Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Методические основы отбора информации для принятия управленческих решений 9
1.1. Особенности отбора информации в современных условиях 9
1.2. Концептуальные положения отбора информации, уместной для принятия управленческих решений 24
1.3. Основные направления совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений 44
Глава 2. Механизм отбора уместной информации для принятия управленческих решений 55
2.1. Принципы построения механизма отбора уместной информации 55
2.2. Модель формирования уместной информации для принятия управленческих решений 71
Глава 3. Эффективность совершенствования механизма отбора уместной информации 87
3.1. Оценка уместности информации для принятия конкретных управленческих решений 87
3.2. Методика определения влияния уместной информации на эффективность управленческих решений. 97
Заключение 106
Литература 114
Приложения 126
- Особенности отбора информации в современных условиях
- Концептуальные положения отбора информации, уместной для принятия управленческих решений
- Принципы построения механизма отбора уместной информации
- Оценка уместности информации для принятия конкретных управленческих решений
Введение к работе
АКТУАЛЬНОСТЬ ТЕМЫ ИССЛЕДОВАНИЯ. Совершенствование организации управления является одной из важных проблем современной экономики. Существенную ключевую роль при этом играет экономическая информация. Каждый вид управленческих решений: стратегические, тактические, оперативные, предъявляет определенные требования к информационному обеспечению как по объему, так и по качеству. Дефицит информации, необходимой по объему и качеству для принятия управленческих решений, приводит к состоянию, когда организации не только не могут приспосабливаться к происходящим изменениям в экономике, но даже решать текущие задачи. Именно такая ситуация наблюдается на многих российских предприятиях.
Интеграция и усложнение экономических связей, необходимость повышения действенности и ускорения процессов управления в условиях конкуренции требуют новых подходов к сбору, обработке и представлению информации для выработки эффективных управленческих решений. Ныне формирование экономической информации характеризуется многовариантной методологической основой и необходимостью учитывать меняющиеся условия внешней среды, сложность макроэкономических процессов и важность их учета при осуществлении хозяйственных операций, наличие разнообразных методик анализа при выборе вариантов управленческих решений.
Существующее противоречие между сложившейся системой информационного обеспечения управленческих решений и несоответствием ее предъявляемым к ней в настоящее время требованиям, свидетельствуют об актуальности темы исследования.
Изучение СТЕПЕНИ РАЗРАБОТАННОСТИ ПРОБЛЕМЫ показало, что значительная часть научных исследований посвящена вопросам упорядочения информационных потоков (Р.А. Белоусов, Ю.П. Васильев. А.Г. Куликов, А.А. Модин, Г.В. Уварова), определения роли, места, значимости информации в
принятии управленческих решений (Д. Мидлтон, Я.Р. Рельян, Э.А. Смирнов, СИ. Татур, Дж. Фостер, И.Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк), измерения объема информации, содержащейся в документах (А.А. Модин, Ю.И. Черняк), ее классификации и целевой направленности (Е.З. Майминос, Л.Н. Полковский, Р.А. Фатхудинов, А.А. Шапошников), качества информации (В.Л. Бройдо, В.В. Ковалев, В.Д. Новодворский, А.Н. Хорин), а также подхода к формированию информационной базы системы управления (Ф.П. Васин, В.Б. Ивашкевич, В.Ф. Палий, В.В. Палий, М.З. Пизенгольц).
Вместе с тем, еще недостаточно исследованы вопросы, посвященные современным особенностям отбора информации. Нет единства в подходах, терминах, определяющих ее количество и качество, отсутствует комплексная (интегрированная) характеристика, что не позволяет полнее оценивать необходимую для принятии управленческих решений информацию.
Отмеченное предопределило выбор темы, постановку цели и задач, структуру и логику исследования.
ЦЕЛЬ ИССЛЕДОВАНИЯ состоит в выявлении особенностей и разработке рекомендаций по отбору уместной для принятия управленческих решений информации.
В соответствии с поставленной целью исследования определены следующие задачи:
выявить особенности, обобщить требования и определить основные направления совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях;
уточнить сущность понятия "уместная информация" и раскрыть содержание ее признаков;
-- сформулировать . концептуальные положения формирования механизма отбора уместной информации;
разработать модель формирования информационной базы отбора уместной информации для принятия управленческих решений;
разработать методику оценки влияния уместности информации на
эффективность управленческих решений.
ОБЛАСТЬ ИССЛЕДОВАНИЯ 15.13. - инструменты и методы менеджмента промышленных предприятий, отраслей и комплексов.
ПРЕДМЕТОМ ИССЛЕДОВАНИЯ выступает информационная база, как инструмент эффективного управления промышленным предприятием.
ОБЪЕКТОМ ИССЛЕДОВАНИЯ являются предприятия
промышленности.
ТЕОРЕТИЧЕСКУЮ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКУЮ БАЗУ исследования составляют законодательные и нормативные акты, регламентирующие хозяйственную деятельность организаций, методические документы, труды отечественных и зарубежных специалистов, посвященные вопросам информационного обеспечения процесса управления.
ЭМПИРИЧЕСКОЙ БАЗОЙ обеспечения доказательности теоретических положений, достоверности выводов и рекомендаций стали материалы обследований, проведенных автором на ряде промышленных предприятий Челябинской области (ОАО "Челябинский механический завод", ОАО "Челябинский тракторный завод", арендное предприятие "Челябинский электроремонтный завод", ОАО "Челябинский электрометаллургический завод", ОАО "Станкомаш", ОАО "Челябинский кузнечно-прессовый завод", ОАО "Уральский автомобильный завод").
В процессе исследования получены следующие НАУЧНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ:
выявлены особенности, обобщены требования и определены основные направления совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях;
уточнена сущность понятия "уместная информация" и раскрыто, содержание ее признаков;
сформулированы концептуальные положения формирования механизма отбора уместной информации;
разработана модель формирования информационной базы отбора
уместной информации для принятия управленческих решений;
* - разработана методика оценки влияния уместности информации на
эффективность управленческих решений.
НАУЧНАЯ НОВИЗНА РЕЗУЛЬТАТОВ исследования заключается в следующем:
- в выявленном составе особенностей, обобщенной совокупности
требований и в предложенных основных направлениях совершенствования
отбора информации для принятия управленческих решений, которые
ф позволяют полнее учитывать необходимые аспекты отбора информации в
современных условиях;
в уточненном понятии "уместная информация" с точки зрения его комплексности, учитывающем как количественные, так и качественные признаки информации, выступающие основой ее отбора для принятия эффективных управленческих решений;
в составе и содержании концептуальных положений формирования
* механизма отбора уместной информации, охватывающих потребность в ней,
выбор критериев соответствия, выявление взаимосвязей между ними,
определение порядка отбора информации согласно критериям, что позволяет
обеспечить адресность, своевременность и обоснованность управленческих
решений;
- в построенной модели формирования информационной базы
принятия управленческих решений, основанной на концептуальных
щ положениях механизма отбора информации, которая отличается от известных в
литературе возможностью создания единого информационного пространства для отбора уместной информации;
- в предложенной системе оценки признаков уместности информации,
являющейся ориентиром при формировании внутренних документов,
содержащих информацию, минимально достаточную по качеству и объему, для
принятия эффективных управленческих решений.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ результатов
исследования. Теоретическое значение полученных результатов заключается во введении в научный оборот определения комплексного понятия "уместная информация" и в предложениях по совершенствованию механизма отбора уместной информации, расширяющих теоретические представления об отборе информации для принятия эффективных управленческих решений.
Практическая значимость научных результатов исследования состоит в том, что их направленность на совершенствование механизма отбора информации создает возможность востребования уместной информации, снижения трудоемкости процесса принятия управленческих решений, повышения их обоснованности и эффективности, а также согласования экономического и учетного подходов в расчете и оценке показателей, используемых не только при составлении отчетности по российским и международным стандартам, но и при выработке решений оперативного, тактического и стратегического характера.
АПРОБАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ. Основные положения диссертации докладывались и обсуждались на:
Республиканской научно-практической конференции "Россия на пути реформ: механизмы интеграции современного общества" (Челябинск, 1999);
Научно-практической конференции "Социально-экономическое развитие региона: проблемы и решения" (Челябинск, 1999)
Региональной научно-практической конференции "О стратегии развития миллионного города" (Челябинск, 2000);
Межвузовой научно-методической конференции, посвященной 70-летию ВЗФЭИ (Челябинск, 2000);
Всероссийской научно-практической конференции "Россия на пути реформ: подводя итоги XX столетия" (Челябинск, 2001);
Научно-практической конференции "Проблема устойчивого развития общества переходного периода на рубеже веков" (Челябинск, 2001);
7. Межвузовой научно-практической конференции "Финансово-
кредитная и социально-экономическая политика в регионе" (Челябинск, 2001);
8. Научных семинарах и чтении учебных дисциплин на кафедрах экономического факультета ЧелГУ.
ПУБЛИКАЦИИ. По теме диссертации опубликовано 6 печатных работ и 2 работы приняты к печати, общим объемом 4,3 п.л. авторского текста, в которых содержатся основные положения настоящего исследования.
СТРУКТУРА И ОБЪЕМ РАБОТЫ. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и 10 приложений. Исследование выполнено на 125 страницах основного текста и содержит 20 рис, 18 табл. Список литературы включает 159 источников, из них 7 на иностранном языке.
Особенности отбора информации в современных условиях
При организации рационального управления важное место занимает информация. В научной литературе высказываются различные точки зрения о сущности понятия "информация".
Слово "информация" в широком и общем смысле означает разъяснение, осведомление, изложение. Под информацией понимаются все те сведения, которые уменьшают степень неопределенности знания о конкретном объекте [9]. Информация есть обозначение некоторой формы связей или зависимостей объектов, явлений, мыслительных процессов [35].
У.Дж. Мартин [73] в начале прошлого века писал: "Информация превратилась в талисман, символ политического влияния и экономического процветания... С экономической точки зрения информация уже стала фактором такой кардинальной значимости, что с уверенностью можно прогнозировать: к концу нынешнего столетия в развитых странах утвердится "информационная экономика"". Говоря о связи машин и всего живого, Н. Винер определял информацию как обозначение содержания, полученного из внешнего мира [29]. Л. Бриллюэн, рассматривая информацию с теоретической точки зрения, считал, что информация - отрицание энтропии [29], а К. Шенон понимал под данным термином коммуникации, связь, в процессе которой устраняется неопределенность [29].
С философских позиций информация есть отражение реального мира, это сведения, которые один реальный объект содержит о другом реальном объекте [143]. Каждое из этих определений является закономерным в контексте соответствующей задачи исследования.
Таким образом, исследователи формулируют по термину "информация" различные определения в зависимости от области, в которой ведутся научные изыскания, и от класса задач, для которых вводится понятие "информация".
Поскольку предметом исследования в данной работе, является информация в сфере экономических отношений, то возникает необходимость определить используемое понятие "экономическая информация".
Экономическая информация, по мнению ряда авторов [10, 21, 29], возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности и обычно используется для управления этой деятельностью. Для экономической информации, как справедливо отмечают авторы, характерны большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленных временных пределах, значительный удельный вес логических операций по ее обработке и сравнительно несложные математические расчеты для получения многих видов результатной информации.
По мнению Ю.И. Черняка [143], под экономической информацией следует понимать: сведения, знания наблюдателя об экономическом объекте; наличие связи между элементами экономической системы (внутренняя информация системы); сообщения, которые циркулируют в экономической системе, которыми она обменивается со средой или с другими равноценными экономическими системами; некоторые общепризнанные знания, сведения, правила и обычаи, которыми руководствуются люди и коллективы в своей производственно-экономической деятельности. Совокупность сообщений о реальных экономических событиях и фактах, не соотнесенная с возможностями их использования, обычно называют "экономическими данными". Но если решается определенная задача управления, то сообщения, переданные с помощью данных, которые непосредственно полезны в решении задачи, будут рассматриваться нами ісак информация. (Классификация экономической информации представлена в приложении 1).
Таким образом, экономической информацией в работе считаются сообщения, сведения, факты, знания, используемые при принятии управленческих решений.
Вопросам управления и принятия управленческих решений посвящены работы таких исследователей, как Д. Мидлтон, Я.Р. Рельян, Э.А. Смирнов, СМ. Татур, И.Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк. [80, 107, 117, 125, 139, 143].
Понятие "управление" (менеджмент) обычно используется в двух значениях: как институт и как функция. Управление как институт охватывает уровни управления: высший, средний и низший. Для данной работы наибольший интерес представляет высший уровень управления, то есть деятельность администрации предприятия (организации), так как именно на этом уровне определяются цели деятельности предприятия, задачи и информационная потребность. Управление, рассматриваемое как функция, включает все задачи по управлению предприятием (организацией).
Такие авторы как, например, В.А. Анташов, Г.В. Уварова и другие [8], рассматривают понятие управление (менеджмент) с нескольких точек зрения: как процесс, как организацию этого процесса, как стиль управленческой деятельности. Применительно к теме данного исследования наиболее правомерным представляется рассмотрение управления в виде процесса. Управление как процесс включает в себя следующие фазы: текущий и ретроспективный анализ, принятие решений, реализация решения, контроль за выполнением. По мнению авторов, определенные фазы этого процесса представляют собой логические связи и образуют комплекс постоянно повторяющегося управленческого цикла, для которого характерна прямая и обратная связь. Для данной работы (исследования) особый интерес имеет фаза принятия решений.
Процедура принятия решения, по мнению Н.И. Кабушкина [52], включает ряд стадий: выработку и постановку цели; изучение проблемы, выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемых решений; рассмотрение вариантов решений; выбор и окончательное формулирование решения; принятие решения; доведение решений до исполнителей; контроль за выполнением решений.
Концептуальные положения отбора информации, уместной для принятия управленческих решений
Каждое управленческое решение затрагивает экономические, организационные, социальные, правовые и технологические интересы организации. Являясь основой для принятия управленческих решений, информация должна отражать все интересы организации.
Внутреннее устройство системы отбора информации зависит от организационной структуры системы управления. Информационная база, обеспечивающая принятие управленческих решений на современных предприятиях, формируется обычно следующим образом: руководитель получает информацию для принятия управленческих решений из автономных подсистем: учетной и внеучетной. Учетная подсистема структурно состоит из информации, формируемой бухгалтерским, оперативно-техническим, налоговым и статистическим учетом. Перечисленные виды учета вместе составляют хозяйственный учет. К внеучетной принято относить информацию внесистемную, поступающую спонтанно или формирующуюся по мере необходимости. Такая информация считается дополнительной.
Следует отметить, что на сегодняшний день информация, формируемая различными службами организации, противоречива, так как при ее подготовке используются различные методы расчета и оценки показателей. Каждая подсистема действует самостоятельно и имеет свои каналы информационных связей и принципы формирования информации, качество такой информации не может удовлетворять руководителя, принимающего решения, так как существенно влияет на обоснованность принимаемых решений. Отсутствие информационной базы, построенной на единых принципах, приводит к тому, что на высший уровень системы управления попадает информация порой не сопоставимая, противоречивая. Такую информацию скорее можно отнести к дезинформации.
Для формирования реальной информационной базы принятия любых видов управленческих решений особое значение в настоящее время приобретает качество информации. "Качество информации" понятие не совсем определившееся, особенно применительно к информационной базе системы управления. В научной литературе представлены различные подходы к определению качества информации.
Рассматривая качественный аспект информации, нельзя не упомянуть утверждение В.Л. Бройдо [21] о том, что качество информации может определяться совокупностью свойств, обусловливающих возможность ее использования для удовлетворения определенных (в соответствии с ее назначением) потребностей. В Большом экономическом словаре под редакцией А.Н. Азриэляна представлено следующее определение качества информации. Качество информации - степень практической пригодности информации, используемой в процессе управления, определяемая совокупностью таких свойств, как полнота, плотность, полезность, достоверность, ценность информации [17. С.344].
Некоторые авторы (ГЛ. Азоев, С.А. Варакута и др.) [121] приводят количественные критерии качественных характеристик. Так, по их мнению, ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Они утверждают, что ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%), высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза), сверхвысокий (сокращение уровня затрат более, чем в 10 раз). Высокую ценность представляют имитационные модели предприятий, позволяющие руководителю предусмотреть возможные последствия при различных вариантах решения. Информация консультационного характера имеет ценность среднего уровня. Нулевую ценность имеет повторяющая известные характеристики объекта управления или не участвующая в принятии решения информация (данные).
Информация, формируемая для использования в процессе принятия решений, по мнению А.А. Модина [84], должна быть значимой, т.е. оказывать достаточно существенное влияние на оценки или на решения. Значимость того или иного элемента информации определяется не только его величиной в количественном выражении, но и той ролью, которую этот элемент может играть [84]. Элемент информации является значимым, если его исключение оказывает влияние на решения, принимаемые пользователем. Достоверность является другим важнейшим признаком качества учетной информации, гарантирующим не только объективное описание и приемлеімое отражение тех событий, которые она должна представлять, но и отсутствие существенных ошибок и нарушений. Как утверждает ряд авторов [121], достоверность может иметь три уровня: абсолютный (100%), доверительный (более 80%), негативный (менее 80%) и во многом зависит от методики сбора, обработки и от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, поступившая слишком поздно, может стать ложью.
Исследования, проведенные В.Б. Либерманом [68]. показывают, что для целевой функции оптимизации функционирования методически правильно спроектированной информационной системы в качестве ограничений, обусловливаемых параметрами качества информации, достаточно использовать ограничения только по полноте, своевременности и достоверности.
Принципы построения механизма отбора уместной информации
Процесс принятия управленческого решения принято подразделять на три стадии: подготовка решения; принятие решения; реализация решения. На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формулируются проблемы, требующие решения. На стадии принятия решения осуществляются разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; отбор критериев выбора решения; принятие наилучшего решения. На стадии реализации решения принимаются меры по конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности должно быть нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению наилучшего результата в конкретных условиях и обстоятельствах. Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвидения его возможных последствий. Для принятия управленческих решений необходима такая информационная база, которая позволит повысить объективность, увеличить скорость и, в конечном итоге, эффективность принимаемых решений. Основой формирования информационной базы для принятия управленческих решений, на наш взгляд, должен выступать механизм отбора уместной информации. Как известно, за механизм принимают систему, устройство, определяющие порядок какого-нибудь вида деятельности [17. С.476]. Как отмечалось, в основу формирования механизма отбора уместной информации нами предложены следующие концептуальные положения: исходной позицией отбора уместной информации является выявление реальной потребности в ней; информацию следует отбирать по критериям соответствия и с учетом взаимосвязи между ними; рациональный порядок отбора информации необходимо определять согласно взаимосвязям критериев. Для построения механизма необходимо вычленение его составных элементов, методов, определяющих взаимосвязь и взаимозависимость элементов, а также силы, приводящей в движение механизм. За элементы предлагаемого механизма в исследовании выступают критерии соответствия информации принимаемым решениям. Под критериями соответствия понимают совокупность правил, по которым при информационном поиске определяется степень соответствия поискового образа документа поисковому предписанию и принимается решение о выдаче или невыдаче этого документа в ответ на информационный запрос [16. С.451]. Документ является источником информации, поэтому в данной работе важно использование представленного выше термина. Критериями соответствия в рамках нашего исследования являются: уровни управления, в силу того, что вертикальное разделение труда определяет специфику информационных потребностей; функции каждого уровня, поскольку информационные запросы ограничены кругом обязанностей и полномочий; цели, так как они определяют характер требуемой информации; задачи, которые определяют требования к методам их решения, а, следовательно, детализируют информационные запросы; виды решений, предъявляющие повышенные требования к соответствию объема информации потребностям; технологии принятия решений и процессорные технологии, предполагающие различные подходы к формированию информационной базы, качеству информации; методы принятия решений, определяющие набор данных; данные, так как они являются основой для формирования показателей. Все перечисленные критерии соответствия могут быть объединены в группы (рис. 8). В результате проведенного исследования изучен порядок и выявлены особенности отбора информации. Так, при выборе показателей для принятия управленческих решений руководящий персонал ориентируется, прежде всего, на задачи, стоящие перед ним, которые, в свою очередь, обусловлены целями, соответствующими уровню управления и ограничены функциями, то есть кругом обязанностей и полномочий.
Оценка уместности информации для принятия конкретных управленческих решений
Поскольку уместность - комплексная характеристика, включающая в себя качественные и количественные характеристики, то интегрированная оценка ее предполагает использование системы частных показателей, обеспечивающих оценку отдельных признаков уместности. Понятность информации может быть оценена по следующей зависимости: где Кп - понятность информации; Ив - количество воспринимаемой информации; 0„ - общий объем предоставленной информации. Максимальное значение Ив приобретает при согласовании смыслового содержания информации с тезаурусом пользователя. При полном или значительном несоответствии смыслового содержания информации и тезауруса пользователя последний не воспринимает, не понимает поступающую информацию. Общий объем предоставленной информации может быть измерен количеством текстовых и цифровых знаков. Содержательность информации оценивается нами как: где Кс -содержательность информации; П0б - общее число представленных показателей; Пнс - число несодержательных показателей. Для оценки сопоставимости информации, представленной руководителю для принятия управленческих решений, предлагается зависимость: где Ксоп -сопоставимость информации; Пнсои - число несопоставимых показателей. При оценке показателя сопоставимости информации необходимо вычислить общее число показателей в одном документе (в группе документов), представленных для решения одной задачи (ряда задач) за определенный период времени: месяц, квартал, год и т.д. Число несопоставимых показателей может быть определено путем сравнения с одноименными показателями, представленными в разных документах. Особое внимание при этом необходимо уделить документам, составленным различными отделами, службами, подразделениями. Достоверность информации может быть оценена как отношение достоверной информации к общему числу показателей: где Кдост. - достоверность информации; Пнп - число недостоверных показателей. Как известно, в российской практике достоверной считается информация, не противоречащая или соответствующая требованиям нормативных документов. Поэтому при оценке сопоставимости акцент необходимо сделать на выявлении показателей, сформированных в разрез с положениями нормативных документов или не соответствующих данным бухгалтерского учета, ГОСТам, инструкциям. При использовании внутренней отчетности вычленение недостоверных показателей производится путем отбора тех, которые не соответствуют внутренним приказам, распоряжениям, указаниям. Реальность информации является особенно важным признаком при принятии тактических и стратегических решений. Реальность информации предлагается оценивать по зависимости: где Кр - реальность информации; Пнр - число нереальных показателей. Число нереальных показателей, то есть не соответствующих действительности (текущим ценам, принципам отбора), определяется путем соответствующего сравнения представленной информации с реальными значениями. Своевременность информации на данный момент времени одна из главных составляющих уместности информации. Ее оценка может быть представлена в следующем виде: где Ксв - своевременность информации; Доб - общее число подготовленных документов; Дн.„р - число несвоевременно предоставленных документов, запрошенных данных. Число несвоевременно представленной информации может быть определено путем подсчета документов и данных, сформированных для принятия определенного управленческого решения, но представленных после установленного срока или момента принятия решения.
Похожие диссертации на Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений на предприятиях промышленности
