Содержание к диссертации
Введение
Глава 1. Аналитико-синтетическая обработка и переработка документов как область деятельности 14
1.1. Общее представление об аналитико-синтетической обработке и аналитико-синтетической переработке документов 14
1.2. Понятие о деятельности секретарей-референтов 26
1.3. Объекты аналитико-синтетической обработки и аналитико-синтетической переработки в библиотечно-библиографичекой и документоведческой деятельности 37
1.4. Развитие документной инфраструктуры и значимость библиотечно-библиографичеких аспектов ее организации 49
Глава 2. Библиотечно-библиографические процессы в деятельности секретарей-референтов: аспекты формирования 59
2.1. Потребности общества в секретарях-референтах и требования, предъявляемые к нему 59
2.2. Содержание деятельности секретарей-референтов и некоторые тенденции ее совершенствования в современных условиях 64
2.3. Особенности обработки документов в библиотечно-библиографичекой и документоведческой сферах деятельности 77
2.4. Практическая значимость библиотечно-библиографических процессов с позиций секретарей-референтов 88
2.5. Перспективы совершенствования деятельности секретарей-референтов 99
Заключение 108
Список цитированной и использованной литературы 112
Приложения 133
- Общее представление об аналитико-синтетической обработке и аналитико-синтетической переработке документов
- Объекты аналитико-синтетической обработки и аналитико-синтетической переработки в библиотечно-библиографичекой и документоведческой деятельности
- Потребности общества в секретарях-референтах и требования, предъявляемые к нему
- Особенности обработки документов в библиотечно-библиографичекой и документоведческой сферах деятельности
Введение к работе
Актуальность темы исследования. На протяжении многих столетий библиотечно-библиографическая деятельность выступает как универсальный ресурс, с помощью которого развивались другие сферы человеческой деятельности (как научной, так и практической). Не раз специалисты библиотечно-библиографических и других информационных сфер подчеркивали, что информация (знание) и ее носители (документы) создаются, циркулируют, потребляются непосредственно в конкретных областях Универсума человеческой деятельности. Сегодня вряд ли можно обнаружить такую жизненную и профессиональную сферу, которая не нуждалась бы в информационно-документном обеспечении, а, следовательно, и в посредничестве библиотечно-библиографических служб. Важность своевременного и полного обеспечения информацией особенно возросла в связи с необходимостью удовлетворения информационных потребностей деловой сферы. В период становления информационного общества библиотечно-библиографические знания в области аналитико-синтетической обработки (АСО) и аналитико-синтетической переработки (АСП) документов превратились в важный компонент современна Ч общественной инфраструктуры, но, несмотря на это, специалистами, работающими в сфере социально-документных коммуникаций, они освоены не в полной мере. К числу таких специалистов относятся секретари-референты. Более того, во многих профессиональных сферах деятельности значение информации, особенно библиографической, недооценивается, что сказывается на качестве и эффективности решения управленческих задач. Повышение статуса библиотечно-библиографических знаний и умений в решении этих задач
4 позволит изменить ситуацию. Этим, по сути, и обусловливается актуальность
темы нашего исследования.
Деятельность секретарей-референтов имеет свои исторические корни, которые способствовали тому, что она приобрела особый статус в области документоведения и документационного обеспечения управления в наше время. Вместе с тем, говоря об интеграционных процессах, о взаимовлиянии и взаимосвязи различных областей деятельности и наук, отметим, что в деятельности секретарей-референтов не в полной мере используется потенциал, накопленный в библиотечно-библиографической сфере деятельности.
Проблемная ситуация. На профессиональном имидже секретаря-референта, качестве его деятельности, связанной с анализом и обработкой документов сказывается недостаточное владение этой группой специалистов библиотечно-библиографической культурой. Исходя из этого, можно высказать предположение о том, что повышение значимости в деятельности секретарей-референтов библиотечно - библиографических аспектов может существенным образом преобразовать стиль этого вида деятельности, прежде всего в плане придания ей более организованного вида на основе использования библиотечно-библиографических знаний. В этой связи мы специально в качестве объекта исследования избрали деятельность секретарей-референтов.
Объективные предпосылки повышения рейтинга библиотечно-библиографических знаний и умений кроются в доказательстве наличия библиотечно-библиографического содержания во многих других сферах профессиональной деятельности. Это и определило предмет нашего исследования, -выявление и изучение библиотечно-библиографического содержания в деятельности секретарей-референтов, что особенно актуально в связи с
5 расширением номенклатуры специальностей специализаций в рамках
информационно-библиотечных факультетов вузов культуры и, особенно с появлением специальности «Документоведение и документационного обеспечения управления».
Исходя из этого, была поставлена цель - показать место, роль и значение библиотечно-библиографического содержания в профессиональной деятельности секретарей-референтов и, на этой основе, определить пути оптимизации этой деятельности.
В соответствии с обозначенной целью были определены следующие задачи исследования:
рассмотреть понятия «аналитико-синтетическая обработка» и "аналитико-синтетическая переработка" в контексте философской категории «аналитико-синтетическая деятельность»;
выявить и изучить общественный спрос на профессию секретаря-референта и требования, предъявляемые к ним;
установить место и роль информационно-документного обеспечения в работе секретарей-референтов;
определить на основе используемых методов библиотечно-библиографическое содержание деятельности секретарей-референтов;
сравнить особенности обработки документов в деятельности секретарей-референтов и библиотечно-библиографических работников;
наметить пути совершенствования деятельности секретарей-референтов в системе «Документ (Д) - Потребитель (П)» на основе повышения в ней значимости библиотечно-библиографических аспектов. Разработанность темы. Рассматриваемая нами проблема практически в литературе не поднималась. Специальных исследований, посвященных
изучению места и роли библиотечно-библиографических процессов АСО и АСП документов в работе секретарей-референтов, на сегодняшний день не проводилось. Это связано с тем, что выше названные процессы АСО и АСП документов в наибольшей мере стали проявляться в деятельности работников данной профессиональной группы относительно недавно.
Наибольшее внимание явлению АСО и АСП документов стали уделять в 70-е годы XX столетия, с развитием в стране органов НТИ. Затем интерес к этой проблеме возрос с новой силой в 90-е годы в связи с глобализацией информационных процессов.
Теоретических работ, в которых исследуются вопросы аналитико-синтетической обработки и переработки документов, в целом немного. Тем не менее, серьезной методологической основой для более глубокого осмысления понятия аналитико-синтетической деятельности послужили работы видных философов, психологов, специалистов в области теории познания и логики (П.Д. Пузиков, М.М. Розенталь, И.С. Андреева, B.C. Швырев, И.Н. Буров, Г.А. Югай, М.К. Мамардашвили, И.С. Ладенко, В.В. Коханов, Р. Сперри). К числу важных для нас работ в области специальных дисциплин можно отнести исследования А. И. Михайлова, А. И. Черного, Р. С. Гиляревского (141,142), Ф. С. Воройского(51), 3. А. Сафиуллиной (174), Н. И. Гендиной(56), XX Миропольского(Ш), Л.А. Зубченко (83), Ф.Б. Бируль (25) и др.
В уяснении частных вопросов аналитико-синтетической обработки и переработки применительно к библиотечно-библиографической сфере оказались значимыми работы видных специалистов в области библиографического описания (БО), индексирования, аннотирования, реферирования, обозрения материалов и фактографирования.
7 Процесс БО достаточно хорошо изучен в работах Н.А. Никифоровской
(146,147), Г.Г. Фирсова (215), Н.М. Шиндряевой (228), Т.А. Бахтуриной (19-
22), А.И. Вислого, В.В. Мосягина (47), А.Н. Моториной (147), Н.В.
Сарычевой, Г.А. Петренко (173) и др. Значительные успехи в рассмотрении
процесса индексирования достигнуты в публикациях Э.Р. Сукиасяна
(204,206,), К.И. Рудельсон (168), Э.Л. Призмента (159,160), В.П. Кругликовой
(105) и др. Вопросы аннотирования изучены в трудах М.В. Истриной (89),
А.А. Гречихина, И.Г. Здорова (66), В.А. Яцко (234), В.П. Леонова (117,120) и
др. Процесс реферирования широко освещен в работах Р.А.
Neal(235),B.Sharp(236),H. Skolnik(237), В.И. Соловьева (190-195), А.И.
Михайлова, А.И Черного, Р.С. Гиляревского (142), В.П. Леонова (117-119),
А.А. Гречихина, И.Г. Здорова (66), Б. Эндрес-Нигмаера (232), А.В.
Соколова(189), О.Н. Образцова (152), А.А. Авдеева (2), Д.И. Блюменау
(37), В.Е. Ашкинази (16,17), В.И. Горьковой, В.А. Борохова (62), П.В.
Нетерева (149) и др. Подготовка обзорных материалов подробно
рассматривалась в публикациях В.М. Пастухова (154), Д.Е. Шехурина (228),
Э.А. Беленького (23), В.Е. Асрибекова, Н.М. Буйловой (13), Р.А.
Хлебникова, М.С. Альтшулера (218), Н.М. Эмануэля (231), B.C. Дмитриева,
Н.Е. Самольской (70), Х.Х. Миропольског, В.Я. Иванова (140), В.М.
Авербуха (3), И.Г. Здорова, А.А. Гречихина (64-66), СИ. Мишкинда, Л.Е.
Гайнуллиной (143), Д.И. Блюменау (35,36), С.С. Принцева (160), В.Н.
Чередниченко (219) и др.
Поднятые вопросы по каждому процессу важны не только по своему
теоретическому и практическому значению, они свидетельствуют о сложности
проблемы АСО и АСП документов, требующей глубокого осмысления.
8 Как видим, специалисты более полно изучили процессы, составляющие
Общее представление об аналитико-синтетической обработке и аналитико-синтетической переработке документов
Технологические процессы подготовки информации, связанные с переработкой и обработкой документов, представляют собой сложное явление. Предметная область знаний об АСО и АСП не закреплена за какой-то определенной сферой гуманитарного знания. Современная наука исследует АСП и АСО в рамках и средствами философии, логики, психологии, истории, информатики, библиотековедения, библиографоведения и т.д. Входя в новые для себя области исследования, АСО и АСП каждый раз обретает новое проблемное и предметное содержание.
Для правильного понимания сущности аналитико-синтетической переработки и обработки документов необходимо, в первую очередь, уточнить сущность понятия «аналитико-синтетическая деятельность».
Понятие «аналитико-синтетическая деятельность», его философское и методологическое содержание вызывает у специалистов интерес и многочисленные дискуссии. Психология изучает аналитико-синтетическую деятельность как психологический процесс отражения действительности в сознании (мозгу) человека. Логика и теория познания исследуют ее как один из логических приемов (частных методов) получения новых познавательных результатов.
В основе аналитико-синтетической деятельности лежат два основных метода познания явлений (объектов): «анализ» и «синтез». Анализ (от греческого analysis - расчленение, разложение, разбор) операция расчленения вещи, явления, свойства или отношения между предметами на составные элементы, выполненные в процессе познания и практической деятельности (97,214). Синтез (от греческого synthesis - соединение, составление, сочетание) -единое целое, выполняемое в процессе познания и практической деятельности (97,214). Исходя из вышеназванных определений, аналитико-синтетическую деятельность можно рассматривать как познавательную деятельность, в ходе которой изучаемые предметы мысленно или практически расчленяются на составные элементы, каждый из которых исследуется в отдельности как часть расчлененного целого, а затем соединяются в целое, обогащенное новыми знаниями. Расчленение и соединение присуще, во-первых, объективным природным процессам; во-вторых, производится материальными действиями человека; в третьих, происходит в биологических и социальных явлениях жизнедеятельности людей; в четвертых, осуществляется в виде мысленного анализа и синтеза явлений природы и общества; в пятых, в документировании (фиксировании результатов мыслительной деятельности в знаковой форме). В каждом из названных случаев различие расчленения и соединения зависят, от объектов и действий тех, кто расчленяет и соединяет. Так, П.Д. Пузиков считает, что методы анализа и синтеза служат не только познанию явлений мира, но и процессу обучения, без которого не может быть общественного познания. С помощью анализа и синтеза производится систематизация знаний и их классификация. Анализ и синтез обеспечивают переход от познания к знанию в процессе обучения, расчленяют и соединяют информацию так, чтобы она могла быть воспринята человеком (162). Оба эти метода неразрывно взаимосвязаны. Всякий анализ и синтез возможны лишь во взаимодействии друг с другом как противоположные стороны одних и тех же процессов. Ф. Энгельс писал, что «химия, в которой преобладающей формой исследования является анализ, ничего не стоит без его противоположности - синтеза» (103, с. 185). Анализ и синтез представляет собой две стороны единого диалектического процесса исследования и каждая из них выполняет функции, соответствующие определенным этапам этого общего пути познания. Они дополняют друг друга. По мнению большинства специалистов (39, 40, 155, 162, 166,225, 226, 227 и т.д.), абсолютизация каждого из них, превращение их в изолированные способы и приемы исследования сделали бы невозможным нормальный и естественный ход познания в целом. Если бы наше мышление только анализировало явления, оно остановилось бы на абстрактной сущности и не могло бы объяснить конкурентных проявлений. Оно не может ограничиться и одним только синтезом, ибо для того, чтобы можно было что-то синтезировать, требуется сначала разложить единое на части и разобраться в них, т.е. необходим анализ. М. М. Розенталь считает, что анализ и синтез представляют собой такое единство противоположно направленных процессов познания, каждый из которых возможен только потому, что содержит в себе свое иное, т.е. анализ содержит в себе синтез, а синтез - анализ (166). Поэтому, по мнению Г.А. Югай, «анализ» и «синтез» в отрыве друг от друга не могут быть средством постижения истины. Анализ должен совершенствоваться посредством синтеза, а синтез - посредством анализа. Анализ и синтез сложного целого должны быть направлены на выявление внутренних, существенных связей частей, находящихся в отношении корреляции и интеграции (233). Анализ и синтез сложного целого организма должны быть направлены на выявление в нем господствующих отношений, объединяющих, интегрирующих специализированные и дифференцированные части в единое целое.
По мнению М.К. Мамрдашвили, человек практически расчленяет и воссоединяет тела в связи с какими-то своими потребностями. Он или различным образом пользуется разными частями одного предмета, или создает для своего использования целое, не существующее в природе (125).
Аналитико-синтетическая деятельность человека непосредственно включена в его внешние действия. Каждый субъект аналитико-синтетической деятельности ориентируется на свои психические и физиологические особенности восприятия. Индивидуальный характер восприятия проявляется в динамике, точности, глубине, степени обобщенности и особенностях эмоциональной окраски.
Аналитико-синтетическая деятельность обеспечивает осмысленность поведения и ориентацию индивида в природе и обществе, но в то же время ее результат для каждого индивида различается. На аналитико-синтетическую деятельность оказывают влияние, во-первых, потребности индивида, социальный опыт, уровень образования и интеллектуального развития; во-вторых, психофизиологические особенности восприятия.
Объекты аналитико-синтетической обработки и аналитико-синтетической переработки в библиотечно-библиографичекой и документоведческой деятельности
Документ как объект АСО и АСП на сегодняшний день более подробно изучен в библиотечно-библиографической науке, но состав непосредственных объектов АСО и АСП до сих пор остается дискуссионным и окончательно не уточнен. Этот вопрос не раз поднимался в работах таких видных специалистов книговедов, библиотековедов, библиографоведов, как К.Н. Дерунов (67), Н.В. Здобнов (80), Н.А. Рубакин (168), М.Г. Вохрышева (53,54)Д.И. Барсук (18), О.П. Коршунов (99,100), И.И. Тюлина (213), Ю.Н. Столяров (200,202,203), В.А. Фокеев (216), НА. Сляднева (182,183,184), А.В. Соколов (188), В.В. Скворцов (180), В.И. Терешин (210), М.И. Акилина(4), Г.Н. Швецова-Водка (223,224), А.А. Беловицкая (24) и др. В качестве объекта АСО и АСП эти специалисты рассматривают понятия: «книга», «документ», «публикация», «информация», «знание», «источник информации», «текст общественного пользования» и т.д. Из всех существующих подходов в определении объекта аналитической обработки и переработки наиболее распространенными, до недавнего времени, считались книговедческий и документографический. Книговедческому подходу свойственно ограничение документальных объектов библиотечно-библиографической деятельности на основе таких понятий, как «книга», «произведение печати», «публикация», «произведение письменности», «литература». Документографический подход характеризуется принципиальным отказом от любых ограничений документальных объектов библиотечно-библиографической деятельности со стороны их формы, содержания или назначения (39, с.24). В историческом осмыслении в определении объекта библиотечно-библиографической деятельности первоначально применялся книговедческий подход. В 20-е годы прошлого века специалисты особенно решительно и убежденно отстаивали печатную книгу как единственный объект библиотечно-библиографической деятельности. Такой позиции придерживался известный теоретик библиотечного дела и библиографии К.Н. Дерунов. Он резко осуждал «безапелляционное смешение библиографии со свалкой, куда вместе с книгами сбрасываются в одну кучу старинные рукописи и печатные оттиски газетных статей, торговые прейскуранты и музыкальные ноты, монеты и медали» (67, С.29). В отличие от К.Н. Дерунова, Н.В. Здобнов отстаивал исключение из числа объектов аналитико-синтетической обработки и переработки рукописей, считал, что настало время «описание произведений отделить от описания рукописей, ибо между тем и другим описанием слишком мало общего (80, С. 15). Н.А. Рубакин еще в начале века указывал на то, что объектом изучения в библиотечно-библиографической деятельности должна выступать не только книга, но и читатель: «Обе эти стороны мы никогда не отделяем одну от другой» (161,С. 118). В отличие от упомянутых выше специалистов, еще в 20-е годы XX столетия И.В. Владиславлев в качестве объекта библиотечно-библиографической деятельности выделяет три компонента: «книга», «читатель» и «автор»(216, С. 121). В дальнейшем еще более расширенно представлял книговедческий объект аналитико-синтетической обработки и переработки К.Р. Симон. Он рассматривал в качестве объекта библиотечно-библиографической деятельности произведения письменности (179). Наиболее завершенную, современную форму книговедческая концепция получила в работах известного библиографоведа А.И. Барсука. Он предпринял попытку обосновать наиболее широкое, в рамках книговедческого подхода, представление о книжном объекте - библиотечно библиографической деятельности. А.И. Барсук считал, что «книга», «литература» - это любая совокупность произведений письменности (независимо от их характера, формы, метода фиксации), размноженных (или предназначенных для размножения) любым способом, пригодным для восприятия (18). Такой подход сблизил книговедческую и документографическую концепции библиотечно-библиографической деятельности. В рамках документографического подхода признается только одно ограничение состава документальных объектов библиотечно-библиографической деятельности - общественная значимость заключенной в них информации. Эта концепция получила распространение за рубежом, начиная с первых десятилетий XX века, а в отечественной научной библиотечно-библиографической сфере деятельности - в 60-80-е годы.
Документографический подход не противоречит книговедческому подходу, а включает его в себя в качестве частного случая со всем богатством его конкретного содержания, не отрицая при этом его достижений, значения и возможностей. Разработчиком данного подхода является О.П. Коршунов. По его мнению, книговедческий и документографический подходы в определении объекта АСО и АСП выступают как философские категории «часть и целое» (100 ). Затем теорию документографического подхода развили в своих работах Ю.Н. Столяров(202,203), В.И. Терешин (210). В их трактовке эта концепция получила название «документной коммуникации».
Потребности общества в секретарях-референтах и требования, предъявляемые к нему
Отечественный опыт подготовки секретарей-референтов на сегодняшний день не богат. Поскольку вплоть до 90-х годов к ним предъявлялись в основном требования как к техническим исполнителям, то и подготовкой секретарей занимались профессионально-технические училища.
В последние годы эта картина изменилась. Сегодня работа секретаря-референта стала очень престижной, высокооплачиваемой и востребованной. Объяснить это можно общим увеличением количества самостоятельных хозяйствующих субъектов (относящиеся в основном к коммерческой сфере), увеличением объемов информации, перегрузками руководителей всех уровней и, безусловно, осознанием значимости выполнения секретарских функций в повседневной деятельности организаций, возникновением непосредственной зависимости стабильности общества от качества и темпов информационного обеспечения и т.д. О возросших потребностях общества в секретарском персонале свидетельствуют многочисленные объявления в средствах массовой информации, рекламно-информационных изданиях («Рион-Информ», «Все для Вас», «Из рук в руки», «Работа для Вас» и др.) и бюллетенях служб занятости. В рамках проведенного нами исследования с целью изучения потребностей общества в секретарях-референтах и требований, предъявляемых к ним, были проанализированы объявления в перечисленных выше рекламно-информационных изданиях за 1997-1998 годы. При этом было выявлено 126 объявлений соответствующего характера. Просмотр и детальный анализ этих объявлений подтверждает приведенное выше утверждение о том, что потребности рынка труда в специалистах, умеющих вести работу с документами, а именно в секретарях, секретарях-референтах, референтах, значительно возросли, а также усложнились требования, предъявляемые к ним. Сегодня эта категория специалистов относится к числу наиболее востребованных на рынках труда как в стране в целом, так и в регионах. Это, в свою очередь, привело к увеличению количества учебных заведений, занимающихся подготовкой данной категории специалистов. Только в г. Казани, где проводилось исследование, секретарей и секретарей-референтов готовят на профессиональном уровне 4 высших учебных заведения (на факультетах дополнительного образования) и 7 средних учебных заведений (профессиональные училища №2, №21, профессиональные лицеи №9, №59, №68, №123, Казанский химико-технологический колледж). Анализ литературы и объявлений показывает, что для работодателей (руководителей предприятий и организаций) сегодня важны как деловые (профессиональные), так и личностные качества секретарей-референтов. Результаты анализа объявлений представлены в табл. 2. Из таблицы видно, что наиболее приоритетным качеством, которым должен обладать секретарь-референт, является умение работать на персональном компьютере (ПК). Такое требование выдвигают 69% работодателей из всего перечня проанализированных объявлений, что, в свою очередь, подтверждает факт о все большем использовании компьютерных технологий в различных профессиональных сферах деятельности. Следующим качеством, необходимым секретарю-референту, является знание основ делопроизводства. Такое требование к кандидатам предъявляют 58% работодателей. Это дает основание полагать, что развитие информатизации общества, внедрение новых информационных технологий привело к унификации выполнения многих управленческих функций и, как следствие, во многих учреждениях, предприятиях и организациях работу по выполнению делопроизводства стали вести секретари-референты. Не менее значимым в работе секретарей-референтов, по оценке руководителей организаций, является наличие высшего образования и опыта работы. Такого рода требования к секретарям-референтам предъявляют 34% работодателей. Это говорит о повышении требований к общему уровню подготовки секретарей-референтов, деятельность которых, в конечном счете, может повлиять на качество работы предприятия, учреждения, фирмы. 22% руководителей считают, что секретари-референты должны иметь высокую скорость печати. К числу относительно новых требований, предъявляемых к секретарям-референтам, относится знание языков - английского (17%) и татарского (9%). Необходимость владения английским языком, на наш взгляд, вызвана интеграционными процессами в экономике, связанными с выходом на международные рынки, а знание татарского - региональными особенностями, а именно, ведением делопроизводства на двух государственных языках РТ: русском и татарском. Менее требуемыми со стороны работодателей качествами, необходимыми секретарям, являются: желание работать (13%), приятная внешность (13%), возраст (12%), аккуратность (11%), доброжелательность (10%), сообразительность (7%), приветливость (5%). Таким образом, анализ объявлений показывает, что потребности общества в секретарях-референтах возросли. Требования, предъявляемые к ним, также увеличились. Поэтому, чтобы соответствовать всем этим требованиям, секретарю-референту приходится постоянно повышать свою квалификацию.
Особенности обработки документов в библиотечно-библиографичекой и документоведческой сферах деятельности
Анализ ответов, данных на вопросы, относящиеся к информационно -документному обслуживанию, дает основание полагать, что такие функции, как учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п.; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам; оформление протоколов, рассылка выписок из них и т.д., мало чем отличаются от ответов полученных в других сферах деятельности (учреждениях 2-го уровня).
По данным опроса, главное отличие деятельности секретарей референтов, работающих в органах государственной власти и управления, административно-правовых организациях от других в том, что ими чаще выполняются такие функции как анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним, сбор материалов для докладов речей руководителя (см. приложение №5). Для выполнения всех этих функций на практике секретарям-референтам нужны глубокие знания аналитико-синтетической обработки и переработки информации, теоретически и методически разработанные в библиотековедении и библиографоведении. Функции организационного обслуживания входят в число обязательных профессиональных обязанностей опрошенных секретарей - референтов всех сфер деятельности. Таким образом, можно говорить о том, что принципиальное отличие в работе секретарей - референтов организаций и учреждений 1 -го уровня от 2-го заключается в том, что здесь преобладают функции, основанные на знании аналитико - синтетической обработки и переработки информации. В организациях и учреждениях 2-го уровня все функции получили равную оценку. Как видим, между двумя группами функций в работе секретарей референтов возникли два типа логических отношений. Первый тип - это отношение преобладания, когда информационно-документное обслуживание имеет в работе опрошенных преобладающее значение в сравнении с организационным обслуживанием. Второй тип - это отношение равенства, когда и информационно-документное обслуживание, и организационное обслуживание играют одинаковую роль. Таким образом, деятельность данных групп очень неоднородна. Это связано с тем, что: во-первых, содержание их работы определяется прежде всего уровнем управления, формой собственности; во-вторых, все выше перечисленные профессиональные обязанности, не одинаковые по сложности, требуют различной компетентности и соответствующего уровня подготовки; в-третьих, состав профессиональных функций секретаря - референта всегда определяет руководитель в соответствии с должностной инструкцией. Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей-референтов немаловажное значение имеет умение организовать свою работу. В целях выяснения, насколько секретари - референты организованны, нами был проведен тестовый опрос (опросник № 3. Организованный ли Вы человек?(114)). Результаты этого опроса показывают, что 59% ответивших являются неорганизованными. Их образ жизни, окружение научили их быть лишь кое в чем организованными. Организованность то проявляется в их действиях, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы самоорганизации, умений проанализировать свои действия, расхода времени, техники работы. Следующие 23% опрошенных являются организованными по принуждению. Они считают организацию неотъемлемой частью своей работы. Это дает им несомненное преимущество перед теми людьми, которые призывают организацию «под ружье» в случае крайней необходимости. Лишь 18 % опрошенных секретарей - референтов можно отнести к организованным людям. Таким образом, большинство опрошенных не организованны, что, в конечном счете, может повлиять на эффективность работы руководителя и организации в целом. Поэтому повышение уровня организованности секретарей - референтов является одной из задач и руководителя, и самого секретаря - референта. Как видим, результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно 78 документных функций в различных сферах деятельности, в т.ч. деятельности секретарей-референтов. Все их профессиональные обязанности сводятся к организационному и информационно-документному обслуживанию. Информационно-документная составляющая в своей работе оцениваются гораздо выше секретарями-референтами, занятыми в организациях и учреждениях, деятельность которых в основном построена на сборе, изучении и анализе информации, а именно, в органах государственной власти и управления и административно-правовых организациях.
