Содержание к диссертации
Введение
1. Холдинг, как объект исследования 30
1.1. Особенности организационной структуры холдинга 30
1.2. Информационные потоки холдинга 61
1.3. Состав документации холдинга 78
1.4. Информационная среда холдинга 91
2. Особенности выбора системы электронного документооборота в холдинге 112
2.1. Стратегия принятия решения о внедрении системы электронного документооборота в холдинге 112
2.2. Проблематика выбора системы электронного документооборота для автоматизации документооборота в холдинге
2.2.1. Методы оценки современных систем электронного документооборота 127
2.2.2. Выбор системы электронного документооборота 152
3. Порядок и проблемы внедрения системы электронного документооборота в холдинге 174
3.1. Основные этапы проекта внедрения СЭД в холдинге и применяемые при реализации проекта методы 174
3.2. Проблемы, возникающие при реализации проекта внедрения СЭД в холдингах и пути их решения 188
Заключение 196
Список использованных источников и литературы 235
- Информационные потоки холдинга
- Информационная среда холдинга
- Проблематика выбора системы электронного документооборота для автоматизации документооборота в холдинге
- Проблемы, возникающие при реализации проекта внедрения СЭД в холдингах и пути их решения
Введение к работе
Актуальность темы диссертации обусловлена развитием в современной России информационного общества и реализацией государственной программы по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами при внедрении концептуальных основ электронного правительства и системы межведомственного электронного взаимодействия как в государственном управлении, так и в предпринимательском сообществе.
Организации, осуществляющие свою деятельность в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны активно реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами. Так, в их деятельности самое широкое применение должно найти распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты») «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса»». Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти, но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.
Информационные системы, автоматизирующие документооборот (СЭД), активно начали применяться в России около 20 лет назад, однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства, что, безусловно, расширяет границы их использования и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.
Особенно следует отметить потребность в автоматизации процессов управления документами для холдингов, которые на современном этапе истории нашей страны являются одними из основных хозяйствующих субъектов, осуществляющих свою деятельность в ключевых сферах отечественной экономики: финансы, оборонная промышленность, добыча и переработка полезных ископаемых, энергетика, строительство, предоставление транспортных и иных услуг. Вместе с тем необходимо отметить, что точное количество холдингов в России назвать сложно в силу того, что, согласно действующему законодательству, образование холдинга не влечет за собой регистрационных процедур.
Из широко известных компаний холдингового типа можно назвать такие, как промышленно-финансовый консорциум «Альфа-Групп», финансовая компания «УРАЛСИБ», финансовая группа «Брокеркредитсервис», Российское открытое акционерное общество энергетики и электрификации «ЕЭС РОССИИ», Открытое акционерное общество «Газпром», группа «Мечел», Открытое акционерное общество «Российские железные дороги», аэропорт «Домодедово».
Имея стратегию, направленную на высокую эффективность деятельности, а также гибкую систему управления, холдинги развиваются, создавая новые организации или присоединяя, поглощая более мелкие компании. При этом эффективность деятельности холдинговых компаний тесным образом связана с необходимостью интеграции всех организаций, входящих в холдинг, в общую систему управления, решением комплекса вопросов по оптимизации, стандартизации и автоматизации управленческих процессов, включая процессы управления документами. Для решения такой задачи требуется детальное изучение состава документов холдингов, определение принципов движения документационных потоков, формирование подходов и методологических приемов, позволяющих реализовать проекты внедрения СЭД в условиях территориальной распределенности.
Одновременно стоит отметить сложность решения вопросов по автоматизации документооборота в холдингах из-за наличия у них ряда особенностей, не свойственных другим типам компаниям. Изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, управления финансами и ведения бухгалтерского учета, внедрения информационных технологий позволяет говорить о том, что холдинговые компании имеют такие отличительные характеристики, как сложная система управления, наличие большого количества процессов, в рамках которых происходит движение информации и документов, территориальная удаленность обществ и структурных подразделений организаций, входящих в холдинг, и некоторые другие. Необходимость учета специфики организации процессов управления документами в холдингах создает дополнительные требования и ограничения при проектировании, выборе и внедрении СЭД.
Кроме того, существует проблема выбора информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, которая вызвана многообразием СЭД, представленных на современном ИТ-рынке, а также отсутствием единого национального норматива, содержащего полный перечень требований к функциональным и техническим характеристикам. Безусловно, стоит отметить шаги по стандартизации требований к СЭД, которые делает правительство нашей страны. Вместе с тем, нельзя не признать, что единственный действующий нормативный документ, описывающий требования к системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти , может служить лишь основой для разработки требований к СЭД, призванной автоматизировать документооборот холдингов, но не может широко применяться в качестве единственного комплексного методического документа по причине того, что он не охватывает весь спектр задач, решаемых при автоматизации документооборота холдингов.
Также следует сказать об отсутствии готовой методологии проектирования, выбора и внедрения СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной структурой управления. То есть, несмотря на то что проблеме внедрения СЭД в организациях посвящено значительное количество научных работ и исследований, публикаций и материалов научно-практических форумов и конференций, вопросы изучения принципов, определения методов, подходов при проведении работ по автоматизации документооборота холдингов остались малоизученными.
Сложность и многогранность рассматриваемой в диссертационной работе проблемы, а также отсутствие готовой методологии внедрения СЭД в компаниях холдингового типа подтверждают актуальность выбранной темы исследования.
В этой связи предпринятая в диссертационном исследовании попытка анализа и обобщения научных знаний и положительного опыта в части выявления и применения эффективных методов внедрения СЭД в холдингах отвечает потребностям современного документоведения.
Степень разработанности и изученности темы. Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что проблема внедрения СЭД в компаниях холдингового типа не нашла отражения в известных на сегодня исследованиях и фундаментальных трудах в области документоведения и архивоведения, действующие нормативные и методические документы не рассматривают порядок организации документооборота холдинговых компаний, также отсутствуют методические рекомендации по выбору и внедрению СЭД в холдингах. Кроме того, большая часть научных публикаций, диссертационных работ и методической литературы, посвященных вопросам внедрения СЭД, носит общий рекомендательный или прикладной характер и отражает в основном вопросы внедрения СЭД в отдельных предприятиях или государственных структурах.
Изучение научных работ и публикаций ученых-документоведов Ларина М.В., Рыскова О.И., Янковой В.Ф., Бобылевой М.П., Кузнецовой Т.В., Быковой Т.А., Пшенко А.В., Залаева Г.З., Кузнецова С.Л. предоставляет богатый материал для детального анализа законодательной базы и нормативных документов в области документоведения и архивного дела, позволяет подробно изучить вопросы управления документами в организациях, обобщить практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения СЭД. Вместе с тем нужно отметить, что научные исследования ученых-документоведов не рассматривают прямо теоретические и практические аспекты внедрения СЭД в холдингах и прикладные вопросы автоматизации документооборота в территориально распределенных холдинговых компаниях.
Научные публикации по вопросам теоретических и практических аспектов постановки работы архивов, рассмотрению проблем обеспечения сохранности документов, предоставлению доступа к документам на бумажных и электронных носителях, анализу обзорных материалов по использованию информационных технологий в работе государственных архивов и архивов компаний, оценке проектов внедрения электронных архивов указанных ученых, безусловно, имеют огромное теоретическое и практическое значение для архивного дела в нашей стране, но лишь в незначительной степени дают информацию для изучения и анализа вопроса реализации проекта внедрения СЭД корпоративного уровня в холдинге.
Всестороннее изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, бухгалтерского учета и экономики в трудах таких авторов, как Мармазова С.И., Коваленко Н.Ю., Лаптев И.А., Данников В.В., Харитонов М.Н., Цибисов Д.Ю., Четвериков А.В., Гордеева Т.А. позволяют выделить общие принципы, лежащие в основе управления холдингами, изучить нормы правового регулирования, оказывающие влияние на организацию взаимодействия обществ холдинга, понять особенности различных классификационных типов холдингов, принципы формирования корпоративных структур, построения управленческих моделей. И хотя указанные научные исследования не рассматривают теоретические и практические вопросы организации и автоматизации управленческих процессов, они дают необходимый материал для построения модели документооборота холдингов.
Завершая анализ степени изученности темы, стоит сказать, что научное обеспечение затронутых в диссертационном исследовании проблем на сегодня в значительной мере отстает от требований практики. То есть в настоящее время большая часть исследований и публикаций в области документоведения в части вопросов автоматизации и внедрения СЭД носит в основном прикладной характер и касается либо вопросов внедрения средств автоматизации документооборота в органах государственной власти, либо затрагивает вопросы внедрения СЭД в коммерческих компаниях. Исследования в области деятельности и вопросов управления холдингов отражают лишь узкие аспекты и не решают комплексно проблему повышения эффективности холдинга за счет применения средств автоматизации. Таким образом, имеющиеся исследования в этой области не обеспечивают потребностей холдингов. Такая ситуация свидетельствует о необходимости подробного исследования вопроса внедрения СЭД в холдингах, изучения методологического и исторического аспектов данного вопроса. В связи с этим автором была выбрана тема исследования «Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации».
Объектом диссертационного исследования является информационно-документационная среда холдингов Российской Федерации.
Предметом данного исследования является комплекс архивоведческих и документоведческих требований к СЭД, учитывающих особенности организации документооборота в компаниях холдингового типа, а также особенности реализации проектов по автоматизации документооборота холдингов.
Цель диссертационной работы состоит в анализе имеющегося опыта в области проектирования и внедрения СЭД, выявлении и выработке наиболее эффективных теоретических и практических организационно-методических подходов, которые позволяют автоматизировать документооборот в холдингах.
Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:
анализ исторических аспектов возникновения и развития холдингов в современной России;
изучение специфики организационной структуры холдингов и ее влияния на организацию работы с документами;
исследование отличий в составе документации холдингов, принципов построения информационных и документационных потоков, организации информационной среды;
изучение в историческом развитии СЭД корпоративного уровня;
формирование документоведческих и архивоведческих функциональных требований к СЭД, внедряемых в компаниях холдингового типа.
Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой выбранной темы и охватывают период с начала 1990-х гг. по настоящее время.
Начало 1990-х гг. в нашей стране было ознаменовано рядом масштабных изменений, связанных с преобразованием системы государственного устройства и управления, проведением приватизации и началом формирования частного сектора в экономике, в том числе возникновением холдингов и корпораций. Условия жесткой рыночной среды потребовали от руководителей и акционеров компаний применения в системе управления современных, гибких и адаптивных методов, основанных на последних достижениях микрокомпьютерной революции 1980–х гг., главными результатами которой стало повсеместное использование персональных компьютеров, создание информационно-коммуникационных инфраструктур, внедрение современного программного обеспечения.
Одновременно с этими процессами в России появились такие ИТ-компании, как «ИнтерТраст», «Электронные офисные системы» («ЭОС»), «АйТи», «Digital Design», «Sintelleсt», «TerraLink», «Ланит», специализирующиеся на разработке информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов управления документами. В силу специфики своей деятельности эти ИТ-структуры хорошо адаптированы к условиям рыночной экономики и проводят гибкую политику разработки программных продуктов под требования заказчика.
То есть уже в начале 1990-х гг. в Российской Федерации были заложены основы для формирования ИТ-рынка профессиональных программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (СЭД), внедрение, эксплуатация и модернизация которых продолжается до настоящего времени.
Проблемы, которые возникают в ходе проектирования, выбора и внедрения СЭД в компаниях холдингового типа, рассматриваются в данной работе.
В качестве рабочей гипотезы выдвигается положение о том, что исследование специфики информационно-документационной среды холдингов позволяет сформировать архивоведческие и документоведческие функциональные требования к СЭД, которые должны применяться при реализации проекта автоматизации документооборота в компаниях холдингового типа.
Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу проблем научного исследования. Методология работы представляет собой сложное соединение многих методов, которые применимы как при общенаучном подходе, так и при собственно документоведческом или подходах, применяемых в других науках.
Для проверки теоретических результатов было проведено научно-практическое исследование российского рынка современных систем электронного документооборота с позиции возможности их внедрения в условиях холдинга, при этом применялись следующие научные методы исследования: исторический, метод сравнительного анализа, компаративный метод, системный метод, метод перехода от частного к общему, метод унификации и оптимизации процессов обработки документов, метод балльной оценки по разработанным параметрам, метод анализа иерархий.
Источниковая база и литература диссертации. С учетом того, что тема диссертации недостаточно разработана, в процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников. Перечень источников можно разделить на следующие основные группы:
нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;
международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;
научные исследования и публикации, посвященные вопросам управления холдингами, изучению законодательной базы применительно к регулированию деятельности холдингов, вопросам выбора и внедрения СЭД;
аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;
материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота;
материалы, полученные в ходе практического внедрения СЭД в холдинговых компаниях.
Поскольку российские холдинги осуществляют свою деятельность в условиях правового поля нашей страны, среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая и часть четвертая).
Далее необходимо назвать группу законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, такие как Федеральный закон от 07.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», », Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации».
Безусловно, одним из важнейших законодательных актов, закладывающих правовую базу использования информации и документации, в том числе в электронной форме, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий и обеспечение защиты информации.
Не менее важным законодательным актом, определяющим условия использования электронной подписи для заверения электронных документов при организации обмена электронными документами, является Федеральный закон «Об электронной подписи», который не только стал последовательным продолжением закона «Об электронной цифровой подписи», но и кардинально изменил, поднял на более высокий уровень вопрос использования электронных документов в нашей стране.
Поскольку внедрение СЭД зачастую прямо связано с вопросами информационной безопасности, организации работы с документами, составляющими коммерческую тайну, содержащими персональные данные, то очень важное значение имеет изучение и использование таких источников, как Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Так, закон «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения Федерального закона «О коммерческой тайне» распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.
Перечисленные законодательные акты, безусловно, являются правовой основой для проектирования СЭД, а также для организации работы с документами в электронном виде и на бумажном носителе не только в холдингах, но и в других компаниях при организации взаимодействия с регулирующими и проверяющими организациями, а также на уровне министерств и ведомств.
Так как одной из причин интереса холдингов к вопросу автоматизации управленческих процессов является расширение сферы применения информационных технологий в нашей стране, при подготовке диссертационного исследования был изучен и проведен анализ основных нормативно-правовых актов Президента и Правительства РФ, которые не только подчеркивают значимость информационных систем электронного документооборота, но и определяют порядок взаимодействия при организации внутреннего и межведомственного взаимодействия, намечают план последующих шагов по расширению зоны применения информационных технологий.
Также важнейшую роль при работе над диссертационным исследованием сыграло изучение положений национальных и международных стандартов, содержащих методические рекомендации по управлению информацией и документацией. Методология работы с электронными документами и применения систем управления документами в России сформулированы в стандартах на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией. Кроме того, в исследовании широко применяется стандарт 15489, который определяет общие требования к оформлению и управлению документами и их метаданными, а также положения национального стандарта 53898-201, определяющего формат электронных сообщений.
В целях выработки методологии выбора и внедрения СЭД в холдингах был изучен ряд научных работ и публикации таких исследователей, как Шиткина И.С. , Чумилев И.А., Пономарев А.С., Мармазова С.И., Коваленко Н.Ю., Лаптев И.А. и других авторов. Указанные работы позволили не только понять принципы управления холдингами, выявить порядок организации взаимодействия организаций, входящих в холдинги, но и послужили основой для исследования вопроса автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.
Поскольку в основе организации делопроизводства холдинга лежат принципы традиционного делопроизводства, одним из важнейших источников информации для разработки методологических подходов в части выбора и внедрения СЭД в холдингах послужили научные исследования ученых-документоведов и архивистов. Ключевую информацию для разработки концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в компании содержат научные работы таких ученых, как Ларин М.В. , Бобылева М.П. , Рысков О.И. , Янковая В.Ф. , Баласанян В.Э. , Кузнецов С.Л., Ермолаева А.В. Так, были изучены и проанализированы ключевые понятия в области электронного документооборота, классификация электронных документов, материалы по вопросам внедрения СЭД в организациях, методические материалы по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном ИТ-рынке. Стоит отметить, что фундаментальные исследования и публикации профессора Ларина М.В. и других ученых-документоведов содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов, лежащих в основе вопросов управления документацией в организации, включают ценнейшую информацию по истории развития вопроса автоматизации документационного обеспечения управления, анализ функциональных возможностей существующих на рынке СЭД, параметры и методы оценки систем.
Так как вопрос автоматизации документооборота холдинга невозможно изучать обособленно от вопроса организации архивного хранения документов, в ходе диссертационного исследования были изучены научные труды Артизова А.Н., Привалова В.Ф., Химиной Н.И., Ланского Г.Н. и других. Это позволило при разработке методологических подходов по выбору и внедрению СЭД в холдингах учесть опыт организации работы архивов, в том числе электронных, а также опыт управления доступом к документам.
Обширная дополнительная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы». Был рассмотрен и проанализирован ряд работ Комаровой А.А., Савиной Г.А., Сидоренко Е.В., посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов, регламентации управленческих процедур. Работы и исследования ученых-документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.
Изучение вопроса автоматизации документооборота холдинга не мыслится без понимания принципов организации работы в СЭД территориально удаленных обществ и подразделений холдингов. Именно поэтому в ходе работы над диссертацией было изучено и проанализировано исследование Лелиной (Химич) Ю.В. , которое позволило детально рассмотреть вопросы создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально распределенную структуру административного и отраслевого образований, изучить принципы построения и внедрения СЭД в территориально распределенной компании, изучить подходы к организации удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы.
Кроме перечисленных источников, при подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных технологий в области делопроизводства. Прежде всего, были изучены и применены в диссертационной работе материалы, опубликованные журналами «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и «Делопроизводство».
Так, во многих публикациях журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» поднимаются и рассматриваются вопросы проблематики автоматизации делопроизводства, вопросы участия и роли службы ДОУ в проектах автоматизации документооборота. Ряд статей таких авторов, как Князева Т.В., Подкорытова Г.В., рассматривают вопросы проведения предпроектного обследования перед внедрением СЭД, описывают методы выбора СЭД. Эти публикации дают возможность получить актуальную информацию по предлагаемым на рынке решениям для автоматизации документооборота и представляют собой обширный практический материал для анализа, выбора методов реализации проекта внедрения СЭД.
В публикациях журнала «Делопроизводство» рассматриваются вопросы развития архивного дела в России, проблемы организации архивного хранения электронных документов и применения автоматизированных технологий в работе архивов, что позволяет получить обширную информацию для формирования архивоведческих функциональных требований к СЭД.
Также в диссертации использовались материалы по услугам многих сервисных компаний, таких как Корпорация «ЭЛАР», компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» и многих других, информация о которых есть в открытом доступе на интернет-сайтах, а также в материалах научно-практических выставок и конференций (2010 – 2012 гг.). Эти мероприятия проводятся регулярно и не только освещают тенденции в развитии СЭД и других программных решений, призванных автоматизировать процессы обработки документов, но и иллюстрируют прямую заинтересованность государственных органов и коммерческих компаний в применении информационных технологий.
В процессе работы были также использованы российские интернет-ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития и применения средств автоматизации, тексты стандартов и методических пособий и иная практическая и аналитическая информация.
В диссертации нашел отражение и опыт практических разработок, полученных в ходе внедрения СЭД в ряде отечественных холдингов, а также при разработке программы обучения студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ.
Научная новизна и теоретическая значимость диссертационного исследования связаны со слабой изученностью в отечественном документоведении вопросов методологии внедрения СЭД в холдинговых компаниях.
На основании сравнительного изучения существующих методик внедрения СЭД впервые разработана и представлена методология внедрения СЭД корпоративного уровня в холдингах, сформулированы практические рекомендации по организации проекта внедрения.
Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, применялись при разработке программы «Методические основы и технологии применения электронной цифровой подписи» для студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, при работе над проектом архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2011).
Практическая значимость исследования. Полученные материалы исследования могут быть применены в реальных условиях внедрения СЭД в российских холдингах, а также при проектировании и разработке новых программных продуктов для автоматизации процессов документооборота на корпоративном уровне. Кроме того, материалы исследования могут быть использованы для разработки методических пособий по вопросам применения информационных технологий в ДОУ, в учебном процессе подготовки специалистов в области делопроизводства и архивного дела.
Автор имеет 9-ти летний практический опыт проектирования информационных систем для автоматизации деловых процессов управления документами. Положения диссертации нашли применение при разработке систем электронного документооборота и доработке иных информационных систем в нескольких крупных российских холдингах. Более 20 000 пользователей имеют возможность применять разработки автора в повседневной работе с документами в электронном виде.
Также в указанный период автор принимала участие в нескольких сложных проектах внедрения информационных систем в холдинговых компаниях. В ходе проектов производилась комплексная оценка состава документов, документопотоков, системы управления, осуществлялся выбор оптимального варианта для внедрения с учетом особенностей конкретных холдингов. Наиболее масштабное внедрение охватывало более 10 обществ холдинга, территориально расположенных в различных регионах Российской Федерации, в том числе за полярным кругом, в условиях отсутствия стационарной связи (Ямало-Ненецкий автономный округ), что налагало дополнительные требования и ограничения к выбираемой и внедряемой системе.
Цель и задачи исследования обусловили структуру диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка источников и литературы и приложений.
Содержание и основные выводы
Информационные потоки холдинга
Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу проблем научного исследования. Методология работы представляет собой сложное соединение многих методов, которые применимы как при общенаучном подходе, так и при собственно документоведческом или подходах, применяемых в других науках.
Для проверки теоретических результатов было проведено научно-практическое исследование российского рынка современных систем электронного документооборота с позиции возможности их внедрения в условиях холдинга, при этом применялись следующие научные методы исследования: исторический, метод сравнительного анализа, компаративный метод, системный метод, метод перехода от частного к общему, метод унификации и оптимизации процессов обработки документов, метод балльной оценки по разработанным параметрам, метод анализа иерархий.
В настоящем диссертационном исследовании широко применяется метод анализа «от частного к общему», что позволяет сделать выводы после изучения конкретных законодательных актов, нормативно-методических документов.
Комплексный анализ законодательных актов Российской Федерации в сфере регулирования деятельности организаций, выявление ключевых моментов, оказывающих влияние на принятие стратегических и управленческих решений в области документационного управления производился при помощи таких методов, как метод системного подхода и метод сравнительного анализа.
Научная новизна и теоретическая значимость диссертационного исследования связаны со слабой изученностью в отечественном документо-ведении вопросов методологии внедрения СЭД в холдинговых компаниях. На основании сравнительного изучения существующих методик внедрения СЭД впервые разработана и представлена методология внедрения СЭД корпоративного уровня в холдингах, сформулированы практические рекомендации по организации проекта внедрения.
Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, применялись при разработке программы «Методические основы и технологии применения электронной цифровой подписи» для студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, при работе над проектом архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2011)5 .
Практическая значимость исследования. Полученные материалы исследования могут быть применены в реальных условиях внедрения СЭД в российских холдингах, а также при проектировании и разработке новых программных продуктов для автоматизации процессов документооборота на корпоративном уровне. Кроме того, материалы исследования могут быть использованы для разработки методических пособий по вопросам применения информационных технологий в ДОУ, в учебном процессе подготовки специалистов в области делопроизводства и архивного дела.
На основании практического опыта проектирования информационных систем для автоматизации деловых процессов управления документами были разработаны решения, которые нашли применение при проектировании и внедрении систем электронного документооборота, модернизации информационных систем в нескольких крупных российских холдингах.
56 Романченко Е.В. Методы оптимизации объемов документооборота в организации // Доклады и сообщения на XVIII Международной научно-практической конференции 26 - 27 октября 2011 г. «Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота». Москва. М.: Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2012. С. 82 - 94. В ходе реализованных проектов производилась комплексная оценка состава документов, документопотоков, системы управления, осуществлялся выбор оптимального варианта для внедрения с учетом особенностей конкретных холдингов. Наиболее масштабное внедрение охватывало более 10 обществ холдинга, территориально расположенных в различных регионах Российской Федерации, в том числе за полярным кругом, в условиях отсутствия стационарной связи (Ямало-Ненецкий автономный округ), что налагало дополнительные требования и ограничения к выбираемой и внедряемой системе. Структура и содержание работы Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка. Основные выводы исследования представлены в конце каждого параграфа, главы и в заключении.
Во введении раскрыта актуальность диссертационного исследования, определены цели и задачи работы, приведена практическая значимость, которые свидетельствуют о вкладе автора в вопросы организации управления документами и разработку проблемы автоматизации документооборота компаний, предопределены результаты исследования.
В первой главе рассмотрены проблемы правового регулирования деятельности холдингов, управления финансами, организации производственных процессов, дано определение холдинга, раскрывающее его сущность применительно к российскому обществу, рассматривается историческая закономерность создания и развития холдингов в современных экономических условиях, выделены основные типы холдингов, сформулированы принципы построения их структуры, изучена роль основного общества или управляющей компании в организации деятельности холдингов.
Разностороннее изучение и комплексный анализ информации о моделях управления холдингами позволили утверждать, что холдинги обладают рядом отличительных особенностей, к которым, прежде всего, относится наличие, наряду с гражданско-правовой моделью, корпоративной структуры управления, что создает необходимые условия для выполнения общих управленческих задач и достижения единых стратегических целей.
Опираясь на научные работы некоторых других ученых-документоведов и исследователей в области корпоративного управления, на материалы, полученные в рамках практического изучения деятельности холдингов, а также на принципы организации управления в них («децентрализация операций при централизации контроля»57), в диссертации рассматриваются особенности состава документов обществ холдингов, анализируются уровень их создания и маршруты движения. Изучение документного состава и порядка взаимодействия обществ холдинга в целях выполнения общих целей и задач позволило выделить корпоративные документопотоки, через которые доводятся принятые в основном обществе или управляющей компании решения до всех участников процессов, осуществляется контроль деятельности и производится получение отчетной информации, являющейся основой для проведения анализа и стратегического планирования.
Информационная среда холдинга
Вместе с тем мы считаем, что реализация проекта автоматизации сложного процесса, в котором задействованы различные организационные единицы корпоративной структуры холдинга, становится невозможной без детального анализа задач по обеспечению информации и документов средствами защиты при обработке и хранении. То есть, при включении СЭД в информационную среду холдинга, создание единого информационного пространства не может происходить обособленно от понятий «информационная безопасность» и «информационные технологии».
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информационными технологиями называются «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов» Анализируя вопрос включения СЭД в единую информационную среду холдингов, мы считаем, что необходимо говорить о всестороннем решении проблемы организации управления документированной информации (документов в электронном виде и на бумажном носителе). При этом практика показывает, что уровень задействованных в процессе управления документами технических и программных средств должен позволять решать поставленные задачи, а также соответствовать уровню подготовки задействованного в процессах персонала.
Вопрос наличия единых механизмов хранения информации стал предметом ряда научных публикаций и исследований. Так, В. Андреев в одной из своих статей пишет следующее: «Чтобы обеспечить удобное управление информацией в комплексе приложений, необходимо реализовать единые форматы ее хранения, представления этой информации и управления ею... Если для каждого приложения разрабатывать отдельный механизм и способ Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 31.07.2006. № 31 (ч.1). Ст. 3448. хранения данных, то сопровождение подобного массива в скором времени станет практически невозможным» . Некоторые ученые, например, Кожинов С.Л., в своем научном исследовании рассматривают интеграцию данных в качестве необходимого этапа внедрения корпоративных информационных систем. В частности, он пишет: «На основе существующей, но неоднородной информации, формируется хранилище данных, создается единое информационное поле, позволяющее с легкостью оперировать данными из различных источников (программных сред)»186.
Также в его исследовании дается оценка причин и итогов интеграции систем и приложений холдинга в целом: «после охвата всех информационных источников, в том числе сильно распределенных географически, и консолидации их содержимого в единое информационное пространство могут быть выявлены и сгруппированы «родственные» данные».
Мы уже говорили о положительном эффекте от проведения работ по унификации и централизации данных. Но автор научного исследования рассматривает вопрос шире и говорит о том, что «интеграция и группировка данных позволяет упростить процесс сбора первичных данных бухучета из автоматизированных систем, убрать «внутренние перегородки» между различными информационными источниками, сделать корпоративный информационный «ландшафт» более прозрачным и безопасным»187.
Рассматривая вопрос включения СЭД в единую информационную среду с практической точки зрения, В. Андреев раскрывает в своих публикациях сильные стороны подхода унификации общих баз данных, включая справочники. Он пишет: «...одним из ключевых моментов решения данной задачи является создание единой инфраструктуры справочной информации
Кожинов С.Л. Средства интеграции, улучшения качества и координации данных в информационных по токах металлургического холдинга // Автореф. дис. ... канд. техн. наук. Москва. 2009. для всех приложений корпоративной СЭД. Помимо существенного сокращения затрат на поддержание справочных данных в дальнейшем, при внедрении соответствующих инструментов, это обеспечит возможность анализа данных не в контексте отдельного приложения, а в различных обобщенных контекстах. Например, появится возможность анализировать все активности предприятия в рамках различных процессов с конкретным контрагентом в историческом разрезе и т. п. Надо сказать, что эта задача стоит не только в рамках приложений СЭД, но и в рамках информационной системы предпри 188 ятия в целом»
Исследователь подчеркивает важность централизации и стандартизации справочной информации, поскольку этот элемент информационных систем холдинга присутствует в каждой системе и может дублироваться в нескольких программных приложениях. Применение указанного подхода на практике позволяет в едином корпоративном ключе комплексно решить вопрос создания единого информационного пространства, интеграции СЭД в информационную среду холдинга.
В многоуровневых системах организационного управления, таких как холдинговые структуры, информационное обеспечение представляет собой сеть баз данных, связанных единой архитектурой, в которых эти требования обеспечиваются. При этом, как говорилось выше, ключевую позицию с точки зрения интеграции и передачи информации может выполнять корпоративная СЭД, связанная на техническом и технологическом уровне как с почтовой системой, обеспечивающей взаимодействие с пользователями, так и с общими (централизованными) справочниками, системой управления доступом, корпоративным порталом (средство внутренней коммуникации пользователей холдинга) и третьими системами, обеспечивающими автоматизацию иных процессов.
Проблематика выбора системы электронного документооборота для автоматизации документооборота в холдинге
Основываясь на личном практическом опыте и мнении многих экспертов в области автоматизации документооборота, можно говорить о том, что детализация требований, разработка критериев и изучение различных характеристик систем на соответствие разработанным критериям будет неполным без проведения тестирования каждого из первоначально выбранных решений. Как отмечает Князева Т.В., «Этап тестирования поможет оценить реализацию ключевых функций в системах, выявить серьезные недостатки каждого решения, оценить интерфейс, эргономику, сложность внедрения и поддержки, принципиальную возможность реализации поставленных за дач» .
Вместе с тем необходимо отметить, что для организации тестирования необходимо привлекать значительное количество подготовленных специалистов, чтобы можно было организовать аналог реальной работы территориально распределенных подразделений в СЭД, при этом функциональное тестирование необходимо проводить по заранее разработанному сценарию, распределив участников по ролям, выполняемым в системе, а также разграничив их доступ. Также для корректной настройки тестовой версии системы потребуется привлечение специалистов со стороны поставщика программного продукта.
Кроме того, стоит сказать о том, что «сложность внедрения и поддержки» можно оценить исключительно путем изучения технических характеристик потенциальной системы, а также путем интервьюирования специа 268 Колесов А. Нужна ли мобильность в СЭД? // PC Week. 28.02.2012. листов поставщика, осуществляющих установку и сопровождение программного продукта.
Безусловно, не вызывает сомнения важность рассмотренных выше критериев, однако наиболее сложным шагом оценки корпоративной СЭД, согласно мнению некоторых ученых, является оценка с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик. Как отмечает Бобылева М.П., «на этом этапе каждый из предварительно отобранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по критериям согласно составленному перечню».27
Профессор Ларин М.В. в научных публикациях также отмечает возможность оценки СЭД с применением компаративного метода, отмечая его простоту и доступность, в том числе с применением перекрестных оценок271. Необходимо отметить общую основу перечисленных методов с методом оценки путем присвоения критериям весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования, так как в основе указанных методов лежит формирование сводной таблицы или матрицы, проведение сравнения различных систем по выбранным критериям. Также необходимо подчеркнуть, что указанные методы получили широкое практическое применение, так как позволяют получить достаточно объективную оценку каждого из оцениваемых программных продуктов.
В итоге проделанной работы возможно получить «суммарную оценку по каждому варианту программного обеспечения, а также получить данные по группам критериев. Таким образом, можно выявить программные продукты, получившие наибольшую суммарную оценку»272. Однако, при проведении оценки путем присвоения критериям весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования, на практике можно получить результат, когда по различ 270 Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному // М.: Издательство ным критериям наибольшее количество баллов (или наивысший ранг) получают разные программные решения. Такие случаи нередки, а наглядный пример такого результата проиллюстрирован в книге Князевой Т.В. «Системы электронного документооборота: анализ и выбор».
Многие ученые и исследователи рассматривают в качестве конечного результата проделанной работы по выбору корпоративной СЭД вариант, когда ни один из рассматриваемых решений не удовлетворяет сформированным требованиям. Говоря о таком варианте, Бобылева М.П. пишет: «Тогда встает вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами данной организации»273. Однако такой вариант для холдингов является малоприменимым ввиду сложности и длительности заказной разработки, которая должна будет учесть весь спектр требований, а также иметь значительный запас надежности, позволяющий поддерживать все процессы компании с учетом развития.
Решая вопрос выбора единственного решения, ученые и исследователи, при получении в результате проведенной оценки нескольких вариантов решения, предлагают либо провести повторную оценку, либо рассмотреть дополнительные критерии, либо произвести сравнительный анализ систем.
Исходя из необходимости получения точной оценки, из потребности минимизировать временные затраты на получение нужного результата, а также из личного практического опыта, предлагаем для решения задач подобного рода применять метод анализа иерархий (далее МАИ)274, разработанный Саати Т.
В современной отечественной и мировой практике указанный метод нашел самое широкое применение в различных областях деятельности от оценки недвижимости, до решения кадровых вопросов по замещению вакантных должностей.
Рассматривая практическое применения метода, на первым этапе предлагаем выполнить структурирование параметров выбора в виде иерархии или сети. В наиболее элементарном виде иерархия строится с вершины (цели), через промежуточные уровни-критерии (технико-экономические параметры) к самому нижнему уровню, который в общем случае является набором альтернатив. После иерархического воспроизведения проблемы устанавливаются приоритеты критериев и оценивается каждая из альтернатив по критериям. В МАИ элементы задачи сравниваются попарно по отношению к их воздействию на общую для них характеристику. Система парных сведений приводит к результату, который может быть представлен в виде обратно симметричной матрицы.
Проблемы, возникающие при реализации проекта внедрения СЭД в холдингах и пути их решения
Всестороннее изучение истории создания и развития холдингов в нашей стране, развития информационных технологий, законодательной и нормативной базы, а также научных работ и практических исследований как в области делопроизводства и архивного дела, так и в других областях, позволяет сформулировать ряд выводов, оказывающих существенное влияние на вопросы проектирования, выбора и внедрения СЭД корпоративного класса в холдинговых компаниях.
1. История создании и развития холдингов в нашей стране свиде тельствует о необходимости оперативного реагирования компаний холдинго вого типа на изменение политики государства, законодательной и норматив ной базы в области применения информационных технологий для автомати зации процессов управления документами.
На современном этапе развития нашего общества политика Правительства Российской Федерации направлена на расширение сферы применения информационных технологий при работе с документами при внедрении концептуальных основ электронного правительства и системы межведомственного электронного взаимодействия как в государственном управлении, так и в предпринимательском сообществе. Именно поэтому активная позиция холдинговых компаний в освоении новых технологий не только способствует расширению сферы применения информационных систем в работе с документами, но и позволяет, учитывая динамику изменения внешних факторов, повышать эффективность управления в условиях жесткой конкуренции, оперативно строить оптимальную систему взаимодействия с регуляторами и органами государственной власти. Также считаем, что реализация проектов автоматизации документооборота в холдингах должна производиться на основании детально проработанных теоретической и методической платформ.
2. Исследование показало необходимость учета специфики по строения системы управления холдингами при формировании комплексных документоведческих и архивоведческих функциональных требований к ин 196 формационным системам, автоматизирующих работу с документами в компаниях холдингового типа. В основе таких требований должны лежать понимание видового состава документов холдингов, специфики документообра-зования, учет множественных схем движения документов внутри холдингов (осуществление корпоративного документопотока), а также необходимость включения СЭД в корпоративную информационную среду путем интеграции с другими программными приложениями и информационными системами холдингов.
Предлагаемый подход позволит не только оптимально использовать новейшие информационные технологии для организации процессов управления документами, но и максимально эффективно использовать СЭД, включив ее в качестве центрального звена в корпоративную информационную среду, оптимизировать работу с классификаторами и справочниками, стандартизировать процессы обработки документов, создавать единые сквозные процессы управления документами.
3. Проведенный в диссертации анализ показал необходимость широкого применения научных методов оценки и выбора СЭД. Метод сравнительного анализа, компаративный метод, метод балльной оценки по разработанным параметрам, позволяют осуществить выбор системы для автоматизации документооборота в соответствии с заранее сформированными докумен-товедческими и архивоведческими требованиями. В основе рассматриваемых в диссертационной работе научных методов, позволяющих провести такую работу в холдингах, лежит принцип многокритериального подхода, что дает возможность разработать и широко применять критерии, учитывающие специфику организации документооборота холдинговых компаний, необходимость организации корпоративного документопотока, потребность организации совместной подготовки, согласования, принятия решения по документам организациями-участниками холдингов, организации удаленной работы с документами в условиях территориальной распределенности, и другие.
Кроме того, в диссертации делается акцент на возможности применения метода анализа иерархий в случае необходимости выбора наиболее подходящей для конкретного холдинга СЭД из нескольких равнозначных систем, что в значительной мере повышает точность проведения оценки, а также сокращает сроки реализации проектов, снижает риск выбора неподходящего решения.
4. Глубокое изучение проблемы автоматизации документооборота в российских холдингах позволило отметить важность анализа рисков и проблем, возникающих на каждом этапе внедрения СЭД. В качестве основы для прогнозирования рисков проекта автоматизации документооборота предлагается использовать знание законодательных и нормативных актов, методической литературы, научных работ, исследований, применение практического опыта внедрения СЭД в холдинговых компаниях. Комплексное изучение специфики системы управления холдингов, принципов документообразова-ния и схем организации документопотоков совместно с теорией управления рисками при внедрении СЭД в холдингах позволяет не только систематизировать информацию о возможных рисках и их последствиях, но и разработать и предложить конкретные решения по их минимизации или устранению.
Также необходимо отметить важную роль сотрудников службы доку-ментационного обеспечения управления, которую они играют в ходе реализации проекта внедрения СЭД. Именно на предметных специалистов, являющихся носителями экспертных знаний в области работы с документами, рекомендуется возложить проведение разъяснительной работы среди персонала о выгодах от внедрения информационной системы. Кроме того, за специалистами службы ДОУ предлагается закрепить выполнение роли консультантов и наставников при проведении обучения пользователей, а также значительный пласт ответственности в момент формирования функциональных документоведческих и архивоведческих и технических требований к корпоративной СЭД, поскольку именно они могут предоставить наиболее полные данные по видовому составу и планируемому объему документов обществ холдинга, по правилам обработки и хранения документов организаций, входящих в состав холдингов. То есть привлечение специалистов службы доку-ментационного обеспечения управления к участию в проекте внедрения СЭД позволит не только повысить качество выполнения некоторых этапов проекта, но и в значительной степени снизить проектные, операционные и технические риски при его реализации.
Безусловно, все названные требования в значительной мере повышают сложность проектов, требуют проведения дополнительной профессиональной подготовки персонала холдингов. Вместе с тем, предлагаемые подходы дают возможность выбора информационных систем, подходящих под функциональные требования конкретных холдингов, позволяют прогнозировать и решать широкий спектр проблем, возникающих при реализации проектов по автоматизации документооборота.
В ходе работы над диссертацией также были сформулированы предложения, основанные на практическом опыте внедрения СЭД в холдингах и позволяющие в значительной степени расширить перечень применяемых в ходе проекта методов и приемов.
Рекомендовано проведение обязательного анализа информационной среды холдингов с целью выбора программной платформы, на которой может быть реализована СЭД. Это позволит сузить круг потенциальных решений для автоматизации документооборота, рассматривать только те информационные системы, которые возможно будет интегрировать в корпоративную информационную среду.
