Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА I. Документ как инструмент инновационной деятельности 16
1.1. Истоки формирования системы документации в информационно-библиотечной
деятельности 16
1.2. Теоретическое обоснование управленческой функции документа в контексте инновационного развития библиотек 32
1.3. Документе системе менеджмента качества библиотеки 57
Выводы по главе 1 66
ГЛАВА 2. Документационная составляющая инновационной деятельности в библиотеках на современном этапе в условиях внедрения СМК 70
2.1. Управление документацией СМК в ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» (г.Казань) 70
2.2. Методические аспекты разделения документационных потоков на базе компетентностного подхода 85
2.3. Педагогические условия устойчивого успеха в управлении документацией в инновационной деятельности библиотек 117
Выводы по главе II 126
Заключение 130
Список использованной литературы и источников
- Теоретическое обоснование управленческой функции документа в контексте инновационного развития библиотек
- Документе системе менеджмента качества библиотеки
- Методические аспекты разделения документационных потоков на базе компетентностного подхода
- Педагогические условия устойчивого успеха в управлении документацией в инновационной деятельности библиотек
Теоретическое обоснование управленческой функции документа в контексте инновационного развития библиотек
Большой объем знаний, накопленный отечественным документоведени-ем, отражен в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим труды К.Г. Митяева [158-160], ЯЗ. Лившица [146], Т.В. Кузнецовой [129], А.Н. Соковой [229-235], М.В. Ларина [135-142], B.C. Мингалева [155], И.Л. Бачило [38], В.Д. Банасюкевича [36], В.И. Андреевой [26], А.В. Пшенко [207], Е.А. Плешкевича [200-202], М.П. Илюшенко [105-107], Н.Н.Куняева [133], Н.И. Архиповой [27] и др., в которых нашли отражение исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами, различные вопросы унификации и стандартизации документации, формирования и совершенствования различных функциональных (специальных) систем документации и другие актуальные вопросы.
Документационное обеспечение деятельности любого учреждения начинается с изучения его законодательной, нормативной и методической базы в области делопроизводства и управления документацией, поэтому мы сочли необходимым остановиться на положениях законодательных актов Российской Федерации в сфере информации и документации, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений Правительства РФ, нормативно-правовых актов федеральных органов в области документирования управленческой деятельности, государственных стандартов на документы, унифицированных систем документации и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [4] устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с други \ ми ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документаци-онного обеспечения управления, таких как ГОСТ Р 1.5-2004 [11] и ГОСТ Р 1.4-2004 [10].
Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [2]. Цель настоящего закона — обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия и ососбенности использования электронной цифровой подписи. Дано не только определение понятия «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определение электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владель ца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».
С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ установил правовые основы хранения документов в России, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [3].
Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-9 8 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом преобразования нормативно-методической базы документационного обеспечения управления в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Другим важным документом для делопроизводителей, офис-менеджеров и других специалистов в области работы с документами является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации [14]. Требования к оформлению документов» разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Феде рации. В стандарте наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов.
Документе системе менеджмента качества библиотеки
История ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» (далее ГАУ «РМБИЦ», центр) началась в 1920 году, когда при Наркомздраве ТАССР была создана библиотека, обслуживавшая сотрудников этого комиссариата. Основой фонда центра стали 450 книг, подаренные Институтом травматологии и знаменитым профессором Лурье.
В 30-е - первую половину 40-х гг. библиотека активно использовала такие формы работы, как составление обзоров медицинской литературы и рекомендательных списков, организация книжных выставок, передвижных библиотек. В годы Великой Отечественной войны библиотека продолжала выполнять все важнейшие функции.
В 1945 г. библиотека преобразована в Республиканскую научную медицинскую библиотеку (РНМБ). Это обусловило расширение поля ее деятельности. Она стала в основном ориентироваться на нужды практического здравоохранения, особенно сельского.
В 1992 г. РНМБ реорганизована в Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр, что явилось реакцией на новые потребности здравоохранения, реформируемого в ходе масштабных и глубоких социально-экономических преобразований в стране.
Базой исследования ГАУ «РМБИЦ» выбран неслучайно: во-первых, руководство центра одним из первых в республике осознало необходимость инноваций в деятельности библиотеки и выбрало для этого положения системы менеджмента качества; во-вторых, одной из главных задач центра является создание эффективной системы качества библиотечно-информационных услуг, в-третьих, ГАУ «РМБИЦ» является не просто библиотекой, а много 71 функциональным библиотечно-информационным центром, не имеющим аналогов в России.
Все больше библиотек сегодня обращаются к теории тотального, или всеобщего управления качеством (TQM). Многие российские библиотеки решили внедрять систему менеджмента качества в свою деятельность. В их числе и вузовские, и медицинские, и областные универсальные и т.д. Некоторым библиотекам удалось подтвердить сертификатами на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и 9001-2008 (РМБИЦ) качество своей продукции и услуг. Любая библиотека в условиях жесткой конкуренции на рынке информационных услуг стремится к развитию, обеспечивающему ее востребованность и процветание, но у каждой из них своя специфика, свой путь.
СМК является частью системы управления организацией и ориентирована на достижение результатов, обеспечивающих максимальное удовлетворение потребностей пользователей (потребителей, заказчиков). Цели качества дополняют другие цели организации, такие как повышение прибыльности, безопасность персонала и т.д. На сегодняшний день в ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» менеджмент качества стал одним из главных направлений управленческой деятельности. В той или иной форме используются его принципы при любых видах работ. Персонал центра осознает, что не принимать во внимание проблемы качества нереально и рассчитывать на успех и общественное признание без учета данного аспекта не приходится. Этим и объясняется выбор ГАУ «РМБИЦ» в роли базы исследования.
Рассматривая внедрение СМК как один из организационных аспектов инноваций, направленных на повышение качества управления центром, мы исходили из того, что система должна представлять собой совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления политики в области качества посредством планирования и управления. Руководством центра были обозначены следующие основные требования: система должна быть компактной, понятной всем подразделениям, удобной, не перегруженной документами и сертифицированной в российской и международной системах сертификации. Кроме того, СМК должна приносить практическую пользу центру, способствовать улучшению его работы во всех направлениях. С учетом такой постановки вопроса в 2006 г. методическим советом РМБИЦ принято решение о разработке положения о системе менеджмента качества и внедрении такой системы в управление Центром в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Для реализации этого решения была создана рабочая группа. В ее состав вошли специалисты из структурных подразделений ГАУ «РМБИЦ». Сотрудники службы качества и члены команды прошли обучение по специальным программам, включающим в себя изучение требований ГОСТ Р ИСО 9001:2000, а так же методы создания СМК и разработку всей необходимой документации.
При использовании метода включенного наблюдения мы собрали необходимую информацию о процессе внедрения системы менеджмента качества в деятельность ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» и подготовили программу исследования, ход которой в схематичном виде представлен на рис. 2. Исследование провод с 2008 поилось с 2008 - 2012 гг.
На 1-м этапе внедрения СМК в ГАУ «РМБИЦ» нашей задачей было определение количества и состава документационных потоков, имеющихся в учреждении, и их свойств. В ходе анализа документационных потоков посредством включенного наблюдения были выявлены основные проблемы в управлении ими, такие как некачественная информация, предоставляемая для принятия решений руководством, потеря документации при управлении потоком, ненадлежащее управление исполнительской дисциплиной, не соответствие ведения архива требованиям инструкций, ненадлежащее ведение записей по качеству, несвоевременность и нерегулярность управления потоком определения индекса удовлетворенности потребителей, незадокументиро-ванность знаний и др.
Методические аспекты разделения документационных потоков на базе компетентностного подхода
Согласно п. 9.4. ГОСТ Р ИСО 9004-2010 «...организация должна стимулировать осуществление улучшений и инноваций за счет обучения. Для достижения устойчивого успеха организации необходимо внедрить процессы "обучения в масштабах организации" и "обучения путем объединения возможностей отдельных исполнителей с возможностями организации"».
«Обучение в масштабах организации» предполагает сбор информации о различных внутренних и внешних событиях и из различных внутренних и внешних источников, включая описания историй успеха и неудач; проникновение в суть вещей за счет углубленного изучения собранной информации, а «обучение путем объединения возможностей отдельных исполнителей с возможностями организации" осуществляется посредством объединения знаний, моделей мышления и моделей поведения людей с ценностями организации. Данный процесс предполагает: создание ценностей организации на основе ее миссии, видения и стратегий; поддержку инициатив, связанных с обучением, и подтверждение высшим руководством своей лидирующей роли; развитие связей, стимулирование возможностей взаимодействия, интерактивности и обмена знаниями как внутри, так и вне организации; поддержание в должном состоянии систем обучения и совместного использования знаний; стимулирование, моральное и материальное поощрение повышения квалификации персонала за счет обучения и совместного использования знаний; высокую оценку творческого подхода, поддержку многообразия мнений различных работников организации» ].
Оперативный доступ к таким знаниям и их использование могут повысить способность организации достигать устойчивого успеха.
Повсеместное внедрение СМК в деятельность библиотек поставило перед последними задачу повышения квалификации и переподготовки менеджеров библиотечной сферы, которые должны обладать не только знаниями и умениями в области СМК как инструмента управления, но и надпредметным, универсальным качеством - ключевой (интеллектуальной) компетентностью в области управления документации СМК современной библиотеки.
Формирование такой компетентности, по нашему мнению, должно осуществляться в процессе изучения менеджерами библиотечной сферы курса «Управление документации СМК в библиотеках» (прил. 2). Цели курса: - сформировать и развить у специалистов библиотечной сферы компетенцию и навыки в области управления документацией СМК; - ввести слушателей в проблемное пространство документоведения; - показать роль документа в системе менеджмента качества.
Данный курс является одной из прикладных дисциплин, разработанных в соответствии с потребностями непрерывного профессионального образования. Курс предназначен для тех слушателей, в чью профессиональную деятельность работа с документами входит как основная (библиотекари, документоведы, управляющие и уполномоченные по качеству, руководители библиотек и их заместители). Содержание курса охватывает круг вопросов, связанных с приобретением знаний, умений и навыков, реализуемых в процессе документирования системы менеджмента качества. Знания в области документоведения могут выступить базой для изучения всего курса. В то же время, дисциплина «Управление документацией СМК» может служить дополнением к общим курсам по системе менеджмента качества библиотек. Материал курса может стать методическим ориентиром для самообразования специалистов.
В результате изучения курса слушатели должны: - усвоить содержание понятий: «СМК», «TQM», «процессный подход», «системный подход», «документ», «управление документацией», «самоменеджмент» и т.д.; - знать структуру документооборота общего отдела, отдела кадров, отдела качества и структурных подразделений учреждений культуры (библиотек, домов культуры, СДК и т.д.); - усвоить цели, задачи, функции, взаимосвязи библиотек; - знать основы проектирования организации (документопотоки, документ ные процессы и подпроцессы и т.д.). уметь: - вычленять, анализировать, прогнозировать, экспериментировать и использовать в профессиональной деятельности информацию о документе, документообороте, делопроизводстве, электронном документообороте в библиотечной деятельность; - использовать документоведческие знания для построения моделей, схем, алгоритмов делопроизводства в библиотеке в условиях СМК; - противостоять негативным факторам (экология), отрицательно влияющим на состояние здоровья документоведов (стрессы) в библиотеках; - вести системную работу по воспитанию и формированию мотивации у специалистов, работающих с документами, используя все многообразие средств, методов и форм в СМК. приобрести способность: - анализировать значимые проблемы и процессы, происходящие в условиях СМК в библиотеках; - самостоятельно приобретать с помощью информационных технологий новые знания, использовать их в своей практической деятельности; - к исследовательской и проектной деятельности в контексте управления до кументацией в СМК; - к прогнозированию, моделированию и определению перспективных тен денций развития управления документацией; - к разработке и реализации проектов и программ образовательной, воспита тельной и педагогической деятельности в области СМК библиотек; - к разработке проектов по развитию системы непрерывного профессионального библиотечного образования в области документоведения и управления документационными потоками в библиотеках.
Курс рассчитан на 72 часа. За это время спецалисты смогут прослушать лекционный материал, принять участие в практических и лабораторных занятиях. Данный курс представляется базовым. Дальнейшее повышение квалификации сотрудников библиотек в области управления документацией библиотеки в условиях внедрения СМК планируется с учетом изменения положений законодательной, нормативной, методической базы управления документацией, с учетом наращивания компетенции. Оно может осуществляться в следующих направлениях: -управление записями; -управление нормативной документацией СМК; -проведение внутренних аудитов; -подготовка к участию в конкурсах на премии в области качества (Правительства Российской Федерации и ее субъектов и др.).
Любая педагогическая система успешно функционирует и развивается при соблюдении определенных условий.
В педагогике условия чаще всего понимают как факторы, обстоятельства, совокупность мер, от которых зависит эффективность формирования педагогической системы. Некоторые ученые рассматривают педагогические условие как то, что способствует успешному протеканию чего-либо, как педагогическую комфортную среду, как совокупность мер в учебно-воспитательном процессе и др.
Педагогические условия устойчивого успеха в управлении документацией в инновационной деятельности библиотек
Документационные потоки занимают важнейшее место в структуре управления. С их помощью реализуется сама функция менеджмента. Следовательно, повышение качества системы управления потоками документов является мощным стимулом для повышения качества управления организацией и достижения поставленных целей. Поддержание в надлежащем состоянии информационного поля организации - весьма непростая задача, которая может быть решена только при условии нормального функционирования потоков документов организации.
Документационные потоки, существующие в организации, всецело определяются ее задачами и функциями. У библиотечно-информационного центра, каковым является РМБИЦ, функций больше, чем у обычных библиотек. К ним добавлены издательская, полиграфическая деятельность, индивидуальное информирование и пр.
В процессе исследования нами разработана классификация документаци-онных потоков ГАУ «РМБИЦ», функционирующих в условиях СМК. Разделение документационных потоков библиотеки по организационно-функциональному признаку на основе одной из разработанных авторских гипотетических моделей управления документационными потоками (централизиро-ванной, децентрализированной и комбинированной) способствует эффективной реализации документационного обеспечения инновационной деятельности библиотек.
Обоснование состоятельности трех вышеуказанных моделей осуществлялось на базе компетентностного подхода. Для определения факторов, оказывающих влияние на формирование компетентности специалиста-документоведа в условиях управления документационными потоками, было проведено анкетирование сотрудников ГАУ «РМБИЦ». Итогом исследования стало определение суммарного индекса компетентности документоведа.
Исследование методом экспертных оценок было направлено на изучение вероятности возникновения ошибок при управлении документационными по 128 токами в библиотеках с различной организационной структурой (централизованной, децентрализованной, смешанной). Эксперты определили среднее значение вероятности возникновения ошибок у документоведа в модели централизованного управления документационными потоками составляет (0,100); у документоведа в децентрализованной модели управления документационными потоками (0,055), у документоведа в модели комбинированного управления документационными потоками (0,057). Таким образом, качество обрабатываемой информации и документации является максимальным в децентрализованной модели, что объясняется специализированной компетентностью специалиста в рамках управляемого им документационного потока.
Предложенные гипотетические модели для библиотек различных организационных структур (централизованной, децентрализованной, комбинированной) рассмотрены нами на основе метода SWOT-анализа, который направлен на определение причин эффективности или неэффективности процесса управления документационными потоками.
Модель комбинированного управления документационными потоками предлагается в качестве оптимальной модели для информационно-библиотечных учреждений с централизованной библиотечной системой. Предполагаем, что применение данной модели в ГАУ «РМБИЦ» обеспечит формирование единого информационного пространства, а также качественно новый уровень принятия оперативных, управленческих и технологических решений.
Необходимость повсеместного внедрения СМК в деятельность библиотек потребовала решать задачу повышения квалификации и переподготовки менеджеров библиотечной сферы, которые должны обладать не только специфическими знаниями и умениями, но и надпредметным, универсальным качеством — ключевой (интеллектуальной) компетентностью в области управления документацией СМК современной библиотеки. Группой экспертов из 6 специалистов было оценено взаимовлияние групп факторов компетенции документове-дов (для такой оценки использовались специально разработанные методики, представленные в диссертации) на качество управления документационными потоками. В результате исследования было выявлено, что две группы - группа факторов повышения компетентности (регулярность повышения квалификации, интенсивность использования традиционных и виртуальных библиотек) и группа факторов практической работы (участие документоведов в конференциях, конкурсах, выставках и пр.) - оказывают наиболее значимое воздействие на качество управления документационными потоками. Установлено, что качество управления документационными потоками (в том числе документацией СМК) в ГАУ «РМБИЦ» определяется уровнем квалификации и компетентности документоведов и специалистов, занимающейся обработкой документации.
Экспериментальная работа проводилась с целью доказать, что современная система документационного обеспечения управления библиотекой в СМК может быть эффективной только при создании обучающей среды для менеджеров библиотечной сферы, направленной на повышение их компетенции. В качестве педагогических условий устойчивого успеха управления документацией СМК в библиотеке рассматривается необходимость формирования соответствующей обучающей среды при повышении квалификации и переподготовки библиотекарей. Подготовленное автором учебно-методическое пособие «Доку-ментационное обеспечение инновационной деятельности библиотек в СМК» (прил. 8) выступает в качестве такого средства.
