Содержание к диссертации
Введение
Глава I. Технология работы с управленческими решениями
1 . Место решений в системе управления и их типология 9
2. Специфика решений в государственных организациях 21
3. Анализ модели процесса принятия и реализации решения 27
Глава II. Информационное обеспечение решения
1. Методы обработки и использования информации 43
2. Структура и параметры информации 58
3. Диверсификация источников и качество информации 63
Глава III. Контроль и ответственность в процессе реализации решений
1. Основы организации контроля: стандарты и технология 73
2. Измерение и оценка результатов 87
3. Человек в системе контроля 92
4. Ответственность за исполнение решений 97
Заключение 106
Приложение. Основы организации финансово-производственного контроля в системе Управления делами Президента РФ 113
Список литературы 127
- Место решений в системе управления и их типология
- Методы обработки и использования информации
- Диверсификация источников и качество информации
- Основы организации контроля: стандарты и технология
Введение к работе
Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что решения служат важнейшей интегральной характеристикой всякой системы управления и прежде всего его руководителя. Если управление, по общему признанию, есть "процесс выработки и осуществления управленческих воздействий"1, то управленческие решения (УР) являются основным инструментом реализации таких воздействий. Поэтому и эффективность управленческой деятельности находится в прямой зависимости от способности принимать и реализовы-вать эти решения.
Необходимость принятия решений пронизывает всю функциональную деятельность как руководителя государственной организации, так и руководителя-менеджера хозяйственной организации. Посредством решений определяется целесообразный образ действий по осуществлению целей и задач организации, перевод последней в иное, в большей мере адекватное потребностям объекта управления состояние. Сказанным и определяется безусловная обязанность каждого руководителя, желающего преуспеть в управлении, познать природу УР, усвоить технологии его принятия и реализации.
По сути своей УР во всякий период времени и во всякой организации могут быть избраны предметом специального изучения, однако, к настоящему времени необходимость в исследовании связанной с ними проблематики особенно велика. Обусловлена такая необходимость переходом к рыночной системе ценностей, что само по себе предполагает качественно новые подходы как к подготовке, так и к принятию и реализации УР. Формы и методы организации процесса принятия и реализации решений, традиционные для административно-командной системы, не вписываются в реалии обновляющегося общества, для которого в принципе характерны экономическая свобода, подлинный демократизм и неотвратимая ответственность.
Степень разработки проблемы. Нынешнее состояние множества организаций, обусловленное отсутствием с приемлемой определенностью сформулиро ванных концепции, а также целей и задач развития, несообразность и противоречивость массы ответственных по смыслу, но безответственных с точки зрения аргументированности решений в системах управления с непреложностью свидетельствуют о низком уровне руководства. Властные полномочия по принятию решений далеко не всегда оказываются в руках людей, отличающихся высокой нравственностью и профессионализмом, сознающих меру ответственности за возложенные на них функции. Между тем в переживаемый нами период нестабильности и избыточной неопределенности ситуации в социальных системах естественным образом ужесточаются требования к руководителю относительно его способностей к работе с УР. Небрежение требованиями подобного рода содержит угрозу нарастания риска и разрушения организаций.
В этой обстановке очевидна острая нужда в изучении проблем УР и особенно специфики их проявления в круто меняющейся системе государственной службы и развивающейся рыночной экономике.
В нашей стране и раньше проводились исследования по проблематике УР -ее экономических, социологических, правовых и, конечно, организационных аспектов. В частности, весомый вклад в теорию и практику управленческих решений внесли В. Г. Афанасьев, Р. А. Белоусов, А. Г. Венделин, О. А. Дейнеко, М. Марков, Г. 3. Майминас, С. Л. Савин, Ю. С. Солнышков, А. П. Савченко, Ю. А. Тихомиров, Н. Г. Чумаченко, М. Янков и др. Заметное место среди них занимают зарубежные специалисты по системному и экономико-математическому моделированию Д. Клиланд, Г. Саймон, Л. Оптнер, С. Янг и др.
Однако практически еще нет работ, непосредственно отображающих специфические подходы к УР в организациях переходного периода.
Если общие воззрения относительно теории УР у нас достаточно известны, то этого никак не скажешь ни относительно особенностей ситуаций, возникающих в переходный период, ни тем более относительно подходов к их оценке и реализации посредством адекватных УР. Причина понятна: прошло еще сравнительно мало времени для фундаментального осмысления процессов реформирования. Тем не менее к настоящему времени уже необходимы и возможны усилия по исследованию методики и практики принятия и реализации УР в переживаемый нами переходный период.
Основная цель исследования состоит в том, чтобы разработать систему рекомендаций методики и практики работы с управленческими решениями в государственных организациях. Названная общая цель достигает посредством реализации следующих конкретных задач:
методологические обосновать процесс разработки и реализации УР с позиции качественно новой ситуации, складывающейся в организациях переходного периода;
доказать целесообразность коррегирования технологии принятия и реализации УР с классификационными группами, к которым они принадлежат;
аргументировать необходимость восприятия всякого УР как решения рискового, а значит, объективно нуждающегося в альтернативных вариантах;
выявить специфику работы с УР в государственных организациях;
проанализировать состояние информационного обеспечения процесса принятия и реализации решений, возможности прибегать к услугам информационного рынка в условиях их разумной оплаты;
сформулировать правила и принципы контроля за исполнением УР в организациях, разработать предложения по ужесточению ответственности за надлежащее исполнение УР.
Объектом исследования является управленческая деятельность организаций, преимущественно государственной службы и систем управления экономическими структурами.
Предметом исследования являются управленческие и связанные с ними экономические и социальные отношения, формирующиеся в процессе функциональной деятельности организаций.
Методологической основой исследования послужили теория менеджмента, достижения научной мысли отечественных и зарубежных исследователей, а также прикладные работы по разрабатываемой проблеме; материалы анализа и оценки действующей практики работы с управленческими решениями в соци альных структурах. При этом широко применялся системный подход, который позволил четко вычленить базовые составляющие исследуемой проблемы и убедительно аргументировать разработанные в ее рамках рекомендации.
Новые научные результаты, полученные диссертантом в процессе исследования, состоят в следующем:
обоснована необходимость трактовки категории УР, в отличие от ее традиционной дефиниции, как инструмента реализации функций управления - в широком смысле, и как выбора альтернативы, ориентированной на цель - в узком;
в контексте общих требований к УР (социальный компонент, выбор момента возникновения необходимости и определение уровня принятия решения, обеспечение его непротиворечивости и др.) выявлены и сформулированы специфические признаки решений государственной организации - обязательный (правоприменительный) характер, оперирование бюджетными средствами, сложность однозначного определения целей деятельности, высокая значимость иерархических отношений (система субординации);
развита идея, обязывающая рассматривать всякое УР в нынешнем переходном периоде как рисковое, непременно связанное с разработкой его альтернативных вариантов; в этой связи установлены обстоятельства, суживающие, а порой и исключающие возможность разработки альтернативных УР - стереотипы мышления, стремление к неправомерному засекречиванию административной деятельности, длительное пребывание служащих на своих постах (обусловливающее возникновение узко-групповых связей и интересов) и др.
доказана целесообразность диверсификации источников информации применительно к типологии УР (причем суть проблемы не столько в количестве организационно-самостоятельных источников информации, сколько в их разнообразии и качественной определенности); каждое должностное лицо должно располагать моделью информационного обеспечения (с привлечением информационно-поисковых систем) УР, принимаемых им в границах своих служебных полномочий (с учетом того, что цена дополнительной информации может пре высить размер выгоды, ожидаемой от соответствующего повышения уровня обоснованности решений);
выявлены и сформулированы базовые элементы контроля исполнения решений (стандарты деятельности, их добровольное соблюдение, ответственность за их нарушение), а также затрудняющие их использование обстоятельства (неточный выбор критерия оценки выполнения решения, использование слабо аргументированных субъективных критериев, сознательное искажение стандартов и др.; в статусе одного из важнейших средств надзора за качеством стандартов рекомендован выборочный мониторинг;
сформулированы принципы контроля - объективность, выбор сферы контроля, пропорциональность, адекватность, обратная связь, малое число причин, самоконтроля и отказ от контроля с целью его усиления, а также основные правила, применение которых определяют результативность контроля - сосредоточение внимания на значимости проверяемой деятельности, аргументирование выбора момента принятия решения, обоснованный отбор вида контроля, признание нерациональности тотального и скрытого контроля, не быть однозначно ориентированным на поиск недостатков, обнародование и коллективное обсуждение выводов и предложений по результатам контроля, отказ от попыток создания сложной системы замкнутого контроля;
предложены структура процесса контроля исполнение решений: критерии - стандарты деятельности - система подотчетности - система оценки - средства корректировки, а также методика измерения и оценки результатов контролируемой деятельности, избирательного подхода к разработке подотчетности в государственных организациях (здесь одновременно преследуется множество целей, многообразны формы и механизмы подотчетности, сложнее система субординации);
в контексте усиления ответственности служащих за должное исполнение решений уточнены нормативные положения касательно меры "ненадлежащего исполнения обязанностей", моментов перехода границы "ограничений, связанных со службой" и др., что позволяет сделать ответственность точной, адресной и высокорезультативной;
аргументирована целесообразность специального изучения в организациях роли и места чиновника в системе контроля - методика отбора контролеров, особенности поведения контролируемых и их восприятие процедуры контроля, обусловленность стиля контроля спецификой личности проверяющего (неподкупность, высокий профессионализм и независимость суждений, объективность в оценке истинной роли служащего в исполнении решений и др.;
разработаны рекомендации по усилению внимания к проблеме личной ответственности государственного служащего, исходя из принципа его иерархической подчиненности и правомерных рамок "беспрекословного" исполнения предписываемых сверху УР; доказывается, что реальное обеспечение права служащего оценивать получаемые решения с позиции их соответствия закону и государственным интересам возможно только посредством осуществления системной совокупности мер административного порядка, развития корпоративной культуры и внедрения норм этического поведения.
Практическая значимость работы состоит в том, что исследование завершается конкретными рекомендациями по совершенствованию методологии и практики работы с УР, главным образом в системе государственной службы и в экономических структурах. Использование наших рекомендаций позволяет существенно упорядочить организацию процесса принятия и реализации решений, в частности, в органах государственной службы.
Рекомендации эти могут использоваться в процессе преподавания менеджмента в учебных заведениях.
Апробация работы. Основные идеи и положения диссертации представлены в докладах на семинаре международного союза научных и инженерных объединений (обществ), совещаниях руководителей и главных специалистов, подведомственных управлению делами Президента РФ предприятий, организаций и учреждений, конференции в журнале "Финансы", собраниях сотрудников ряда государственных организаций, в частности Фонда государственного имущества Владимирской области, а также в публикациях соискателей.
Место решений в системе управления и их типология
Значимость решений во всякой социальной системе предопределяется тем обстоятельством, что управление, понимаемое как целенаправленное воздействие субъекта некоторой на объект, проявляется прежде всего и в решающей степени именно в разработке, принятии и реализации УР. Последние объективно составляют основное содержание деятельности всякого аппарата управления, "поскольку они представляют тот этап процесса, на котором происходит выбор будущего образа действий"1. Соответственно качество решений образует по сути, как уже было замечено, интегральный критерий эффективности деятельности руководителя.
Говоря иными словами, - эффективность любой управленческой деятельности зависит от умения принимать обоснованные решения и это утверждение справедливо до такой степени, что управление можно обозначить как систему принятия обязательных решений. Решения принимаются на всех этапах управленческой деятельности и для реализации всех ее функций, начиная с постановки целей и задач и завершая контролем. От степени обоснованности УР в значительной степени зависят результаты труда всего коллектива и его процветание. Управленческие решения определяют результаты деятельности и жизнеспособность организации, свидетельствуют о тенденциях и направлении ее развития, об используемых при этом средствах и методах. В настоящее время, когда идет процесс формирования конкурентной среды, поиски разумных решений и разработка эффективных методов их реализации становятся решающими факторами выживания.
Каждому его сознательному акту неизбежно предшествует разработка модели ожидаемых результатов, которые вначале представлены в голове человека идеально. Само решение являет собой объективно необходимое волевое действие, состоящее в выборе некоторой цели и способов ее достижения. Действие это предполагает мысленное совершение действия, предшествующего его реальному осуществлению и ориентированного на оказание воздействия на выбор исполнителем формы поведения в процессе реализации соответствующих функциональных задач.
В конечном счете управленческое решение является важнейшим инструментом выявления и преодоления возникающих в процессе функционирования организации противоречий, согласования интересов и координации деятельности работников соответствующей социальной системы-учреждения, предприятия, объединения, отрасли ...
Методологически управленческие решения восходят к процессу управления как таковому. С этой позиции управленческое решение предстает как целенаправленное воздействие, "команда" субъекта управления управляемой системе, команда, которая следует из "самой природы общественного процесса труда"1 и суть которой в объективной необходимости осуществления "общих дел, вытекающих из природы всякого общества"2 . Функция решения заключается в преодолении противоречий, возникающих в соответствующей системе посредством согласования между собою деятельности индивидуальных работников во всех работах, при выполнении которых кооперируется между собой многие индивиды, связь и единство процесса. Такое согласование и достигается благодаря реализации "одной, управляющей воли ... и функциями . . . относящимися не к частичным работам, а ко всей деятельности мастерской, как это имеет место с дирижером оркестра".
"Команда" руководителя становится основным инструментом управления, обеспечивающим гармонию в деятельности всякой организации. Потребность в ней возникает всюду, где функциональный процесс имеет вид общественно-комбинированного труда, причем она делается столь же необходимый, как и команда генерала на поле сражения". Тем самым управленческое решение, выражающее самую природу процесса управления и ориентированное на обеспечение единства и согласованности индивидов, занятых кооперированным трудом, символизирует волю субъекта управления.
Сказанным и объясняется тот факт, что внимание науки теории управления сосредоточено в основном на категории решений, называемых управленческими. Основы современной теории управленческих решений как органической части науки управления были заложены в США и некоторых странах Западной Европы в начале 50-х годов. Это было обусловлено необходимостью активного поиска методов точной формулировки задач управления, решаемых с привлечением математического аппарата. В процессе таких поисков обнаружились потребность и возможность обособления в рамках науки управления в качестве относительно самостоятельной научной дисциплины теории управленческих решений.
К настоящему времени по теории и практике УР опубликовано много работ, преимущественно зарубежных авторов1. Заметно возрастает интерес к этой проблематике также со стороны отечественных исследователей2. Разработки по теории УР заметно обогащают арсенал средств научного управления социальными системами.
Однако, строго говоря, у нас еще не создана теория УР. И не случайно до недавнего прошлого, до перехода к нынешним радикальным преобразованиям социальных структур, в этом не было необходимости, не было также и возможности для этого. С демократизацией общества и с курсом на формирование подлинно рыночных отношений потребность в исследовании проблем управленческого решения резко возросла.
Методы обработки и использования информации
Процесс принятия решения сопряжен с реализацией задачи поиска, распознавания, классификации и обработки информации, результатом чего и является получение новой информации в виде управленческого решения. Информация составляет альфу и омегу процесса работы с решениями - именно она является сигналом о необходимости принятия соответствующих управленческих решений, именно от нее зависит их качество, в конечном итоге, и достижение поставленных целей.
Выбор решений осуществляется, следовательно, на основе отбора и преобразования информации. "Принятие решения" есть ни что иное как процесс неслучайного выбора системы действий.
У.Р.Эшби пишет, что способность подходящего отбора определяется уровнем развития разума. В связи с этим он утверждает, что "любая разумная система подчиняется следующему постулату: любая система, выполняющая подходящий отбор (на ступень выше случайного) производит его на основе полученной информации". Отсюда вытекает, что ответ на всякий вопрос, поставленный системе, не может быть получен до того, как системе будет сообщена информация, необходимая и достаточная для выработки обоснованного решения.
В этом коренится одно из фундаментальных положений кибернетики, гласящее, что в основе управления лежит "выбор", который может быть произведен лишь при обработке необходимого и достаточного количества информации. Чтобы "выбирать" - надо "знать". Знать, что "если сделать то-то и то-то, то нельзя будет сделать другое"; необходимо производить расчеты и, по возможности, полный обзор возможных вариантов решений.
Применительно к предмету нашего исследования это означает необходимость разработки конкретных вариантов решений, исходя из различных количественных сочетаний показателей, обуславливаемых различными критериями деятельности. Сравнительный анализ позволяет сделать обоснованный выбор лучшего варианта с точки зрения удовлетворения принятым критериям. Такие расчеты обеспечиваются с помощью компьютеров и математического моделирования.
В случае если руководитель не располагает полной информацией, как и временем на получение дополнительной информации, он обязан принять решение, сопряженное с каким-то риском. Однако должен понимать и соблюдать меру риска: он должен быть разумным - оправданным, обоснованным, построенным на точных расчетах и предвидении. Связь уровня обоснованности решений с объемом наличной информации представлена в представленной ниже таблице:
Следует сделать различие между "данными" и "информацией". По нашему мнению, информацию целесообразно рассматривать как данные, которым придается адресный (целенаправленный) характер посредством их просеивания для конкретных ситуаций, целей и проблем, для конкретных людей, полномочных принимать решения по этим проблемам. Тем самым считаем правомерной ту точку зрения, согласно которой под "данными" понимаются любые статистические сведения или факты, тогда как "информация" не только включает в себя данные, но и выражает их качественную определенность, содержит ссылку на то, к какой категории или явлению эти данные относятся.
Нередко руководителю приходится иметь дело и с "дезинформацией", когда индивид, организация, правительство сознательно или неосознанно выдают неправильные данные или же когда получатель данных неверно интерпретирует их источник и взаимосвязи. Истинное знание возникает, когда начинают проявляться информационные взаимосвязи, ранее не замеченные. В ситуации информационной перегрузки умение извлекать знание из потока несвязанной информации становится одним из условий выживания. Овладение информацией не ведет автоматически к "знанию", тем более к "мудрости". Поэтому накопление информации само по себе не является панацеей: она будет удовлетворять своему назначению только при ее умелом и целенаправленном использовании. Полезно учесть и то, что информация, даже если она представлена в виде фактов, не есть некая абстрактная истина: она скорее служит предметом интерпретации, использующими ее различными лицами, придерживающимся противостоящих взглядов.
Соответствующие данные должны предоставляться в распоряжение людей, принимающих решения. Доступ к самым свежим данным и информации становится приоритетом для правительства, промышленности, отдельных лиц, желающих конкурировать, удерживать и укреплять свои позиции в соответствующей социальной системе.
Рациональный отбор и эффективное использование информации достигается в рамках тщательно продуманной информационной модели организации. Каждое должностное лицо, полномочное принимать решения, следует своевременно обеспечивать доброкачественной информацией в рамках его полномочий - не менее, но и не более того. Между тем это самоочевидное правило соблюдается довольно редко. Многочисленные обследования свидетельствуют, что почти как правило руководители получают массу ненужной им для отправления своих функциональных обязанностей информации ("информационный шум") и в то же время недостает необходимой информации.
Высокая значимость информации для решений государственной организации создает и другую дилемму. Порой очень не просто находить и передавать полномочным лицам, принимающим решение, требуемую информацию, но вместе с тем поскольку информация (знания) несет с собой власть, то расставаться с нею бывает нелегко. Возникает коллизия между служебным долгом и политическими пристрастиями.
Неупорядоченность информационного хозяйства, наличие излишней или недостающей информации нередко обусловливает низкое качество УР и приводит к нерациональным затратам рабочего времени персонала.
Совершенствуя информационное обеспечение важно помнить, что существуют два апробированных основных пути распространения в организации формальной информации: вертикальный (по иерархическим уровням) и горизонтальный (между сотрудниками одного уровня). Вертикальные коммуникации менее эффективны. Исследования свидетельствуют, что не более 20-25 % информации, исходящей от руководства, доходит до исполнителей и понимается ими правильно. Нелегко поверить, что сотрудники способны эффективно выполнять работу, на 80 % не располагая предназначенной им информацией. Тем самым руководитель лишается возможности дать исчерпывающее описание проблемной ситуации, которое должно быть осуществлено, к тому же, с учетом притязаний участников (прямых и косвенных, активных и пассивных) этой ситуации.
Поток информации, поступающей к руководителю, должен формироваться в зависимости от характера организации и не может быть описан в общих для всех формулах. Можно попытаться назвать лишь несколько оправданных практикой требований к организации работы с информацией:
Диверсификация источников и качество информации
Ранее нам уже приходилось говорить, что важнейшей предпосылкой принятия эффективных УР является качество используемой при этом информации. Однако вопрос настолько значим, что его следует рассмотреть сравнительно более обстоятельно. Недостаток информации должного качества и тем более дезинформация могут внести элементы дезорганизации в действия и решения руководителей, что нередко и происходит. Действия, предпринимаемые руководством на основе дезинформации, для тех, кто их применяет, могут казаться правильными и необходимыми, тогда как на деле они дезорганизуют работу.
Возьмем, к примеру, экономическую информацию и прежде всего статистическую, которая в нашей стране всегда была ущербной и без опасности впасть в ошибку могла бы быть названа преступной дезинформацией. Ведь от того, насколько корректная и объективная картина складывается на основе статистической информации, во многом зависит качество управленческих решений и адекватность оценки их результативности. Между тем стало обыденным явлением искажение отчетности, приписки, очковтирательство. Продукция производится на бумаге, а в действительности ее нет. Приписанные нули в отчетах вызывают цепную реакцию, дезорганизующую экономику.
Советская статистика отличалась тенденциозностью, недостоверностью и медлительностью. Вместе с тем сами руководители высших эшелонов власти наверняка располагали объективной информацией, которую скрывали от народа, чтобы легче было выдавать обещанное за свершившееся. Так, в 1994 году вплоть до конца апреля высшими правительственными руководителями назывались каждый раз новые цифры и проценты бюджетного дефицита по итогам первого квартала. Не обнародувались сведения по кредитной и банкнотной эмиссии, сводный баланс коммерческих банков и самого Центрального банка и иная информация, позволяющая судить о ходе реформ, о том, произошла ли в стране финансовая стабилизация, имела ли успех проводившаяся жесткая финансовая политика и насколько серьезный урон нанесло экономике отступление от этого курса. А ведь смысл и основное содержание деятельности Госкомстата России состоит в формировании базы для принятия управленческих решений.
Качество информации поныне остается основной проблемой в самом широком смысле слова и со всеми вытекающими последствиями. Практически все без исключения пользователи статистической отчетностью, работающие в официальных структурах или в независимых исследовательских организациях, отмечают, что информация Госкомстата содержит, как и в былые времена, фактические ошибки. Довольно часто обобщающие данные в сборниках Госкомстата России не совпадают с суммой их составляющих, следствия не вытекают из причин, а абсолютные величины противоречат процентным показателям.
Российская статистическая информация несопоставима с общемировой, поскольку мы пользуемся устаревшей и неприменимой в условиях децентрализованной экономики системой сбора и обработки данных. В торговле, строительстве, промышленном и сельскохозяйственном производстве не учитывается доля рыночного сектора. Госкомстат может ответить на вопрос, сколько в России создано фермерских хозяйств и сколько выделено земли, но не в силах дать сведения о том, сможет ли фермер накормить страну или какой-то регион. В еженедельных сводках о росте цен вообще не учитывается уличная и коммерческая торговля, хотя ясно, что доля ее в общем объеме продаж возрастает.
Кстати говоря, Международный валютный фонд выпускает специальное издание - "Международная финансовая статистика", в котором публикуются важнейшие (но отнюдь не все известные науке и используемые органами управления данных государств) индикаторы, позволяющие судить о состоянии экономики всех 156 государств, входящих в МВФ. Однако наша официальная статистика вообще не учитывает львиной доли этих показателей: ими оперируют иногда, в инициативном порядке отдельные исследователи.
Приведем конкретный пример: из одного только универсального, стандартного для всего мира блока информации по ценам у нас не печатаются и, может быть, даже не отслеживаются: цены акций, оборот в капитальном строительстве, цены на нефть и нефтепродукты, индивидуальная зарплата. В стране создаем рыночное хозяйство, не имея сведений о состоянии платежного баланса государства, без дефляторов (применяемых в статистике индексов, позволяющих в период инфляции сопоставить сегодняшние цены с ценами базового периода) национального дохода, без сведений о наличии депозитов в банках, о процентных ставках - даже о средневзвешенной ставке за кредиты, об объемах кредитования, о государственных запасах, об объеме денежной массы в обращении и остатках наличности в кассах банков, об объемах банкнотной и кредитной эмиссии, о темпах инфляции, и так далее, и так далее.
Почти все эти сведения о своем государстве жители любой из входящих в МВФ стран могут прочитать в своих ежедневных газетах, тогда как в нашей стране порой их не может получить даже первое лицо государства. И только в самое последнее время наконец-то и у нас приступили к налаживанию экономико-статистической отчетности в соответствии с международной методикой.
Немногим лучше обстоят дела с экономической информацией и в низовом звене хозяйствования. Острый недостаток информации, главным образом внешней и в особенности о ресурсном потенциале и возможном поведении контрагентов, лишает руководителя перспектив принятия надлежащим образом аргументированных решений. Однако в принципе этот пробел вполне может быть устранен посредством развития маркетинговых служб, покупки услуг коммерческих информационных образований и др.
В этой связи возрастает интерес к поиску способов получения организацией релевантной информации, позволяющей объективно рассчитать риск. Источниками такой информации могут стать и являются доклады федерального правительства по вопросам труда, экономики, результаты переписей, которые содержат огромный массив данных по структуре народонаселения, росту цен, распределению доходов, инфляции, заработной плате и т.п. При недостаточности внешней информации или ее недоступности организация может добыть ее своими силами, посредством целенаправленности исследований.
Если располагать достаточной информацией для того, чтобы прогноз оказался статистически достоверным, вероятность будет определена объективно. Нельзя было, к примеру, предсказать, купят или не купят миллионы американцев персональные компьютеры, опробовав идею всего на нескольких десятках семей. Нужна была реакция хотя бы нескольких сотен респондентов. Помимо того, вероятность достоверна только как средняя величина и в долгосрочной перспективе.
Когда организация не имеет достаточной информации для объективной оценки вероятности, что случается нередко, опыт руководства может помочь в выяснении того, что именно скорее всего способно произойти с высокой достоверностью. В подобном случае руководитель использует суждение о возможности свершения альтернатив с той или иной субъективной предполагаемой вероятностью. Примером определения предполагаемой вероятности являются ставки на скачках, которые делаются до начала забегов. Люди, располагающие информацией и опытом, знают, как выступала лошадь в других соревнованиях, хотя этого и недостаточно для установления объективной вероятности.
Основы организации контроля: стандарты и технология
Как свидетельствуют социологические исследования, подтверждаемые повседневной практикой, зачастую наиболее слабым звеном в работе с решениями является несовершенство организации их выполнения. Процесс решения проблемы отнюдь не заканчивается выбором альтернативы: реальная ценность последней становится очевидной только после его осуществления. В процессе разработки и принятия управленческих решений создаются определенные условия и предпосылки, но не гарантии успешного осуществления намеченных задач. Чтобы эти задачи не остались пожеланием, а превратились бы в реальность, необходимы специальные акции, в совокупности которых особое место занимает контроль.
Контроль есть сложная и комплексная социально-экономическая категория, образующая неотъемлемую составляющую менеджмента, являющийся одновременно и функцией, и инструментом управления. С позиции организации контроль представляет собой деятельность менеджера по исполнению решений -измерение и регулирование хода выполнения работы, а также по оценке полученных результатов, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. Говоря иными словами, контроль ориентирован на выяснение состояние дела и причин всякого рода нарушений, а в конечном счете, на помощь организации и личности в выполнении управленческих решений. Таким образом, в конечном счете контроль предстает как процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Контроль оправдывает себя в той мере, в которой своевременно устраняются обнаруженные недостатки и распространяется положительный опыт, принимаются меры воздействия в отношении виновных и поощрения добросовестных, высокорезультативных работников. В таком понимании контроль выступает прежде всего как средство оказания помощи подчиненным, профилактики и исправления допускаемых ими ошибок - по причине недостаточной компетентности, отсутствия опыта и иным уважительным причинам.
Подобный контроль может быть назван позитивным. Однако на практике преобладает негативный контроль, цель которого в том, чтобы "изобличить" и "поймать". Причина пристрастия к этому виду контроля скорее всего в том, что много легче обнаружить совершенную ошибку, чем предупредить ее, проще перечислить иррациональные действия, чем предложить стратегию, исключающую их возможность. Во всякой организации и при любой системе контроля стратегия последнего становится эффективной только в случае, когда она базируется на общепризнанные элементы и принципы контроля.
В нашем понимании базовые элементы контроля могут быть сведены к следующим:I. Установление стандартов деятельности посредством выработки критериев с помощью которых измеряется и контролируется ход исполнения решения, а также оцениваются полученные результаты. Стандарты позволяют информировать исполнителей относительно того, какого поведения от них ожидают и какие их действия повлекут за собой санкции. Вместе с тем стандарты регламентируют деятельность контролирующих органов - определяют круг их задач, за пределы которых они не вправе выходить. В качестве стандартов выступают законодательные акты, нормативные документы, инструкции, кодексы этического поведения и т.п.
В частности, для системы финансов Управления делами президента основными стандартами являются решения правительственных органов, соответствующих министров и ведомств, действующее законодательство, нормативные акты общегосударственных и местных органов, приказы и распоряжения Управляющего делами президента РФ, положение о денежных и материальных ресурсах подведомственных Управлению делами президента РФ предприятий, организаций и учреждений, Положение о порядке списания, передачи, перераспределения и реализации основных средств, принадлежащих подведомственным управлению делами президента РФ предприятиям, организациям и учреждениям, Порядок взаимных расчетов подведомственных управлению делами президента РФ учреждений, организаций и предприятий с управлением и между со 75
бой, Положение о контроле за финансово-хозяйственной деятельностью в системе Управления делами президента РФ.
2. Добровольное соблюдение стандартов воспринимаются как определенные ограничения, регулирующие поведение исполнителей управленческих решений. Готовность к соблюдению стандартов может быть обусловлена привычным образом поведения, как составной части корпоративной культуры организации, или некими особыми интересами исполнителя. Однако здесь ведущим и стабильным фактором является, на наш взгляд, вера в правомочность и целесообразность решений руководителя. Отказ от добровольного соблюдения стандартов, как правило, приходится компенсировать созданием системы контроля такого масштаба и интенсивности, что он может стать нетерпимым.
3. Ответственность (санкции) за нарушение стандартов упомянутого порядка, без чего система контроля скорее всего будет дезавуирована и потеряет всякий практический смысл. Реальное использование стандартов, в том числе и в качестве основы самоконтроля, затрудняется многими обстоятельствами. Анализ позволяет выделить в их числе следующие: не всегда применяемый критерий оценки состояния работы (выполнение решения) является в приемлемой мере обоснованным; руководители лидерского типа предпочитают пользоваться субъективными стандартами, базирующимися на их личные способности, а не на действительные возможности служащих; зачастую при установлении стандартов пренебрегают необходимостью исходить из не только человеческого, но и технического факторов; порой стандарты сознательно "облегчаются" из-за опасения, что если они не будут достигнуты обнаружатся недостатки в работе организации; не осознается целесообразность разработки стандартов совместно с подчиненными, имея в виду измерение деятельности (усилий по выполнению решения) каждого из них.
