Содержание к диссертации
Введение
1. Аудит системы менеджмента качества организации 17
1.1. Развитие систем менеджмента качества в России 17
1.2. Возникновение, развитие и виды аудитов 20
1.2.1. Предпосылки возникновения аудита 23
1.2.2. Этапы развития аудита 25
1.2.3. Классификация аудитов 29
1.3. Роль внутреннего аудита 32
1.4. Типовой порядок проведения аудита 36
1.5. Применение информационных технологий при проведении внутреннего аудита 38
1.6. Анализ методик проведения внутреннего аудита 40
Выводы по первой главе 47
2. Разработка методики проведения процесса «внутренний аудит» 48
2.1, Выявление особенностей базового предприятия 48
2.1.1. Наличие значительного объема информационных и материальных потоков 50
2.1.2. Численность персонала и территориальное расположение производственных объектов 54
2.1.3. Наличие развитой локальной компьютерной сети и автоматизированной системы поддержки производства 55
2.1.4. Необходимость выполнения требований отраслевого стандарта 56
2.2. Развитие классификации аудита системы менеджмента качества 60
2.3. Разработка методики проведения процесса «Внутренний аудит» 64
2.3.1. Схема проведения аудита 66
2.3.2. Процедуры методики 68
2.3.2.1. Выбор объекта аудита 68
2.3.2.2. Формирование целевой группы аудита 72
2.3.2.3. Обеспечение компетентности аудиторской группы 73
2.3.2.3.1. Обучение аудиторов на предприятии 73
2.3.2.3.2. Оценка аудиторов 74
2.3.2.3.3.Формирование аудиторской группы 75
2.3.2.4. Проведение электронного опроса , 79
2.3.2.4.1. Формирование базы вопросов и составление тестов 80
2.3.2.4.2. Опрос целевой группы 89
2.3.2.4.3. Обработка данных электронного опроса 89
2.3.2.5. Комплексная обработка и анализ данных 93
2.4. Учет влияющих факторов и особенностей базового предпри ятия в процедурах методики 94
2.5. Оценка результативности и эффективности процесса «Внутренний аудит» 99
2.5.1. Формирование показателей результативности 102
2.5.2. Составление квалиметрических шкал 103
2.5.3. Определение интегрального показателя результативности... 104
2.5.4. Оценка эффективности 107
2.6. Программное обеспечение методики 115
2.6.1. Требования к программному обеспечению 115
2.6.2. Возможности и условия реализации 116
Выводы по второй главе 120
3. Практическая реализация методики на примере процессов системы менеджмента качества предприятия 122
3.1. Организация проведения внутреннего аудита на предприятии... 122
3.1.1. Назначение руководителя аудиторской группы 125
3.1.2. Выбор объекта внутреннего аудита 127
3.1.3. Определение целей, области и критериев внутреннего аудита 135 ЗЛА. Формирование целевой группы аудита 146
3.1.5. Определение возможностей аудита . 151
3.1.6. Обеспечение компетентности и выбор аудиторской группы 151
3.2. Анализ документов 155
3.3. Подготовка к аудиту на месте. Проведение электронного опроса 159
3.3.1. Формирование и актуализация базы вопросов 160
3.3.2. Составление тестов 161
3.3.3. Опрос целевой группы 161
3.3.4. Обработка данных 164
3.4. Проведение аудита на месте 167
3.5. Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту 170
3.6. Завершение аудита. Комплексная обработка и анализ 171
3.7. Разработка документированной процедуры, устанавливающей порядок проведения процесса «Внутренний аудит» 175
3.8. Оценка результативности анализируемых процессов 176
3.9. Оценка результативности и эффективности процесса «Внутренний аудит» 182
Выводы по третьей главе.. 188
Основные результаты работы 189
Список использованной литературы
- Предпосылки возникновения аудита
- Численность персонала и территориальное расположение производственных объектов
- Учет влияющих факторов и особенностей базового предпри ятия в процедурах методики
- Определение целей, области и критериев внутреннего аудита 135 ЗЛА. Формирование целевой группы аудита
Введение к работе
Актуальность работы. В рыночной экономике огромное внимание уделяется проблемам качества. Это обусловлено наличием конкуренции между производителями товаров и услуг. В таких условиях только качество может привлечь и удержать потребителя. Качество играет ключевую роль и является индикатором развития экономики государства.
На всех этапах развития ученые понимали значение качества в развитии и экономическом благополучии. Причем понятие «качество» не ограничивалось только качеством самой продукции, акцент смещался в сторону системных взаимодействий, исследования процессов управления всей деятельностью организации.
Требования к качеству на международном уровне определены стандартами ИСО серии 9000, выход которых ознаменовал переход развития науки в области качества на новый уровень. Стандарты установили четкие требования к системам обеспечения качества и положили начало сертификации систем качества. Возникло самостоятельное направление менеджмента - менеджмент качества. Современный менеджмент качества базируется на результатах исследований и работ Ф. Кросби, Э. Деминга, В. Фейгенбаума, К. Исикавы, Д. Джурана. Именно с помощью современных методов менеджмента качества передовые зарубежные фирмы добились лидирующих позиций на мировых рынках.
Теоретический и практический опыт управления качеством в России имеет многолетнюю историю.
В нашей стране проблемами качества занимаются такие ведущие российские ученые как В.Н. Азаров, Ю.П. Адлер, Б.В. Бойцов, В.Г. Версан, В.А. Васильев, В.А. Лапидус, Г.А. Молодцов, И.И. Чайка и другие. Формируются различные направления и школы, работа которых направлена на изучение проблем качества и повышение эффективности работы предприятий.
10 Вопросами современных методов управления качеством занимается школа качества, созданная в Тамбовском государственном техническом университете (ТГТУ). Возглавляет Тамбовскую школу качества ректор ТГТУ профессор СВ. Мищенко. Работа Тамбовской школы качества осуществляется на базе кафедры «Автоматизированные системы и приборы» и Тамбовского отделения межрегионального общественного объединения «Академия проблем качества». Общую координацию работ и развитие школы осуществляет профессор СВ. Пономарев. Экономические вопросы качества изучаются под руководством профессора Б.И. Герасимова. Одним из направлений в работе Тамбовской школы качества является исследование методов повышения результативности и эффективности работы систем менеджмента качества (СМК) промышленных предприятий. Руководит работой по данному направлению доцент А.В. Трофимов.
В настоящее время одной из серьезных проблем для российских предприятий является создание СМК, позволяющей обеспечить производство конкурентоспособной продукции стабильного качества. СМК должна учитывать особенности предприятия, обеспечивать минимизацию затрат на разработку продукции и ее внедрение.
СМК должна периодически подвергаться внутреннему аудиту, который является одним из инструментов мониторинга, анализа и улучшения функционирования СМК. Внутренний аудит является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Международные стандарты ИСО серий 9000 и 14000 подчеркивают значение аудита как инструмента руководства организацией по сбору объективных данных и подтверждению эффективного внедрения и функционирования систем менеджмента качества и экологии.
В настоящее время ведущими специалистами в области качества разрабатываются различные методы проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества на предприятии в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и ГОСТ Р ИСО 19011-2003 в зависимости от особенностей
предприятий. Работы направлены на повышение результативности внутреннего аудита, повышению его способности выявлять и предупреждать сбои в работе СМК, а также на выявление возможностей для улучшения.
Таким образом, проблема повышения результативности процесса «Внутренний аудит» является актуальной для российских предприятий, внедривших и внедряющих системы менеджмента качества.
Целью настоящей работы является разработка методики проведения процесса «Внутренний аудит», повышающей его результативность путем учета особенностей предприятия.
Для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Исследовать известные методики проведения внутреннего аудита в организациях.
Выявить особенности машиностроительного предприятия, которые оказывают влияние на результативность процесса «Внутренний аудит». Разработать методику проведения процесса «Внутренний аудит» с' учетом выявленных особенностей предприятия.
Провести оценку результативности и эффективности процесса «Внутренний аудит», проводимого по разработанной методике.
Предметом исследования является система менеджмента качества машиностроительного предприятия.
Объектом исследования является процесс «Внутренний аудит» системы менеджмента качества машиностроительного предприятия, разработанной в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
Научная новизна
Разработана методика проведения процесса «Внутренний аудит» СМК машиностроительного предприятия, учитывающая влияние на результативность процесса широкого спектра факторов, обусловленных особенностями предприятия. Методика представляет собой совокупность процедур, логически связанных между собой, которые дополняют порядок проведения аудита, рекомендованный ГОСТ Р ИСО 19011-2003.
Предложено дополнить существующую классификацию аудитов СМК и ввести новый признак: метод подготовки к аудиту, по которому различают аудит без предварительной оценки состояния объекта аудита и с проведением предварительной оценки состояния объекта аудита. Кроме того, предложено расширить классификацию аудитов по области распространения, дополнив ее интегрированным видом аудита, при котором осуществляется проверка СМК организации на соответствие требованиям ИСО 9001 и требованиям отраслевого стандарта на систему менеджмента.
Практическая значимость работы
Методика проведения процесса «Внутренний аудит» внедрена в ООО «Борец» (Москва) в 2004 г. и использована при подготовке СМК к ресертификации в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 и инспекционным аудитам.
Результаты работы послужили методической основой разработки документированных процедур (стандартов предприятия) системы менеджмента качества ООО «Борец» (Москва).
Результаты исследования в 2005 г. внедрены в учебный процесс по специальностям 200503 «Стандартизация и сертификация» и 220501 «Управление качеством» на кафедре «Автоматизированные системы и приборы» Тамбовского государственного технического университета.
Процедуры методики внедрены в ОАО «Первомайскхиммаш» (п. Первомайский, Тамбовская обл.) в 2006 г.
13 5. Результаты работы в части оценки результативности процесса «Внутренний аудит» внедрены в ООО «Мичуринский автоагрегатный завод» (г. Мичуринск, Тамбовская обл.) в 2006 г.
Апробация работы. Основные положения диссертационной работы докладывались на международных и всероссийских конференциях: IV международной научно-практической конференции «Теория, методы и средства контроля и диагностики» (г. Новочеркасск, 2005 г.); II Международной научно-практической конференции «Исследование, разработка и применение высоких технологий в промышленности» (Санкт-Петербург, 2006 г.); Международной научно-технической конференции «Менеджмент качества продукции и услуг» ( БГТУ, г. Брянск, 2007 г.); Всероссийской научно-практической конференции «Управление качеством образования, продукции и окружающей среды» (г. Бийск, 2004, 2005, 2007 гг.); VI Всероссийской научно-практической конференции «Управление качеством» (МАТИ, Москва, 2007 г.); II Международной научно-практической конференции «Прогрессивные технологии» (г. Тамбов, 2005 г.); Международной школе-семинаре молодых ученых «Проблемы экономики и менеджмента качества» (г. Тамбов, 2003, 2006 гг.); Региональной научно-практической конференции «Проблемы сертификации и управления качеством» (СибГТУ, г, Красноярск, 2006 г.), III Международной конференции «Качество науки - качество жизни» (г. Тамбов, 2007 г.), II Международной научно-практической конференции «Управление качеством: методология и социально-экономические проблемы» (г. Тамбов, 2007 г.); XII научной конференции ТГТУ (г. Тамбов, 2007 г.).
Публикации. Основные результаты работы представлены в 16 научных публикациях.
Структура и объем работы. Диссертация изложена на 237 страницах, состоит из введения, трех глав, списка литературы, включающего 132 источника, содержит 64 рисунка, 24 таблицы и 11 приложений.
В первой главе работы рассмотрены этапы развития менеджмента качества в России, внедрение стандартов серии ИСО 9000 на российских предприятиях. Подробно рассматривается процесс внутреннего аудита как неотъемлемый и обязательный процесс при разработке и внедрении системы менеджмента качества в организации. Приводится история возникновения аудита, его распространение в различных отраслях деятельности. Рассмотрены основные этапы развития внутреннего аудита. Представлена классификация аудита по различным признакам.
Проведен анализ существующих методик проведения внутренних аудитов в организациях. Рассматривается способность этих методик реализовать внутренний аудит как инструмент улучшения системы менеджмента с учетом особенностей предприятия. В результате проведенного анализа сформулированы задачи исследования.
Во второй главе на основе проведенного анализа предложено дополнить существующую классификацию и ввести признак - метод подготовки к аудиту, по которому различают аудит без предварительной оценки состояния объекта аудита и с проведением предварительной оценки состояния объекта аудита. Обоснован вывод, что для машиностроительного предприятия целесообразно осуществлять подготовку к внутреннему аудиту с проведением предварительной оценки состояния объекта аудита.
Кроме того, в связи с широким развитием и распространением отраслевых стандартов на системы менеджмента, построенных на базе ИСО 9001, имеет смысл дополнить классификацию аудитов, добавив вид аудита, при котором проверяется соответствие СМК организации требованиям ИСО 9001 и требованиям отраслевого стандарта согласно специфики работы организации, т.е. областью распространения аудита становится интегрированная система менеджмента.
Рассмотрены принципы разработки планов и программ проведения внутреннего аудита согласно стандарта ГОСТ Р ИСО 19011-2003.
15 Выявлены факторы, обусловленные особенностями базового предприятия, которые влияют на успешное функционирование и результативность процесса «Внутренний аудит». Рассмотрен отдельно каждый из выявленных факторов, проанализировано их влияние. С учетом выявленных факторов и результатов анализа разработана методика, целью которой является повышение результативности процесса «Внутренний аудит».
Структура разработанной' методики содержит шесть основных блоков, выполнение которых рекомендовано ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Блоки в свою очередь требуют выполнения определенных процедур. Разработан набор процедур, вошедших в методику проведения процесса «Внутренний аудит», которые дополняют типовую схему проведения аудита, приведенную в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2003. В методику входят следующие дополнительные процедуры:
выбор объекта аудита;
формирование целевой группы аудита;
обеспечение компетентности аудиторской группы;
проведение электронного опроса;
комплексная обработка данных и анализа. Сформулирован порядок интеграции разработанных процедур методики с типовой схемой проведения аудита по ГОСТ Р ИСО 19011-2003.
Предложен порядок оценки результативности и эффективности процесса «Внутренний аудит». Сформированы показатели результативности, составлена квалиметрическая шкала для оценки результативности, определен интегральный показатель результативности процесса «Внутренний аудит». В ходе решения задачи по оценке эффективности процесса «Внутренний аудит» выявлено значительное количество различных ресурсозатрат, используемых при функционировании процесса. Проанализирована весомость и обоснован выбор ресурсозатрат, которые необходимо учитывать приоценке эффективности процесса «Внутренний аудит».
Составлены требования к программному обеспечению реализации разработанных методик и определены условия и возможности их реализации.
Третья глава посвящена практическому применению разработанной методики на машиностроительном предприятии. Обоснован выбор анализируемых процессов СМК предприятия.
Проведен анализ функционирования процессов СМК» определены информационные потоки, сопровождающие выполнение процессов. Построены схемы взаимодействия процессов СМК с использованием методологии функционального моделирования IDEF0. Составлена сводная таблица, отражающая цели процессов, входные и выходные данные, ресурсное обеспечение и управляющее воздействие, критерии аудита процессов. Сформированы составы целевых и аудиторских групп. Приведены данные практического проведения электронных опросов и обработки их результатов. Результаты работы стали основой разработанной документированной процедуры, регламентирующей порядок организации и проведения процесса «Внутренний аудит», а также комплекта документации по анализируемым процессам СМК предприятия.
Разработано и внедрено программное обеспечение, показаны экспериментальные результаты его работы. Реализация процедур методики осуществлялась с помощью разработанного программного комплекса «Аудитор». Проведена оценка результативности и эффективности процесса «Внутренний аудит». Разработаны показатели результативности, установлены коэффициенты весомости показателей, рассчитаны значения интегральных показателей, на основе значений которых оценена динамика изменения результативности и эффективности процессаа.
Получены экспериментальные данные по функционированию и процесса «Внутренний аудит», на основании которых построена диаграмма, позволяющая сделать вывод о значительном повышении его результативности.
Предпосылки возникновения аудита
История аудита (от лат. audire - слышать) восходит к временам Древнего Рима, когда постановления властей распространялись с помощью официальных глашатаев [32]. Для того чтобы постановления читались глашатаями правильно, каждого из них сопровождал аудитор, т.е. специальный человек, знавший текст постановления и следивший за правильностью его воспроизведения. В начале XX века аудит получил широкое применение в финансовой деятельности. В конце XX века применение аудита распространилось и на такие области деятельности, как менеджмент качества и экологический менеджмент.
Аудиторские проверки считаются в настоящее время чрезвычайно мощным инструментом менеджмента. В связи со стремительным ростом во всем мире интереса к проблеме улучшения качества аудит привлек к себе большое внимание как средство, которое способствует повышению результативности систем менеджмента [33.].
Аудит, как и другая деятельность в рамках системы менеджмента качества, должен рассматриваться как процесс. Очевидно, что аудит подлежит постоянному контролю, мониторингу, анализу и улучшению [32], т.е. аудитом необходимо управлять как процессом, к которому устанавливаются определенные требования соответствующими документами [34].
Управление процессом осуществляется с помощью различных средств и заключается, во-первых, в предварительной оценке состояния, и, во-вторых, в управлении функциональными действиями процесса [35].
Управление аудитом как процессом требует выполнения непрерывного замкнутого цикла: этап планирования аудита - этап выполнения корректирующих действий - этап управления изменениями [36].
Как и любой процесс, внутренний аудит может быть оценен по таким группам характеристик как результативность и эффективность [37]. Однако для измерения результативности зачастую применяются лишь модели типа «эффект/затраты», в которых "акцент делается на выявление экономических результатов, или описательные подходы вообще не имеющие в основании какой-либо оценочной методики [38].
Наибольшие трудности вызывает определение показателей результативности процессов, которые для каждого процесса устанавливаются, исходя из определения и цели процесса.
Поскольку результативность характеризует степень достижения цели процесса и запланированных результатов, следовательно, показатель результативности заложен в самой цели процесса [39].
Этапы развития аудита
Процесс аудита прошел определенные ступени эволюции. Рассмотрим основные этапы в развитии аудита, начиная со стандарта ГОСТ Р ИСО 19011-2003, который представляет собой руководство по аудиту систем ме-неджмента качества и/или систем экологического менеджмента и заменяет следующие стандарты [40]: - международные стандарты ИСО 10011-1:1990, МС ИСО 10011-2:1991 и ИСО 10011-3:1991, которые до 15 декабря 2003 г. определяли порядок проведения проверок систем качества; -международные стандарты ИСО 14010:1996, МС ИСО 14011:1996 и ИСО 14012:1996, относящиеся к проверкам систем управления охраной окружающей среды.
Окончательная версия проекта стандарта ИСО 19011 была принята 6 марта 2002 г. [41]. Стандарт базируется на принципиально новой терминологии по сравнению с тремя стандартами ИСО 10011-1/2/3 и на принципах процессного подхода. Термин и деятельность под названием «аудит» рассматриваются не как анализ на основе сопоставления, а как один из процессов системы менеджмента качества.
Численность персонала и территориальное расположение производственных объектов
Численность персонала, работающего на предприятии, составляет порядка 3,5 тысячи человек. Структура предприятия насчитывает 123 подразделения, связанные между собой информационными и материальными потоками. Площадь, занимаемая предприятием, составляет порядка 3 га. Производственные помещения территориально удалены друг от друга. Максимальная удалённость подразделений друг от друга достигает 2 км. На рисунке 2.1 показана схема территориального перемещения аудиторов по маршруту проверки.
Проведен расчет временных потерь (аудито-часов), которые затрачиваются на территориальное перемещение аудиторов по маршруту проверки. Затраты составили порядка 78 минут на перемещение по маршруту проверки при проведении аудита одного процесса СМК одним аудитором. Совокупность процессов СМК насчитывает порядка 30. Учитывая тот факт, что внутренние аудиты проводятся на предприятии дважды в год, цифры, отражающие количество затраченного времени, являются значительными. Расчет, в частности, показал, что затраты времени на перемещение аудиторов составили порядка 234 аудито-чаеов в год.
Обоснован вывод, что данный тип затрат не добавляет ценности внутреннему аудиту и должен быть .минимизирован.
Предприятие имеет развитую локальную компьютерную сеть (ЛКС), насчитывавшую бопее П00 ПК и автоматизированную систему поддержки производства (на базе 1С - Предприятие), возможности которой позволяют: - осуществлять управление составом изделия; - осуществлять управление изменениями в изделии; - предоставлять результаты входного и текущего контроля для всех ж-зе м пляров изделий; - предоставлять результаты испытаний всех экземпляров изделий; - ведение организационной структуры и управление базой данных о сотрудниках; - осуществлять управление технологическими данными; - осуществлять поиск объектов по различным критериям; - осуществлять управление разграничением доступа к объектам; - генерировать разнообразные отчеты.
Использование локальной компьютерной сети и возможностей функционирующей автоматизированной системы для целей внутреннего аудита позволит повысить степень его мобильности, тем самым гибкость и управляемость СМК предприятия.
Логическим продолжением стандарта ISO 9001 является развитие отраслевых стандартов на его основе. Для машиностроительных предприятий, являющихся поставщиками нефтепромыслового оборудования, таким отраслевым документом стала спецификация ISO/TS 29001:2003 [92], внедрение которой позволит повысить конкурентоспособность отечественного нефтепромыслового оборудования на мировом рынке.
Необходимость выполнения требований стандартов API (Американский институт нефти) обусловлена потребностью предприятия в расширения рынков сбыта выпускаемой продукции. В работу СМК предприятия внедряются требования стандарта API Ql - Спецификация на программы качества для нефтяной, нефтехимической и газовой промышленности. API Ql устанавливает дополнительные по отношению к ISO 9001:2000 требования к системам менеджмента качества организаций-поставщиков продукции и услуг для предприятий нефтяной, нефтехимической и газовой промышленности. Соответствие системы менеджмента требованиям спецификации API Ql является обязательным условием для получения лицензии на использование организацией монограммы АРІ на выпускаемой продукции.
Нефтедобывающая промышленность (прямой потребитель предприятия) работает с опасными жидкостями, газами и разнообразными процессами. Соображения безопасности персонала, защиты окружающей среды и деловой непрерывности (обслуживание потоков дохода как для компаний, так и для национальной экономики) требуют высокого уровня эксплуатационной целостности оборудования. Ключевой элемент в гарантии соответствующих снабжаемых изделий - это система контроля качества, используемая поставщиком товаров и подрядчиком обслуживания. Опыт Американского института нефти доказал, что требования, дополнительные к ISO 9001:2000, необходимы для обеспечения гарантии относительно качества изделий и услуг в последовательной и глобальной основе.
Учет влияющих факторов и особенностей базового предпри ятия в процедурах методики
Сложность производимой продукции и производственных процессов учитывается в процедурах формирования целевой и аудиторских групп. Реализация данных процедур позволяет повысить информативность аудита именно в области функционирования производственных процессов. Реализация процедуры формирования базы вопросов для дистанционного опроса с привлечением персонала предприятия также повышает информативность внутреннего аудита и позволяет выявлять проблемы во взаимодействии процессов СМК.
Процедура обеспечения компетентности аудиторской группы, состоящая из обучения аудиторов на базе предприятия, дистанционной оценки их знаний и предложенного способа формирования группы по аудиту, позволяет учитывать особенности структуры СМК и технологии производства. Обучение аудиторов осуществляется на базе предприятия без отрыва от основной работы. В процессе учебы, помимо общего курса, предоставляется полная информация о том, какие новые документы были приняты в работу за истекший период, какие изменения проводились, рассматривается порядок их реализации. Это позволяет аудиторам значительно сократить время на самостоятельную подготовку к проверкам, поиск необходимой информации.
Выполнение требования, касающегося обязательного привлечения в состав группы технических экспертов, необходимо и целесообразно по объективным причинам: - аудиторы не могут обладать всеми знаниями в проверяемой области ввиду особенностей производства и сложности технологии производимой продукции; - необходимость обеспечения аудиторской группе всех требуемых знаний и навыков.
Таким образом, предложенная процедура обеспечения компетентности аудиторской группы позволяет учитывать особенности производства, структуры СМК предприятия, сложность технологии, тем самым повышая информативность внутреннего аудита.
Наличие значительного объема информационных и материальных потоков влияет на управляемость СМК. Процедура проведения электронных опросов позволяет исключить дублирующие функции и повысить оперативность принятия управленческих решений.
Территориальная раздробленность производственных объектов подразумевает значительные потери времени при проведении внутренних аудитов. Этот фактор также учитывается в процедуре проведения электронных опросов, проведение которых снижает временные затраты на проведение внутреннего аудита на месте.
Процедура комплексной обработки данных и анализа направлена на сопоставление результатов дистанционного опроса и аудита на месте с целью выявления проблем (в том числе потенциальных), анализа причин и предоставления результатов для разработки управленческих решений руководством и поиска возможностей для улучшения. В ходе реализации данной процедуры учитывается сложность взаимодействия процессов СМК предприятия.
На рисунке 2.19 схематично изображены требования стандарта API (ISO/TS 29001:2003) [92], дополнительные по сравнению с требованиями ИСО 9001:2000, кроме этого, показана их реализация в процедурах разработанной методики.
Методика формирует тенденцию к переходу от аудитов подразделений к аудитам межфункциональным, со все более и более важными определениями взаимоотношений между подразделениями относительно каждой функции.
Методика позволяет проводить объективный анализ и осуществлять принятие наиболее эффективных управленческих решений, основанных на фактических данных внутреннего аудита, оптимизировать документооборот внутреннего аудита с возможностью оперативного мониторинга достигнутых результатов.
Определение целей, области и критериев внутреннего аудита 135 ЗЛА. Формирование целевой группы аудита
Проведен анализ документированных процедур СМК иредшшятня и внешней нормативной документации, регламентирующей выполнение ауди--тяруемьтх процессов. Данные документы являются критериями при проведении внутреннего аудита и устанавливают требования к результативному выполнению процесса, а также ответственность и полномочия персонала, который участвует в данном аудитируемом процессе.
На рисунке 3.8 графически показано, каким образом требования к процессу, являясь критериями при проведении внутреннего аудита, влияют на формирование состава целевой грунпвп который, в свою очередь, является проекцией аудятируемого процесса на персонал.
В ходе анализа документации был определен круг лиц, деятельность которых в большей степени влияет на управление процессом и результативность его выполнения. В документированных процедурах за такими сотрудниками закреплены определенные обязанности, в том числе ведение тех или иных документов и записей.
Очевидно, что эти должностные лица (сотрудники предприятия) обладают наибольшей информацией о функционировании процесса, в выполнении которого они участвуют. Таким образом, данные, полученные от этих сотрудников при проведении внутреннего аудита (в том числе и электронного опроса), будут иметь большую ценность, тем самым повышая информативность проверки.
Остановимся подробнее на том, как влияют критерии аудита на состав ЦГ. Критериями аудита служат, в частности СТП, в которых описана деятельность, должностные лица, которые ее осуществляют и ведут при этом определенные документы и записи. При анализе критериев аудита круг этих лиц определяется и включается в состав ЦГ. Например, СТП по процессу «Метрологическое обеспечение» говорит, о том, что инженер по инструменту технологического бюро производственного цеха несет ответственность за управление средствами измерения в цехе (как одна из его функций) и составляет графики калибровки. Очевидно, что данного сотрудника целесообразно включить в состав ЦГ при аудите процесса «Метрологическое обеспечение», так как он владеет необходимой информацией по данному участку выполнения процесса. Отметим, что в состав ЦГ должны войти сотрудники, занимающие данные должности в технологических бюро от каждого производственного подразделения.
По такому принципу сформированы составы ЦГ для каждого из трех анализаруемых процессов. Например, состав ЦГ процесса «Производство продукции. Сборка насосов» сформирован на основе схемы взаимодействия с процессами «Потребителями» и «Поставщиками» (см. рисунок 3.6) и структурной схемы цеха сборки, которая приведена на рисунке 3.9. Начальник цеха 1 _ . Зам. начальника цеха -Уполномоченный покачеству Технологическое бюро
Практическое формирование ЦГ для проведения внутреннего аудита осуществлялось с помощью разработанного программного комплекса «Аудитор» [130], применение которого стало возможным, благодаря функционирующей на предприятии локальной компьютерной сети (ЛКС).
Работу сети обеспечивают серверы: - сервер, поддерживающий базы данных пользователей и разграничивающий права доступа к информационным ресурсам; - сервер производственной информации; - интранет-сервер, включенный в интранет-сеть (локальная компьютерная сеть) предприятия. На базе этих серверов решаются основные задачи предприятия, а также обеспечивается безопасность информационной системы. Постоянно идет пополнение и обработка различных баз данных, информации от подразделений.
В программный комплекс интегрирована база данных сотрудников предприятия, с указанием их должности и принадлежности к тому или иному структурному подразделению.
Выбрав аудитнруемьш процесс («Метрологическое обеспечение», «Входной контроль», «Производство продукции. Сборка насосов»} сотрудник ОУК формирует состав ЦГ путем добавления конкретных лиц в поле «Состав «елевой грунпы . Программа позволяет выполнять функцию сортировки и выбирать сотрудников из заданного подразделения (отдела/цеха). На рисунке 3.10 показан вид окна программы при формировании состава Возможности аудита определяются с учетом наличия необходимой и соответствующей информации для аудита.
После того как будет признана возможность проведения аудита, формируется аудиторская группа с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита.
Обеспечение компетентности аудиторской группы включает в себя три составляющие: обучение внутренних аудиторов на предприятии, оценка их знаний и результативности обучения и способ формирования аудиторской группы. Обучение внутренних аудиторов осуществлялось непосредственно на предприятии с частичным отрывом специалистов от работы. Обычно программа обучения объемом 40 часов реализовывалась в течение 8-10 дней, т.е. каждый день проводились занятия по 4-5 академических часов (длительность 45 минут) в виде лекций, практических занятий и деловых игр. При чтении лекций и проведении практических занятий обычно использовали материалы публикаций [32,40, 59].
После завершения курса лекций, практических занятий и деловых игр каждый обучаемый (потенциальный внутренний аудитор) сдавал зачет, проводимый методом тестирования по локальной компьютерной сети предприятия. Тест по итогам обучения приведен в Приложении Д. Вопросы теста изменяются в зависимости от конкретной программы обучения. Тест, приведенный в Приложении Д, составлен по программе обучения, одним из основных аспектов которой был анализ документации, критериев и необходимых свидетельств аудита процесса «Метрологическое обеспечение». Поэтому ряд вопросов теста касается именно этого процесса. В зависимости от того, какие процессы рассматриваются в программе обучения, изменяются вопросы, позволяющие оценить уровень компетентности аудиторов именно по этим процессам.
Подробно процедура проведения оценки компетентности аудиторов и результативности проводимого обучения описана в документированной процедуре, которая приведена в Приложении Е.
В таблице 3.8 приведен пример программы одного из курсов обучения внутренних аудиторов на предприятии. При формировании программ обучения были использованы рекомендуемые в литературе типовые программы [59], которые изменялись и дополнялись с учетом особенностей предприятия и целей обучения внутренних аудиторов.
