Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Анализ требований к повышению управляемости структурных подразделений вуза на основе системного описания 14
1.1. Анализ основных процессов управления учебных учреждений 14
1.2. Подходы к автоматизированному управлению структурным подразделением вуза 25
1.3. Анализ подходов к повышению управляемости кафедрой как основной учебно-методической структуры 30
1.4. Анализ показателей и критериев, используемых при управлении подразделениями в различных вузах 39
Выводы по первой главе 44
Глава 2. Системное моделирование интерактивного процесса управления учебно-методическими ресурсами образовательного учреждения 45
2.1. Формализация процесса управления учебно-методическими ресурсами на примере планирования учебной нагрузки 45
2.2. Разработка организационных компонентов методики управления подразделением в едином информационном пространстве 57
2.3. Подструктура информационного пространства для управления подразделением вуза 64
2.4. Обоснование универсальной методики автоматизированного планирования учебно-методических ресурсов 68
2.4.1. Обоснование методики управления учебно-методической нагрузкой 68
2.4.2. Обоснование методики автоматизированного формирования персональной оценки деятельности преподавателей и ее регулярного мониторинга 74
2.4.3. Обоснование методики планирования и мониторинга исполнения отчетной документации 79
Выводы по второй главе 84
Глава 3. Разработка предметно-ориентированной методики автоматизированного управления подразделением в едином информационном пространстве 85
3.1. Структура интегрального информационного пространства подразделения для применения web-портальных технологий 85
3.2. Разработка подсистемы генерирования учебно-методических ресурсов 90
3.3. Разработка подсистемы оценки социально-экономических показателей деятельности преподавателей 100
3.4. Подсистема обеспечения доступа к информационным ресурсам web-портала подразделения 111
3.4.1. Использование OLAP-технологии для представления сводной информации о функционировании бизнес-процессов подразделения вуза 111
3.4.2. Управление доступом к информационным ресурсам 115
Выводы по третьей главе 119
Глава 4. Методика мониторинга качества выполнения организационно-методической работы преподавателей на примере базового подразделения вуза 120
4.1. Применение методик планирования и управления учебно-методическими ресурсами 120
4.2. Подсистемы автоматизированного генерирования планов индивидуальной нагрузки преподавателей 132
4.3. Подсистема управления учебно-методической работой 135
4.4. Подсистема оценки профессиональной деятельности преподавателей 138
Выводы по четвёртой главе 141
Основные результаты 143
Список литературы 145
Приложение А 155
Приложение Б 156
Приложение В 157
- Анализ подходов к повышению управляемости кафедрой как основной учебно-методической структуры
- Обоснование методики управления учебно-методической нагрузкой
- Разработка подсистемы оценки социально-экономических показателей деятельности преподавателей
- Применение методик планирования и управления учебно-методическими ресурсами
Введение к работе
Актуальность темы. Для решения стратегической задачи модернизации экономики необходимо усовершенствовать систему подготовки специалистов, в том числе высшей квалификации. В стране разворачивается комплексная реформа высшего образования, увеличивающая роль кафедр и изменяющая подход к организации административной и учебно-методической работы в вузе. На первое место выходят вопросы комплексной автоматизации и совершенствования способов управления всем вузом, его структурными подразделениями и учебными процессами в целом.
Переход российских вузов на новые Федеральные государственные образовательные стандарты (ФГОС третьего поколения) требует изменения в управлении учебно-образовательными процессами. Несмотря на преимущества, изменения влекут и ряд трудностей, как для студентов, так и для преподавателей. Структура основных образовательных программ высшего профессионального образования (бакалавриата и магистратуры) предполагает увеличение выбора дисциплин, более мобильной и интерактивной работы преподавателей со студентами, самоорганизации преподавателей и переподготовки педагогических кадров. Возникает необходимость усовершенствования методов управления имеющимися ресурсами и педагогическими кадрами.
Анализу имеющихся подходов к управлению и методов измерения параметров учебного процесса, методик измерения (оценки) персонального рейтинга преподавателя в вузе посвящены труды М. Б. Гузаирова, Л. А. Исмагиловой, Е. Ю. Васильевой, О. О. Мартыненко, В. Г. Захаревич, О. И. Пятковского, И. Е. Трофимова и др. Системный подход к организации и управлению социально-экономическими системами сформулирован в трудах отечественных ученых Н. В. Тихомировой, Ю. Ф. Тельнова и др. и зарубежных ученых Р. Акоффа, А. Чандлера, Г. Саймона. Автоматизированное управление требует разработки процедур измерения (оценки) параметров управляемых объектов и процессов. Подходы к управлению подразделениями университета, описанные в этих трудах с учетом специфики конкретного вуза и его структурных подразделений (отделов, факультетов, кафедр), позволяют выделить множество общих требований для описания и оптимизации бизнес-процессов деятельности кафедр.
Создание многоаспектных моделей бизнес-процессов, реализация этих моделей в рамках единой информационной среды позволяют изменить подходы к планированию и управлению трудовыми, материальными, интеллектуальными, информационными и другими ресурсами, к усовершенствованию показателей оценки профессиональной, социально-экономической деятельности преподавателей (основных исполнителей учебно-образовательного процесса в вузе) с точки зрения ресурсно-процессного подхода. Реализацией модели управления профессорско-преподавательским составом (ППС), является: оценка, учет и анализ показателей кадровой динамики ППС, стимулирование, обучение сотрудников, реализация принципа самообучающейся организации. Суть методов управления трудовыми ресурсами заключается, в
определении способов развития организационных компетентностей каждого сотрудника в отдельности.
В соответствии с принципами организации MES-систем: оперативного планирования и управления, контролинга, открывается возможность реального внедрения многоагентного принципа управления ресурсами, операциями и изменения подходов к взаимодействию процессов в структурных подразделениях в рамках надсистемы вуза. Данный подход позволяет снизить нагрузку на другие подсистемы (подразделения) вуза и повысить эффективность использования располагаемых ресурсов. Группировка и формализация ресурсов в информационном пространстве позволит проводить мониторинг в автоматизированном режиме. Использование веб-технологий наилучшим образом позволит интегрировать в единой среде возможности по управлению учебно-методическими ресурсами кафедры, предоставив их в определенном правилами доступа объеме всем агентам образовательного процесса (студентам, преподавателям, администрации кафедры, факультета, вуза).
Взаимодействие между собой подсистем бизнес-процессов кафедры на основе многоагентного подхода позволяет получать результаты, проводить мониторинг и анализировать деятельность ППС. Использование веб-технологий позволяет организовать доступ к необходимым учебно-методическим ресурсам (УМР).
По результатам анализа доступных материалов выявлено, что существующие системы оперативного управления и планирования ресурсов недостаточно информатизированы и автоматизированы для эффективного взаимодействия между бизнес-процессами и процессами мониторинга.
Диссертация является результатом исследований, проводимых на кафедре АСУ УГАТУ в рамках гранта Президента РФ № НШ-65497.2010.9 «Теоретические и методические основы разработки информационных систем, а также их применения в промышленности и в социально-экономической среде с учётом тенденций развития информационных технологий», по проблемам разработки методики планирования и управления (мониторинга) учебно-методических ресурсов в вузе.
Целью диссертационной работы является разработка методов планирования и оперативного управления ресурсами и бизнес-процессами кафедры на основе многоагентного подхода и их реализация в интегрированном информационном пространстве для поддержки принятия решений. Задачи исследования:
Разработка системной модели УМР подразделения.
Разработка методов планирования и оперативного управления учебно-методическими процессами с учетом социально-экономических показателей (СЭП) деятельности, на основе продукционных правил.
Создание методики автоматизированного генерирования планов работ структурного подразделения, по принципу многоагентного подхода, с учетом компетентностных критериев оценки деятельности для поддержки принятия решений.
4. Построение структуры интерактивной информационной системы для планирования и управления ресурсами и процессами в едином информационном пространстве.
Методика исследования. При решении задач использованы методы системного анализа, принципы и методы теории процессного подхода, теории многоагентных систем, теории организационного управления, автоматизированного проектирования информационных систем, методики расчета экономической эффективности выполняемых процессов, методы «бережливого производства», продукционные правила и др. Основные результаты, выносимые на защиту:
Системная модель управления учебно-методическими ресурсами подразделения в соответствии с принципами организации MES-систем и «бережливого производства» позволяющая проводить мониторинг и анализ состояния социальной инфраструктуры структурного подразделения.
Метод оценки социально-экономических показателей и критериев качества учебно-методических ресурсов на основе продукционных правил, позволяющий учитывать взаимоотношение руководства и сотрудников в процессе планирования и оперативного управления учебным процессом.
Методика автоматизированного генерирования учебных планов работ структурного подразделения на основе модели многоагентного подхода и учета социально-экономических показателей и критериев при принятии решений в замкнутом контуре управления.
Структура интерактивной информационной системы планирования и управления учебно-методическими ресурсами и процессами подразделения, реализованной по веб-портальной технологии.
Научная новизна и достоверность результатов:
Доработана классификация учебно-методических ресурсов подразделения для достижения целей и мониторинга его бизнес-процессов, определяющая структуру информационного хранилища для решения задач планирования и управления, отличающаяся от существующей классификации использованием принципов организации MES-систем в учебном процессе.
Усовершенствованна система планирования и управления учебно-методическими ресурсами с учетом СЭП и возможностью проведения рейтинговой оценки, как подразделения, так и каждого сотрудника в отдельности, отличающаяся от существующей системы более развернутыми показателями и позволяющая принимать решения при управлении учебными ресурсами на основе продукционных правил. Данные показатели и критерии играют роль параметров для базы прецедентов и используются для анализа выполненных бизнес-процессов.
Предложен метод автоматизированного генерирования работ структурного подразделения, позволяющий на основе модели многоагентного подхода учитывать СЭП при принятии решений в замкнутом контуре управления.
Предложена структура интерактивной информационной системы планирования и управления учебно-методическими ресурсами и процессами,
реализованная в едином информационном пространстве, позволяющая организовывать учет ресурсов, исключать дублирование документов, быстро формировать управленческую отчетность и повышать оперативность обработки информации.
Практическая ценность работы:
Обеспечивается повышение эффективности процесса планирования и управления учебно-методическими ресурсами за счет применения автоматизированных подсистем управления процессами структурного подразделения, с использованием подхода «бережливого производства».
Сформированы социально-экономические показатели и критерии оценки деятельности на основе требований руководства и целей кафедры, учитывающие дисциплинарные взыскания и административную работу сотрудников подразделения.
Создан алгоритм работы подсистемы управления учебно-методическим процессом, позволяющей в едином информационном пространстве организовать хранение, обработку, быстрый поиск и анализ информации используемой в процессе управления учебно-методическими ресурсами подразделения.
Внедрены автоматизированные подсистемы генерирования планов учебного процесса, позволяющие сократить время на формирование необходимой документации и проводить мониторинг деятельности по ключевым показателям.
Практическая значимость работы состоит в том, что применение разработанных алгоритмов и подсистем позволяют:
Повысить эффективность управления процессами и обработки данных информационных объектов подразделений в целом по вузу (экспертным путем установлено, применение в учебном процессе принципов организации MES-систем, количество подразделений участвующих в процессе планирования учебной нагрузки сокращается с 3 до 1, время на выполнение сокращается до 50%).
Обеспечить однократный ввод данных и исключить дублирование документов; уменьшить объемы бумажного документооборота и оперативно формировать управленческую отчетность; повысить оперативность сбора и обработки информации (в среднем на 75% за счет доступности информации в едином информационном пространстве).
Внедрение результатов. Основные результаты диссертационной работы внедрены на кафедре АСУ УГАТУ (включая филиал в г. Кумертау), в ФГОУ СПО «Уфимский колледж радиоэлектроники».
Апробация работы. Положения диссертации и результаты исследований докладывались на следующих научно-практических конференциях:
VII Всероссийской научной конференции с международным участием «Управление экономикой: методы, модели, технологии», 2007, г. Уфа.
Международной научно-практической конференции «Computer Science & Information Technology, CSIT 2007», г. Уфа.
IV Всероссийской зимней школы-семинара аспирантов и молодых ученых «Актуальные проблемы науки и техники», 2009, г. Уфа.
Публикации. Список публикаций по теме диссертации содержит 6 научных трудов, в том числе 2 статьи в рецензируемом научном журнале из списка ВАК; 4 публикации в трудах международных конференций всероссийского и международного уровня.
Структура и объем работы. Диссертационная работа состоит из введения, четырех глав, результатов и выводов, списка литературы. Основная часть содержит 158 страниц, включает 77 рисунков, 11 таблиц. Список используемых источников содержит 101 наименований.
Анализ подходов к повышению управляемости кафедрой как основной учебно-методической структуры
В последние годы, ведущие вузы России уделяют значительное внимание разработке и внедрению систем: управления; одной из; задач которых является мониторинг качества образования. Мониторинг предполагает постоянное слежение за параметрами процессов, протекающих в университете и отдельных его подразделениях, с целью получения достоверной информации для эффективного управления образовательным процессом.
В настоящее. время в высших образовательных учреждениях проходит процесс автоматизации, в каждом вузе этот процесс проходит по-разному. Объектом автоматизации на: кафедре является: учебно-методическое обеспечение, формирование расписания, планирование работ и контроль успеваемости студентов; кадровый учет сотрудников, учет студентов, персональный рейтинг преподавателей, научно-методическая работа и т.д. Работа сотрудников в едином пространстве, позволяющая выполнять централизованное управление, обеспечивает единый процесс входа в систему и масштабируемость сети.
Многообразие предлагаемых программных решений в области автоматизации управления учебно-методическими ресурсами дает возможность выбора наиболее подходящего программного обеспечения, удовлетворяющего по своим характеристикам определенное подразделение образовательного учреждения.
Обзор существующих программных решений показал, что разрабатываемые системы позволяют автоматизировать наиболее трудоемкие процессы деятельности сотрудников по получению, накоплению, обработке, хранению и анализу данных, необходимых для успешного функционирования подразделения и всего учебного заведения в целом.
Автоматизированное рабочее место «Кафедра» Барнаульского юридического института МВД России.
Автоматизированное рабочее место «Кафедра» предназначено для ведения базы данных рабочих программ, тематических планов и учебно-методических материалов, а также построения планирующей документации кафедры на основе этой базы [71, 86].
Выходные данные могут быть просмотрены и выведены на печать при помощи стандартных форм отчетов, а также переданы в приложения Excel или Word для дальнейшего редактирования.
В программе предусмотрены формы представления данных об учебной нагрузке преподавателей и кафедр:
- стандартная форма, содержащая сведения об учебных поручениях каждого преподавателя кафедры по учебным курсам;
- форма, содержащая только итоговые сведения по семестрам и видам учебных занятий для каждого преподавателя кафедры или вуза
- форма, содержащая итоговые сведения об учебной нагрузке по семестрам и видам для каждой кафедры и института в целом.
Информационная система «Кафедра» АлтГТУ представляет собой набор следующих модулей [72, 86] (рис. 12):
1. Модуль «Преподаватели, аспиранты и сотрудники кафедры», предназначенный для учета и хранения информации о научной и практической дея-тельностях профессорско-преподавательского состава;
2. Модуль автоматического расчета (распределения) учебных нагрузок и формирования учебных поручений преподавателям;
3. Автоматизированное рабочее место преподавателя;
4. Автоматизированное рабочее место куратора студенческой группы;
5. Модуль взаимодействия с общевузовской системой, реализованной с использованием СУБД Oracle 10;
6. Модуль формирования комплексных отчетов по итогам аттестаций и сессий, а также построения графиков успеваемости одного или нескольких студентов;
7. Модуль формирования расписаний консультаций преподавателей (для студентов дневной, вечерней и заочной форм обучения).
В рамках работ по созданию единой автоматизированной информационной системы управления ВУЗом во Владивостокском государственном университете экономики и сервиса разработана и внедрена автоматизированная система, обеспечивающая выполнение следующих работ [73, 86]:
Подсистема «Учебные дисциплины - учебные планы» реализует процедуры ведения справочников по дисциплинам, учебным планам, вспомогательных справочников, а также выдачи различных отчетных форм и автоматизированной проверки учебных планов на соответствие государственным образовательным стандартам и другим нормативным документам.
Подсистема «Расчет учебной нагрузки на кафедры» реализует процедуры формирования учебных потоков и собственно расчета учебной нагрузки на кафедры.
Подсистема «Учет и планирование учебно-методических работ» позволяет автоматизировать следующие виды работ, связанных с учебно-методическим обеспечением дисциплин: сбор информации для планирования закупок учебной литературы; сбор информации для планирования сроков представления и издания учебно-методических разработок; планирование тиражей учебно-методических разработок; определение перечней учебно-методических разработок по всем учебным дисциплинам; контроль исполнения планов.
Работа системы организована с единой общевузовской базой данных в архитектуре «клиент-сервер».
Одним из способов планирования работ преподавателей вуза является планирование работ и формальная оценка качества планирования средствами MS Excel [81]. Предлагаемый метод планирования работ преподавателей кафедры вуза, позволяет устанавливать для преподавателей объемы работ при определенной структуре работ и сформировать компактную учебную нагрузку. В работе предложен алгоритм оптимального планирования работ (учебной, учебно-методической, научно-исследовательской, воспитательной) преподавателей кафедры, состоящий из пяти основных этапов: формирование исходных данных; закрепление за преподавателями видов работ; оценки распределения и формирования вариантов распределения; сравнения вариантов распределения и выбор наилучшего варианта распределения; вывод наилучшего варианта распределения.
Таким образом, анализ методов показал, что разработанные системы охватывают не все важнейшие сферы деятельности на кафедре и соответственно не имеют возможности в управлении учебно-методическими ресурсами. Достоинством перечисленных систем является объединение сведений о плановой документации в одной базе данных. Одним из недостатков является ограничение доступности пользовательского интерфейса в пределах кафедры или рабочего места.
Наряду с этим разрабатываются методики оценки эффективности деятельности кафедр, обеспечивающие анализ состояния образовательной и научно-технической деятельности и сравнительную оценку ее эффективности, что необходимо для принятия обоснованных управленческих решений.
Большой интерес представляет опыт вузов, разработавших и использующих те или иные модели оценки [13, 27, 34, 51, 54, 55].
Обзор существующих методик рейтинговых оценок кафедр показал, что авторы, стремясь максимально учесть различные факторы, влияющие на деятельность, включают в свои методики слишком много критериев, которые зачастую дублируют друг друга [25]. Существующие методики требуют сбора большого количества анкет, форм, рейтинг-листов и прочей документации, заполнение которой часто вызывает протест респондентов. Перед исследователями стоит вопрос о разработке такой системы критериев оценки преподавателя и кафедр, которая содержала бы небольшое число оцениваемых параметров и при этом обеспечивала бы получение адекватных рейтинговых оценок.
Обоснование методики управления учебно-методической нагрузкой
Повышение эффективности управления любой организационной подсистемы, в том числе и кафедры, связано с задачей управления [93], решаемой на двух основных уровнях: кафедры и преподавателя. Использование новых подходов к формированию учебной документации преподавателя позволит повысить эффективность управления на кафедре образовательного учреждения.
Учебная деятельность преподавателя формируется на основании его аудиторной нагрузки, которая в свою очередь зависит от контингента студентов и преподаваемых дисциплин.
Основной трудностью при формировании учебной нагрузки преподавателя является разнообразие в формах обучения, специальностях, выполнении нагрузки на филиалах, возможности перераспределения аудиторной нагрузки между преподавателями.
Можно представить модель бизнес-процесса планирования учебной нагрузки с ролевыми обязанностями, в которой определенной должности приписываются определенные роли. Ролевые обязанности определены в зависимости от принадлежности к элементам организационной структуры.
Для сохранения семантики бизнес-процессов наименования ролей осуществляются с помощью словаря модели (глоссария) [68].
Модель позволяет получить представление о существующей структуре и выработать требования к желаемым организационным структурам.
В настоящее время процесс формирования учебной нагрузки преподавателя организовывается после получения предварительного варианта учебной нагрузки кафедры от учебно-методического управления (рис. 21). В процессе уточнения данных о контингенте студентов, на начало учебного года, происходит корректировка учебной и, соответственно, учебно-методической нагрузки преподавателя на весь учебный год. Изменение учебной нагрузки в процессе обучения, влечет изменение и переоформление годового индивидуального плана преподавателя.
Разрабатываемый алгоритм автоматизированного управления учебно-методической нагрузкой преподавателя позволит формировать план учебных работ преподавателя в короткие сроки, изменять отдельные данные по дисциплине, формировать документы в требуемой форме и позволит организовать открытость процесса (рис. 31).
Одним из основных документов (финансовых), регламентирующим деятельность преподавателя является, годовой индивидуальный план преподава-теля, который устанавливает основное содержание работ преподавателя в течение учебного года» и формируется на основании плана учебной нагрузки. Однако формат документа - отдельный план, составляемый самим преподавателем и хранимый как самостоятельный документ, создаёт значительные трудности по использованию индивидуального плана в управлении: Эти трудности заключаются в следующем:
1. Значительное число количественных показателей, на начальном этапе, требует корректного планирования плана преподавателем. Эти показатели отражают учебную нагрузку, научные, методические, воспитательные или административные функции преподавателя, посредством часов. Значения показателей могут содержать ошибки, возникшие при расчётах. Выявить ошибки при согласовании плана традиционным способом сложно, поскольку это требует затрат сопоставимых с разработкой плана. Для кафедр, количество преподавателей на которых более трёх десятков, эта задача корректно практически не разрешима.
2. Контроль над выполнением нагрузки и работ в соответствии с индивидуальным планом после составления и утверждения. Затруднен, поскольку каждый план составляется в единственном экземпляре и на бумажном носителе. Между тем контроль выполнения записанных в плане работ может осуществлять администрация кафедры, факультета или образовательного учреждения. Для решения проблемы, функция контроля передаётся кафедре, а высшие инстанции оставляют за собой право выборочного контроля. Контроль индивидуального плана, даже на уровне кафедры — сложная задача, поскольку работы размыты по исполнителям и разным планам, а для контроля необходимо регулярно анализировать рукописные подлинники планов, которых может быть несколько десятков. В результате для подготовки к заседанию кафедры менеджеру необходимо затратить много времени только на составление перечня работ, которые преподавателя должны выполнить.
3. Нередко возникает проблема перераспределения работ при отмене или возложении каких-либо работ на преподавателя. Если на этапе планирования работы, ожидаемые в течение года на кафедре, были распределены, то при возникновении новых или отмене запланированных работ возникает неравномерность загрузки профессорско-преподавательского состава, что приводит к напряжённости и конфликтам в коллективе. При этом вероятность возникновения новых задач в течение учебного года значительна. Проблема усугубляется тем, что вся внеучебная нагрузка распределяется в сентябре. Для распределения новой необходимо либо принимать новых преподавателей, либо уменьшать внеучебную нагрузку у тех, кому предполагается поручить новые работы. Однако их учебно-методическая нагрузка может быть либо уже выполнена, либо представлять собой не меньшую значимость, чем новая работа. Для выявления преподавателя, который может включить её в свой индивидуальный план, требуется детальный анализ, отнимающий немало времени у руководства кафедры. Более того, процедура внесения изменения в планы технически достаточно трудоёмка и часто требует его повторного выпуска.
Для раскрытия экономической сущности рассматриваемого процесса необходимо провести полное обследование существующей технологии формирования годового индивидуального плана преподавателя на кафедре, то есть отследить информационные потоки процесса. Для наглядности существующая методика составления годового индивидуального плана представлена в виде мнемосхемы (рис. 32).
В большинстве случаев, процесс формирования индивидуального плана организован следующим образом: преподаватель на основании запланированной учебной нагрузки планирует учебную работу на семестр, затем, согласуясь с нормами времени, планирует учебно-воспитательную, научно-исследовательскую работу и т.д. Создание индивидуального плана осуществляется с помощью MS Word. После ознакомления с планом заведующий кафедрой может внести предложения, пишет заключение и утверждает индивидуальный план. Мониторинг выполнения плана осуществляет заместитель заведующего кафедрой.
В результате анализа существующего метода формирования годового индивидуального плана преподавателя было выявлено небольшое количество недостатков:
- опасность возникновения неверных записей в индивидуальном плане, вызванная человеческим фактором;
- многократное выполнение, преподавателем однообразных действий, включая повторный ввод информации при формировании различных видов работ;
- отсутствие возможностей для анализа проделанной работы в индивидуальном плане;
- отсутствие возможностей для просмотра работ, выполненных всеми преподавателями;
- большая трудоёмкость процессов составления и контроля выполнения индивидуального плана преподавателя.
В совокупности эти недостатки приводят к дополнительным затратам в процессе планирования, корректировки и мониторинга индивидуальных планов преподаваїелей, и как следствие неправильной изначальной значимости плана, как инструмента управления кафедрой. Таким образом, для администрирования кафедры её руководство либо создаёт дополнительные инструменты управления, либо снижает свою эффективность в той части, которая не связана с учебной нагрузкой.
Предлагаемая методика использования электронного годового индивидуального плана преподавателя позволит проводить мониторинг работ выполняемых на кафедре и формировать различные отчетные документы, за любой период, по запросу вышестоящих подразделений (руководителей), что даст возможность эффективно контролировать внеучебную нагрузку преподавателя.
Разработка подсистемы оценки социально-экономических показателей деятельности преподавателей
Одной из возможностей для решения проблемы нематериального стимулирования преподавателей является оценка социально-экономических показателей деятельности (персональный рейтинг) [79], ранжирующий преподавателей по их достижениям.
Для этого может использоваться web-портал. Портал включает механизмы для сбора и хранения информации о достижениях преподавателя: степенях н званиях, публикациях, участии в администрировании кафедры, выполнении работ по хоздоговорам, выполнении функций кураторов и г.д. (рис. 46). С другой стороны, подведение рейтинга осуществляет компьютер, а не конкретный человек, что повышает объективность оценки.
Реализация персонального рейтинга может быть привязана к целям вуза: учёный-преподаватель обычно участвует в учебном процессе, в научно-исследовательской деятельности, в бизнес-процессе методического обеспечения и т.д. Показатели этих бизнес-процессов могут быть адаптированы для персонального рейтинга различными способами (рис. 47).
Например, если показатель числа публикаций для вуза находится в пределах от 3000 до 4000, то для одной из 50 кафедр он будет от 60 до 80, а для одного из 20 преподавателей - от 3 до 4 (табл. 7).
Такой подход не учитывает ряд показателей, например, квалификацию преподавателей, специализацию кафедр, соавторство и т.д. Тем не менее, в ряде случаев, если элементы декомпозируемой системы однородны, он достаточно точно характеризует измеряемую характеристику и вполне применим.
Для более сложных случаев могут применяться разложение с весовыми показателями, учитывающими неоднородность элементов.
В поддержку реализации предложенной в 2.4.2 методики на кафедре АСУ разработана подсистема, позволяющая осуществлять учёт публикаций по каждому преподавателю и формировать итоговое значение показателя «Публикации» для кафедры по всем типам.
Преподаватели, имеющие права для внесения на портал данных о своих публикациях, имеют возможность формировать список публикаций по форме №16. Кроме того, алгоритм обработки распознаёт соавторов и увеличивает счётчик публикаций каждого преподавателя на определённый балл, получаемый из справочника типов публикаций. Таким образом, формируется контрольная сумма, по которой можно сравнивать результаты научной деятельности преподавателей (рис. 48).
Рассмотрим решение проблемы по обоснованию шкал для предложенных выше показателей.
Обоснование шкалы для измерения разнообразных показателей - всегда весьма сложная задача. Общий принцип измерения любого рейтинга основан на усреднении различных показателей. Если договориться, сколько баллов начислять за различные показатели, то можно ранжировать участников рейтинга на количество рейтингов, равное количеству показателей. Суммируя баллы и относя их к количеству участников, можно сформировать суммарный рейтинг.
При этом возникает две связанные проблемы: обоснование шкалы измерения показателей и сопоставимость каждого из них. Рассмотрим сначала решение первой проблемы.
Принцип измерения в теории систем утверждает, что измерение свойств системы возможно только применительно к свойствам более общей системы (надсистемы). Для преподавателя более общей системой является кафедра, имеющая свой рейтинг, свои цели и задачи. Следовательно, критерии для показателей качества труда преподавателя можно определить из следующих источников (рис. 49): рейтинг кафедр, принятый в вузе; цели и стратегия кафедры; показатели, определяющие гомеостаз (устойчивое состояние) кафедры.
В идеальном случае цели и стратегия, заложенные в рейтинг кафедр, должны лишь уточняться целями и стратегией конкретной кафедры. Однако ряд позиций, важных для конкретной кафедры может упускаться из стратегии вуза, поэтому оба источника следует рассматривать отдельно.
Все показатели, связанные с научно-исследовательской деятельностью и оценкой заслуг преподавателя однозначно выводятся из показателей рейтинга кафедры. Формирование шкал для измерения этих показателей - тривиальная задача:
- определяется показатель в рейтинге кафедр, которому соответствует показатель в персональном рейтинге преподавателя;
- выясняется алгоритм формирования балла для кафедры, который принят в рейтинге кафедр;
- по установленному алгоритму выводится правило измерения конкретного показателя.
Формула (11) справедлива при условии, что количество публикаций, соответствующее лучшему результату приравнивается 1 баллу.
Для показателей, которые не имеют своего отражения в рейтинге вуза, обоснование шкалы более трудная задача.
Введём дополнительные ограничения:
1. Для простоты будем считать, что расчётная шкала по каждому показателю оценивается в интервале от 0 до 1 (весовые коэффициенты введём позже).
2. Показатели, связанные с административной работой будем оценивать по числу должностных обязанностей (SK0), их сложности (КС10Ж) и влиянию (Квлшн) на гомеостаз и достижение стратегических целей кафедры. Для должностей в структуре факультета или вуза, учитываются только функции, имеющие какое-либо отношение к кафедре [79].
Коэффициент сложности показателя предполагается оценивать по количеству фактически затраченного времени (часов) на выполнение различных должностных обязанностей.
Коэффициент влияния определяется в зависимости от значимости выполняемых работ непосредственно влияющих на результаты рейтинга кафедры.
Последняя категория показателей — это показатели учебно-методической работы и дисциплинарные показатели. Это показатели, определяющие гомеостаз кафедры как учебного подразделения вуза, поэтому их значение очень велико.
Часть показателей из этой категории выводится из рейтинга кафедр. Но некоторые их них необходимо определять иными способами.
Дисциплинарные показатели — это ресурс управления для заведующего кафедрой, поэтому критерии для них определяются экспертно на основе его решений, либо им самим. При этом соблюдается правило, что значение показателя должно быть в диапазоне от 0 до 1.
Таким образом, существует возможность для определения шкал измерения для всех показателей персонального рейтинга преподавателей кафедры. Рассмотрим критерии, позволяющие ранжировать различные категории показателей и определять весовые коэффициенты.
Поскольку все показатели мы условились измерять в диапазоне от 0 до 1, то необходимо решить вторую проблему сопоставимости показателей.
Условимся, что все рассматриваемые показатели оценивают работу одного специалиста - преподавателя, занимающегося, помимо прочего, административной и научной работой, поэтому принципиально они сопоставимы. Вопрос лишь в правильности задания весов для показателей. Учитывая большую размерность задачи, выражающуюся в большом количестве показателей, выведем рекомендации по определению весовых коэффициентов для категорий показателей. При этом внутри категории будем использовать коэффициенты усиления, рассчитанные по аналогичным правилам.
Веса определяются экспертно на основе стратегии и целей кафедры под руководством её заведующего.
Применение методик планирования и управления учебно-методическими ресурсами
В результате анализа существующих методов планирования и управления бизнес-процессами кафедры можно выделить основные недостатки:
- дублирование функций планирования учебных процессов подразделениями вуза;
- в большинстве случаев неиспользованными остаются базы прецедентов, формируемые за весь период деятельности;
- длительность выполнения процессов планирования;
- отсутствие учета при управлении бизнес-процессов «незавершенного производства» и др.
В предложенных методах планирования и управления учебно-методическими ресурсами кафедры, на основе ERP и MES-систем и организации многоагентного подхода при управлении коллективной работы и принятие согласованных решений обеспечивают следующие преимущества:
- сокращение времени на формирование документов необходимых для функционирования кафедры;
- возможность передачи функций планирования ресурсов с вышестоящих подразделений университета на уровень кафедры;
- перераспределение полномочий по выполнению функций бизнес-процессов с заместителей заведующего кафедрой на ответственных лиц;
- учет трудоемкости функций бизнес-процессов кафедры;
- возможность проведение мониторинга выполняемых работ кафедры и т.д.
Для решения большинства вышеперечисленных задач предлагается использовать автоматизированную систему управления кафедрой с использованием web-портала, подсистемы управления учебно-методическими ресурсами. Для других же задач данная система будет являться поддержкой в принятии решений выполнении функций бизнес-процессов кафедры.
На основе сформированных моделей, методик и подсистем построена информационная система управления ресурсами кафедры, которая показана на рис. 55.
Применение MES-систем в учебном процессе в аспекте «бережливого производства» позволит кафедре выполнять функцию планирования учебной нагрузки кафедры, а учебно-методическому управлению - контроль выполнения процесса управления учебной работы и учет «незавершенного производства» (рис. 56).
Первый видимый эффект изменения организации работы - от учебно-методического управления и деканата (рис. 23) к кафедре — проявляется в значительном сокращении времени между планированием работ и формированием состава дисциплин, между подачей списков элективных дисциплин и вручением учебной нагрузки кафедры, за счет отсутствия дублирования операций. После внедрения метода «бережливого производства» в учебный процесс (рис. 57), срок планирования ресурсов и процессов, предположительно, уменьшится с 5 месяцев до 3 недель, в зависимости от численного ППС кафедры и читаемых дисциплин. Бережливое производство позволяет свободно изменять последовательность выполнения бизнес-процессов и тем самым немедленно реагировать на изменение информационных объектов.
Автоматизированное управление бизнес-процессами кафедры, на основе предлагаемых ERP и MES-систем позволяет определить основные ресурсы, характеризующие состояние и качество учебно-методических процессов, эффективность их использования и подлежат хранению в актуализированном состоянии для возможности их использования в качестве параметров прецедентов в форме OLAP-куба.
Хранилище для базы прецедентов может содержать данные, как о выполненной работе по всем бизнес-процессам кафедры, так и о «незавершенном производстве»: учебная нагрузка, учебно- и научно-методическая работа, отклонения от учебного плана, материально-техническое обеспечение и т.д.
В качестве основной цели для обоснования использования предлагаемых методов, разработан календарный график и построена диаграмма для процесса планирования и распределения учебной нагрузки по преподавателям (рис. 17, рис. 58).
Применение ERP и MES-систем на основе «бережливого производства» в предметной области, позволяет не только наилучшим образом организовать процессы управления ресурсами, но и при планировании и управлении учитывать свободные (неиспользованные) и заимствованные (перераспределенные) ресурсы. Это состояние определит начальные условия для планирования «незавершенного производства» (рис. 59).
При возможности классификации ресурсов бизнес-процессов кафедры возникает необходимость их функционального распределения и управления. Предложенная система классификации функций бизнес-процессов и применение Ш-х уровневой организационной структуры управления кафедрой, позволяет повысить их результативность и исполнительность, перераспределить наиболее сложные процессы работы кафедры на ответственных исполнителей.
Управление и поддержка групповой согласованной деятельности на кафедре предлагается осуществлять на основе многоагентного подхода при организации виртуального стола, описанного в разделе 3.
В качестве реализации многоагентного подхода предложена схема распределения учебной нагрузки между преподавателями кафедры (рис. 60).
Данный подход позволяет циклически определять решения и учитывать результаты каждого цикла распределения учебной нагрузки. На каждом последующем этапе учитывается роль участников процесса и компетентность, ставка рабочего времени и их возможности адаптации к процессу. В конечном этапе разрешены все противоречия, возникшие в процессе распределения нагрузки, учтены требования к подготовке специалистов на текущий учебный год.
Применение многоагентного подхода при управлении учебным процессом на кафедре позволяет выделить правила взаимодействия между агентами: каждый агент с учебными ресурсами кафедры; агент с агентом (агентами); агент с руководителем.
На основании СЭП, разрабатываемых в процессе организации образовательной деятельности кафедры, формируются критерии экспертной оценки этих показателей.
В качестве примера, предлагается провести мониторинг научно-образовательной деятельности преподавателя по следующим показателям: издание учебного пособия, неполное учебно-методическое обеспечение дисциплин в течение более чем 1 года. Показателем оценки учебной деятельности кафедры будет выступать оценка участия кафедр в подготовке специалистов на филиалах и представительствах (рис. 61).
