы, которые можно описать более детально, но принципиально важно то, что бизнес процесс - это поток работы от одного подразделения к другому (от одного специалиста к другому). Широта описания бизнес процесса не имеет принципиального значения, так как каждая конкретная организация в определенной ситуации описывает реальные потоки работы, характерные для этой организации. Основное условие - бизнес процесс должен быть представлен полностью, никакие этапы, необходимые для его осуществления, не должны быть упущены. Единственная цель бизнес процесса - удовлетворение потребностей клиентов, в том числе: первичных (тех, которые получают первичную продукцию, услугу, информацию); вторичных (которые находятся вне данного бизнес процесса и получают вторичные продукты, услуги, информацию); косвенных (которые не получают первичный выход - результат бизнес процесса, но являются следующими в цепочке, поэтому запоздалый по времени или некачественный выход отразится на их деятельности); внешних (которые получают выход - результат процесса, агенты, розничные продавцы, торговые организации, заказчики и т.п.); внешних косвенных (которые получают вторичный выход бизнес процесса - конечные потребители продукции, услуг, информации).
Следует отметить, что в терминах бизнес процесса клиентами являются все участники этого процесса, в том числе сами подразделения системы управления, между которыми осуществляется движение потока работ.
Потенциальные преимущества управления бизнес процессами заключаются в том, что работа становится более эффективной, поскольку переходит от одного специалиста к другому, от одного подразделения к другому с меньшим количеством ошибок и задержек, а требования клиентов удовлетворяются с первого раза и вовремя.
При определении ключевых бизнес процессов необходимо обращать внимание на то, что каждый процесс должен четко выделяться - иметь начало и конец, быть измеряемым и управляемым.
Общая методика рационализации структуры управления, по мнению автора, сводится к выполнению следующих основных шагов (этапов). 1. Определить стратегические направления развития предприятия. а) сформулировать миссию организации, философию бизнеса; б) выделить основные первоочередные цели, достижение которых соответствует осуществлению миссии. 2. Сформулировать основные проблемы, мешающие реализации намеченных целей. 3. Наметить основные задачи, решение которых способствует снятию обозначенных проблем (составить перечень необходимых функций системы управления); 4. Проранжировать функции системы управления по степени важности для достижения основных первоочередных целей. 5. В соответствии с намеченным перечнем функций системы управления разработать программу рационализации организационной структуры. Для этого проделать следующие процедуры: а) по таблицам взаимосвязей (см. таблицу 20) выявить реальные бизнес процессы, существующие на предприятии; б) осуществить ранжирование бизнес процессов: - выделить основные (ключевые), без которых деятельность предприятия невозможна; - определить вспомогательные, без которых основные (ключевые) будут работать неэффективно; - обозначить излишние (дублирующие, оторванные - замкнутые в пределах одного подразделения, не соответствующие "идеальному" дереву целей и т.п.), существование которых мешает эффективной деятельности организации в целом. 6. В соответствии с намеченными бизнес процессами пересмотреть существующую структуру управления, чтобы максимально облегчить прохождение всех бизнес процессов в системе управления. 7. В "новой" организационной структуре оценить каждое подразделение по методике, изложенной в 2.1 главы .
На предприятии А рационализация структуры управления привела к упрощению организационной структуры за счет исключения подразделений, не принимающих участия в реальной работе предприятия.
Миссия организации сформулирована в общих чертах девизом: "Качество, Оперативность, Эффективность". В соответствии с этим девизом философия бизнеса сводится к оперативному удовлетворению потребностей клиентов качественной продукцией за счет максимальной эффективности деятельности предприятия. Первоочередной целью, соответственно, является стремление к максимально эффективной работе (с наименьшими затратами - наилучший результат). Сопоставление желаемого и действительного состояния (см. рис.15 и 16) позволило составить перечень необходимых функций системы управления предприятия А. Ранжирование функций представлено удельными весами (см. таблицу 18). Соответственно обозначенным функциям с учетом реальных взаимосвязей между подразделениями (таблица 20) определены бизнес процессы (рис.17), из них основными являются - 1, 2, 5, 9; вспомогательными - 3, 4, 6, 7, 10; излишние исключены при обработке. В таблице 19 представлена оценка трудоемкости и экспертная оценка выполняемых функций системы управления предприятия А. Принятая шкала оценок определена управляющими (экспертами) как наиболее отвечающая их представлениям о требуемой системе управления.
