Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Характеристика и анализ системы документооборота в организациях с территориально распределенной структурой 15
1.1. Характеристика действующей системы управления в территориально-распределенных организациях 15
1.2. Сравнительный анализ традиционной российской и западной технологий документооборота 18
1.3. Особенности организации документооборота в территориально-распределенных организациях 20
1.4. Анализ современных методов межведомственного документооборота...22
1.5. Анализ современных систем электронного документооборота 23
1.6. Описание и анализ принципов формирования СЭД на практике 26
1.7. Описание и анализ теоретических принципов формирования ТРСЭД 30
1.8. Анализ проблем внедрения СЭД 33
1.9. Основные направления развития СЭД 35
Выводы по первой главе 36
ГЛАВА 2. Теоретические основы формирования территориально-распределенный системы электронного документооборота 40
2.1. Разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами 40
2.1.1. Понятие «Корпоративный документ» 40
2.1.2 Понятие «Электронный совместный документ» 42
2.1.3. Организация классификации документов 44
2.1.4. Организация информационно-поисковой системы 46
2.2. Разработка концептуальной модели и архитектуры ТРСЭД 49
2.2.1. Определение ключевых требований к ТРСЭД
2.2.2. Обоснование схемы организации серверов ТРСЭД 50
2.2.3. Описание концептуальной модели ТРСЭД 54
2.2.4. Описание взаимодействий уровней концептуальной модели ТРСЭД58
2.2.5. Описание общей архитектуры ТРСЭД. 60
2.2.6. Описание организации уровня функциональной логики 62
2.2.6.1. Категории документов 63
2.2.6.2. Справочники 65
2.2.6.3. Бизнес сервисы 66
2.2.6.4. База данных 67
2.2.7. Описание организации уровня передачи данных 68
2.2.7.1. Принцип организации корпоративных справочников 69
2.2.7.2. Принцип организации обмена документами 70
2.3. Концептуальное описание работы в ТРСЭД 73
2.3.1. Этап разработки проекта корпоративного документа 73
2.3.1.1. Механизм «Корпоративные документы» 73
2.3.1.2. Механизм «Совместные документы» 74
2.3.2. Этап исполнения корпоративного документа 76
2.3.3. Этап хранения корпоративного документа 78
Выводы по второй главе 79
ГЛАВА 3. Организационно-методические положения по формированию трсэд, ее апробация 81
3.1. Разработка организационно-методических положений по формированию ТРСЭД. 81
3.1.1 Определение требований к организационно-методическим положениям формирования ТРСЭД 81
3.1.2: Описание этапов формирования ТРСЭД. 82
3.1.2.1. Предпроектное обследование 83
3.1.2.2. Информационное обследование и анализ 84
3.1.2.3. Разработка и настройка ТРСЭД 89
3.1.2.4. Опытно-промышленная эксплуатация 89
3.1.2.5. Промышленная эксплуатация 93
3.2. Описание апробации формирования ТРСЭД 93
3.2.1 Характеристика Объединенной компании 94
3.2.2. Границы проекта внедрения ТРСЭД 95
3.2.3. Описание особенностей документооборота Объединенной компании 97
3.2.4. Характеристика системы PayDox 99
3.2.5. Описание доработок PayDox для формирования ТРСЭД. 102
3.2.6. Описание качественных результатов формирования ТРСЭД. 109
3.2.7. Описание количественных результатов формированияТРСЭД... 110
3.2.8. Описание эксперимента нагрузки каналов связи 113
3.3. Экономическое обоснование формирования ТРСЭД 116
Выводы по третьей главе 120
Заключение 122
Список использованных источников и литературы
- Особенности организации документооборота в территориально-распределенных организациях
- Описание и анализ теоретических принципов формирования ТРСЭД
- Обоснование схемы организации серверов ТРСЭД
- Описание особенностей документооборота Объединенной компании
Введение к работе
Актуальность темы исследования. В современных условиях глобализации и информатизации значительно усилилось внимание к изучению проблем менеджмента, связанных с интеграционными процессами в управлении, т.е. согласования и объединения усилий подразделений и их работников для достижения общих целей организации. Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления (ДОУ). Так, в Федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» обозначена задача «развития системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» с целью «развития и широкого применения информационных и коммуникационных технологий» для «повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления».
Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в том числе территориалыю-распределенных, и активное развитие инфраструктуры. В России возникает все больше и больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, которые, как правило, образуются путем слияния нескольких из них или, наоборот, выделения из одной организации нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких организаций. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав организации, официально является самостоятельным, действующим автономно и имеющим свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одной организации, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития.
В связи с вышесказанным возникает необходимость создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально-распределенную структуру административного и отраслевого образований. Данная задача может быть решена посредством территориально-распределенной системы электронного документооборота (далее - ТРСЭД). ТРСЭД поможет повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизированной доставки необходимых документов и автоматизации процедур обработки документов, а также поможет снизить временные и трудовые затраты, повысить «прозрачность» бизнес-процессов работы с документами и принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена документами (информацией) между удаленными юридическими лицами и подразделениями.
Степень разработанности проблемы. Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что вопрос организации территориально-удаленной работы с документами остается нерешенным: действующие нормативно-методические документы не достаточно полно регламентируют правила работы с документами, а также отсутствуют теоретические и практические рекомендации организации документооборота в условиях
территориалыю-распределенных структур; не разработаны требования, в том числе отсутствует общепринятый подход, к архитектуре и функциональности ТРСЭД и принципам работы с документами в новых условиях.
Зарубежный опыт внедрения СЭД ие учитывает исторически сложившуюся российскую специфику делопроизводства и работы с документами.
Целью диссертационного исследования является разработка теоретических и методических положений по формированию системы электронного документооборота в организации с территориально-распределенной структурой.
Достижение вышеуказанной цели включает решение следующих задач:
характеристика системы управления и документооборота в организациях с территориально-распределенной структурой;
анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующей нормативно-методической базы по докуменгационному обеспечению управления;
анализ современных систем электронного документооборота;
разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами;
разработка концептуальной модели ТРСЭД, включая обоснование требовании и постановку задачи на ее создание, определение ее архитектуры;
описание концепции работы в ТРСЭД;
разработка организационно-методических положений по формированию ТРСЭД и ее апробация.
Объектом диссертационного исследования является электронный документооборот в территориально-распределенных организациях административного и отраслевого образований.
Предметом исследования является процесс формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота, обеспечивающая работу с документами (подготовка, исполнение, хранение) в организациях административного и отраслевого образований.
Методическую основу работы составили методы системного анализа, классификации и категоризации документов, моделирования пользователей, методологии концептуального проектирования и внедрения информационных систем, моделирования бизнес-процессов.
Теоретической основой исследования послужили законодательные и нормативные акты президентских и правительственных структур, относящиеся к процессам получения, обработки, храпения и передачи информации, нормативно-методическая документация, государственные отечественные и зарубежные стандарты, информационные ресурсы Интернет, данные монографических изданий и периодической печати, труды российских и зарубежных исследователей в области ДОУ (Корнеев И.К., Кудряев В.А., Яиковая В.Ф., Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Ларин М.В., Бобылева М.П., Андреева В.И., Романов Д.А., Данчул А.Н., Чернов В.Н., Майл Дж.Д.Саттон и другие), проектирования и внедрения АСУ (Э. Таненбаум, ван Стен, Уокер Ройс, Фергус О'Коннэл, Н. Kerzner и другие), методов концептуального
проектирования АСУ (Полукеев О., Коваль Д. и другие), системного анализа (Данчул А.Н., Домрачеев С.А. и другие).
Научная новизна диссертационной работы заключается в предложенных принципах формирования территориалыю-распределенной системы электронного документооборота и удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы, а также в уточненных терминах «Корпоративный документ» и «Электронный совместный документ» и механизмах их применения на практике.
Основные результаты исследования, содержащие элементы научной новизны:
выявлены особенности организации документооборота в территориалыю-распределенных организациях;
обоснована необходимость пересмотра действующих нормативно-методических документов, регламентирующих межведомственный документооборот, а также способов формирования современных систем электронного документооборота с целью организации удаленной работы с документами в территориалыю-распределепных организациях:
предложены принципы организации удаленной работы с документами, в рамках которых уточнены понятия «Корпоративный документ», «Электронный совместный документ», «Главный документ», «Подчиненный документ»;
предложены концептуальная модель и архитектура территориалыю-распределенной системы электронного документооборота, содержащие механизмы, представленные в концептуальном виде с формализованными отношениями между ними;
представлено описание этапов формирования территориалыю-распределенной системы электронного документооборота, в рамках которых разработан перечень вопросов для осуществления информационного обследования в распределенной организации, предложены способы оформления полученной при проведении обследования информации;
представлено описание результатов апробации формирования территориалыю-распределенной системы электронного документооборота, в рамках которой осуществлены доработки интерфейса и механизмов передачи данных информационной системы PayDox и получены результаты проведенного эксперимента нагрузки каналов связи.
Достоверность научных результатов подтверждав гея проведенным автором анализом действующих нормативно-правовых актов по ДОУ и литературы, посвященной вопросам ДОУ и СЭД, а также результатами апробации формирования и внедрения ТРСЭД в Объединенной компании «РУСАЛ».
Теоретическое значение исследования состоит в том, что предложенные в работе принципы формирования территориалыю-распределенной системы электронного документооборота обеспечивают наиболее оптимизированную схему обмена документами между структурными единицами распределенной организации и могут быть использованы при адаптации других классов
информационных систем с целью автоматизации различных бизнес-процессов в условиях распределенной структуры.
Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что ее результаты позволят:
системным аналитикам (проектировщикам ТРСЭД) разработать модель и структуру ТРСЭД для се разработки в выбранной программной среде;
разработчикам ТРСЭД использовать полученные результаты в качестве спецификации требований к ТРСЭД для ее разработки на выбранных языках программирования;
специалистам ДОУ организовать эффективную работу с документами в организации административного и отраслевого образований;
пользователям ТРСЭД разрабатывать документы совместно с удаленными сотрудниками территориально-распределенной организации (далее - ТРО), направлять удаленным сотрудникам ТРО документы для ознакомления и исполнения, контролировать работу с документами в удаленных структурных единицах ТРО, сократить затраты на поиск необходимых и доступных документов в рамках ТРО;
на уровне ТРО повысить качество выполнения бизнес-процессов по работе с различными видами управленческих документов, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество и скорость принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами ТРО, обеспечить единый стандарт работы с документами в целом, сократить затраты на организацию внедрения и поддержки ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.
Применение результатов диссертационной работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество принятия решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами предприятия, обеспечить единый стандарт СЭД, а также сократить затраты на внедрение и поддержку ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.
Апробация результатов исследования. Основные положения диссертации докладывались и получили положительную оценку на Всероссийских научных конференциях молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления», 2007, 2008, 2009 гг. г.Москва; семинарах Региональной общественной организации «Гильдии специалистов в области информатики и управления документацией» (РОО «Гильдии Управляющих Документацией»),
2008 гг., г.Москва; Круглом столе CNews Conferences и CNews Analyties,
г.Москва; V и VI Конгрессах-практикумах «ИНФОДОКУМ», 2007, 2008 гг., г.Москва.
Внедрение результатов исследования. Результаты исследования нашли применение в рамках проекта внедрения системы электронного документооборота на базе системы PayDox, внедряемой на предприятиях российской металлургической Объединенной Компании «РУСАЛ».
Публикации. По теме диссертации в открытой печати опубликовано 7 научных работ, общим объемом 3,69 п. л., из них 1 - в журнале, рекомендованном ВАК.
Объем диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 147 наименований, и 15 приложений. Работа изложена на 197 листах машинописного текста, включая приложения (56 страницы), содержит 47 рисунков (включая 12 рисунков в приложениях), 21 таблицу (включая 14 таблиц в приложениях).
Структура диссертации. Структура диссертации отражает цели и задачи исследования, подчеркивает ее внутреннее единство.
Во введении обоснована актуальность исследования, показана степень разработанности проблемы исследования, определены цель и задачи исследования, перечислены наиболее существенные результаты, имеющие научную новизну, дана общая характеристика работы, перечислены методы исследования, обозначена практическая ценность и результаты апробации.
В первой главе «Характеристика и анализ системы документооборота в организациях с территориалыю-распределенной структурой» представлена характеристика действующей системы управления и рассмотрены особенности организации документооборота в организациях с территориалыю-распределенной структурой, проведен анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующих нормативных актов, исследованы основные функции и принципы формирования современных СЭД, определены основные направления развития СЭД.
Во второй главе «Теоретические основы формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота» предложены принципы организации территориально-удаленной работы с документами, определены и обоснованы требования к ТРСЭД, представлено обоснование схемы организации серверов, описана концептуальная модель и общая архитектура системы, в том числе описан состав уровней ТРСЭД и их взаимосвязи, представлено концептуальное описание работы в ТРСЭД.
В третьей главе «Организационно-методические положения по формированию ТРСЭД, ее апробация» обозначены основные требования к организационно-методическим положениям; разработаны этапы реализации формирования ТРСЭД (нредпроектнос обследование, информационное обследование, разработка и настройка ТРСЭД, опытно-промышленная эксплуатация, промышленная эксплуатация); описан процесс разработки прототипа ТРСЭД на базе системы PayDox, а также полученные результаты формирования системы и проведенного эксперимента нагрузки каналов связи; представлено экономическое обоснование формирования ТРСЭД.
В заключении сформулированы основные выводы, оценено практическое значение исследования, перспективы дальнейшего развития результатов выполненных исследований.
Особенности организации документооборота в территориально-распределенных организациях
Формирование и усиление корпоративных структур - одна из важнейших тенденций развития экономики. Именно крупные структуры составляют индустриально развитых стран и мирового хозяйства в целом, повышают уровни макроэкономического регулирования производства, стабильность экономического сотрудничества (в том числе международного), выступают в качестве партнеров государства в выработке и реализации стратегической линии в процессе модернизации экономики. Промышленные группы являются эффективной формой консолидации материальных ресурсов и производственного капитала разных компаний. Эти общемировые тенденции проявляются и в России [1.13].
В- новых условиях наблюдается закат эры классических предприятий (Ф.В.Тейлора, Г.Форда и А.Файоля) и актуальным становится разработка новых организационных структур предприятий, обеспечивающих постоянное перепроектирование и кардинальное улучшение деловых процессов и оптимизацию взаимодействия между подразделениями. Это приводит к неуклонному переходу от сосредоточенных к распределенным организационным моделям [3.8]. Изменения в организации и методах функционирования предприятий как субъектов хозяйствования обусловлены процессами приватизации собственности и сдвигами в системе управления, в результате которых хозяйственное управление отделилось от управления административного, а контроль за выполнением основных функций перешел от государственных органов к руководству предприятий. В переходный период с осуществлением дерегулирования государственного сектора, отходом от директивных методов руководства и упразднением существовавших ранее иерархических структур возрастает роль ассоциативных форм деятельности и интегрированных структур управления организациями на основе рыночных принципов ведения хозяйства. Утверждаются новые формы интеграции хозяйствующих субъектов: 1) путем вхождения предприятий в вертикальные структуры (корпоративные группы), реорганизованные из отраслевых структур или создаваемые заново; 2) на основе формирования горизонтальных ассоциативных образований [1.13].
Увеличение сложности продукции и динамика рынка делают малоэффективным строго централизованное управление организацией, поскольку при этом все большие ресурсы организации затрачиваются на "внутренние нужды" (обработку информации для принятия решений) и все меньше ресурсов остается на поисковую и адаптационную деятельность. Поэтому классические варианты централизованного управления с жесткой иерархической структурой уступают место различным схемам гибридного децентрализованно-централизованного управления, организуемого либо вокруг деловых процессов, либо вокруг жизненных циклов, и идеям опережающего проектирования и постоянного (а не эпизодического) перепроектирования-деятельности предприятий.
Учитывая это, многие российские организации ведут стратегии вертикальной интеграции. Быстрорастущие структуры компаний создаются, в частности, через возрождение и объединение еще советских комбинатов, заводов и выстраивании дистрибьюторской сети. Часть из этих организаций создается путем покупки разнопрофильных активов, часть - в результате объединения самостоятельно развивавшихся годами предприятий одного профиля. Самим организациям это дает целый ряд плюсов: централизованное управление несколькими производственными площадками, с одной стороны, позволяет балансировать производственные мощности, в то время как территориальная распределенность позволяет выходить на общероссийский рынок - уменьшается срок транспортировки продукции, решается проблема «привязки» производства к дистрибьюции.
Однако новые модели бизнеса требуют от организаций и новых подходов к управлению, и здесь слабым звеном может стать менеджмент. Проблема управления большой территориально распределенной структурой существует во многих российских компаниях, которые растут и расширяются.
Обладая сложной разветвленной структурой, ТРО на определенном этапе развития сталкивается с рядом информационных проблем, таких как разрозненность финансовой и управленческой информации; запаздывание поступающих из отдаленных филиалов данных с вытекающими затруднениями в принятии оперативных решений; несбалансированность информационных потоков [3.8].
В процессах управления возникают конфликты из-за приоритетов, принятие решений задерживается, линии коммуникаций удлиняются, затрудняется осуществление контрольных функций [1.13].
Одним из инструментов решения этих проблем является реализация интегрированнойсистемы управления, обладающая, с одной стороны, мощным функционалом, с другой - гибкой и- адаптируемой к потребностям конкретного предприятия: Одной из составляющих такой системы является система электронного документооборота.
Создание интегрированной системы управления в рамках географически распределенной организации позволяет перейти на качественно иной уровень управления и организовать внутреннюю инфраструктуру ведения бизнеса, которая будет поддерживать принятую корпоративную стратегию [3.8, 3.9].
Сравнительный анализ традиционной российской и западной технологий документооборота Изучая особенности организации документооборота в ТРО с целью дальнейшей разработки концептуальной модели территориально-распределенной системы электронного документооборога, рассмотрим различия между классической российской и западной технологиями документооборота.
Описание и анализ теоретических принципов формирования ТРСЭД
Следует также отметить, что архитектура «централизованного сервера» не позлит обеспечить возможность работы с локальными (внутренними) документами организации при отсутствии связи между городами, странами (наличие проблем с каналами связи, обрыв связи и др.), а также сократить нагрузку на каналы связи при передачи данных и файлов в удаленные предприятия. Результаты эксперимента организации централизованной архитектуры ТРСЭД представлены в главе 3. представленную на рис. 11. В каждом городе, юридическом лице устанавливается отдельный сервер (параметры серверного оборудования зависят от инфраструктуры, объема документооборота, количества пользователей и используемой среды реализации ТРСЭД). В предложенной схеме передача данных между серверами осуществляется посредством специальных механизмов, обеспечивающих доставку документов адресатам и отображение изменений в режиме on-line. При этом передаче подлежат документы корпоративного документопотока, а документы, относящиеся к внутреннему, входящему и исходящему документопотокам, вводятся, регистрируются и хранятся на соответствующем сервере и не подлежат передаче на другие удаленные сервера. С целью осуществления описанной выше схемы предлагается использовать следующие принципы организации ТРСЭД: 1) при наличии в одном городе нескольких юридических лиц и удаленных обособленных подразделений в зависимости от условий и имеющейся инфраструктуры принимается решение об их подключении к одному серверу или об установке отдельных для них серверов и баз данных. Конфигурация серверного оборудования зависит от платформы, на основе которой разработана ТРСЭД, количества пользователей, объема документооборота, объема данных справочников, в том числе удаленных структурных единиц; 2) юридические лица и подразделения, подключенные к одному серверу, условно называются Промышленной площадкой; 3) на каждой Промышленной площадке используется единая классификация категорий и видов документов; 4) на каждой Промышленной площадке используются стандартные функции (бизнес-сервисы); 5) используются единые (централизованные) корпоративные справочники пользователей и организационной структуры для всех баз данных территориально-распределенной системы. 6) используется принцип «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это означает, что если с документом работает Управляющая компания и один из ее филиалов, то он должен «находиться» (к нему должен быть предоставлен доступ) на этих двух площадках и нигде более; 7) при согласовании и рассылке документа в удаленной промышленной площадке отображается сам документ и все относящиеся к нему (сопроводительные) документы, в том числе все результаты согласования (визы) по текущей версии документа, комментарии к визам, новые версии и редакции документа, в том числе связанные документы; 8) при изменении документа на удаленном сервере отображается актуальная информация в режиме on-line; 9) при работе с внутренними, входящими и исходящими документами используется локальная БД (локальные справочники и бизнес-сервисы); 10) при работе с корпоративными документами используются единые корпоративные справочники, механизмы приема-передачи данных, а также локальные бизнес-сервисы и локальные справочники.
Уровни концептуальной модели ТРСЭД одного сервера Уровень пользовательских настроек содержит набор параметров (характеристик) каждого пользователя или групп пользователей ТРСЭД. С помощью пользовательских настроек осуществляется разграничение прав доступа к данным (документам) и бизнес функциям в ТРСЭД. Данные настройки осуществляются на основании результатов информационного обследования бизнес-процессов организации.
Данный уровень является уровнем конечного пользователя. Это интуитивно понятный интерфейс пользователя (набор экранных форм), обеспечивающий доступ (отображение на экране) информации (документов) и выполнение определенных операций в системе с минимальными затратами.
В таблице 1 перечислены основные роли пользователей в ТРСЭД, определяющие различные наборы настроек (интерфейсов). Таблица 1
Данный уровень должен обеспечивать: ввод, просмотр, изменение и обработку информации пользователем системы, а также включать рабочие инструменты (приложения), средства поиска (извлечения данных из источников), средства коммуникации «система-пользователь» (например, автоматическое направление по событию e-mail уведомлений) и «пользователь-пользователь» (например, дискуссия), инструменты администрирования (например, персонализация рабочих наборов, управление профилями ролей пользователей) и др. В качестве сервисов уровня пользовательских настроек должны использоваться инструменты настройки интерфейса ТРСЭД - средства добавления, изменения страниц, редактирования их формата и т.д.
На уровне доступа осуществляется авторизация и аутентификация пользователя в ТРСЭД и предоставление прав доступа к документам и данным в соответствии с пользовательскими настройками. На данном уровне применяются средства информационной безопасности.
Уровень функциональной логики ТРСЭД содержит набор функций, и условий бизнес-процессов (регламентов), реализованных на выбранном языке программирования, а также набор экранных форм (настройки и формы интерфейса пользователя). Данный уровень содержит модели, функции, алгоритмы, которые обеспечивают предоставление пользователям в рамках их пользовательских настроек актуальной информацией на момент обращения к БД и необходимыми функциональными инструментами - набором функций, соответствующих жизненному циклу документа (с момента его создания и до его сдачи в архив и/или уничтожения). Процессы и функции данного уровня выполняются с учетом правил доступа, роли и настроек пользователя.
Обоснование схемы организации серверов ТРСЭД
Алгоритм движения документов может быть оформлен в виде таблицы с использованием методов описания бизнес процессов согласно положениям ГОСТ 19.701-90 «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения» [2.62] (см. рис. 23) или с помощью специальных инструментальных средств (например, ARIS в нотации еЕРС), позволяющих описать процесс документов как цепочку функций, управляемых событиями, включая исполнителей, входные и выходные документы, средства их выполнения и другое (см. рис. 24). -указание направления последовательности сылолненип процесса (функции) Рисунок 23. Алгоритм движения в табличном виде с использованием условных обозначений ГОСТ Р1.5-2002 В Таблице, представленной на рис. 23, колонки содержат функции, выполняемые участниками документооборота, с указанием последовательности их выполнения.
Модель бизнес-процесса в нотации еЕРС (Aris) Оперограмма движения документов оформляется в виде матрицы (таблицы), где на пересечении строк и колонок делается отметка о факте выполнения определенной операции (функции) определенным участником документооборота с указанием последовательности их выполнения. Рекомендуемая форма изображения процесса представлена на рис. 25.
Оперограмма движения документов Модели бизнес-процессов, как автоматизированных, так и неавтоматизированных, должны включать функции, выполняемые сотрудниками при работе с документами, являющимися потребителями и производителями соответствующей информации на всех уровнях управления организации, начиная от тех, кто выполняет транзакции, и кончая высшими руководителями.
Четкие требования для проведения обследования описать сложно в связи с уникальностью каждой из организации административного и отраслевого образований, поэтому в каждом конкретном случае необходимо проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.
На основании перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к ТРСЭД или техническое задание на ее разработку (ТЗ).
Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения ТРСЭД, так как от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу ТРСЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования — получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать. 3.1.2.3. Разработка и настройка ТРСЭД
На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.
На данном этапе на базе выбранного ПО реализуются описанные в Главе 2 функции и требования к ТРСЭД, а также осуществляются настройки Системы на основании полученных на этапе информационного обследования данных.
Реализация разработки ТРСЭД является масштабным и трудоемким проектом, требующим штата программистов-разработчиков, поэтому, как правило, большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика. В связи с этим постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков (Исполнителей) с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.
Процесс тестирования также является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.
Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в ТРСЭД. Система должна удовлетворять потребностям и отвечать запросам пользователей, а также стабильно работать (без сбоев и ошибок).
Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, так как пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.
Обучение в учебном компьютерном классе осуществляется на отдельном выделенном для обучения сервере и проводится Преподавателем в режиме «объяснения совместно с использованием»: преподаватель рассказывает последовательность действий в ТРСЭД всего жизненного цикла документа, начиная от его создания в ТРСЭД и заканчивая использованием электронного архива, объясняет и показывает на экране интерфейс ТРСЭД; одновременно с
Описание особенностей документооборота Объединенной компании
Проведенные расчеты нагрузки на каналы связи показали, что внедрение ТРСЭД позволит сократить объем передаваемых данных (соответственно нагрузку на каналы связи) примерно в 2 раза, если сравнивать ТРСЭД и центральную БД с 50% объемом корпоративных документов, и в 9 раз, если сравнивать ТРСЭД и центральную БД, в которой все документы являются корпоративными, т.е. передаются в удаленные офисы организации (см. таблицу 5).
При разработке ТРСЭД одной из задач была минимизация нагрузки на каналы связи при передаче данных между разными городами. С целью проверки предложенной архитектуры ТРСЭД был проведен эксперимент: была организована централизованная архитектура Системы.
В г.Красноярске был выделен один сервер (HP ProLiant DL), к которому были подключены 1 236 удаленных пользователей из г.Красноярска, г.Москвы, г.Братска, г.Ачинска, г.Новокузнецка, г.Саяногорска, г.Иркутска, г.Волгограда, г.Богослова, г.Тайшета.
При эксплуатации в течение шести месяцев объем документов составил 16 000 документов.
С помощью программы NetFlow Tracker были сделаны замеры нагрузки на каналы связи при работе удаленных пользователей с сервером в г.Красноярске.
Анализ представленных в Приложении 12 данных-показывает, что в среднем объем исходящих данных в 9j5 раз превышает объема входящих данных. Следовательно, загрузка трафика сети при работе удаленных пользователей с центральным сервером приходится на запросы на получение и просмотр файлов и совсем маленькая доля - на создание карточек, загрузку файлов и других операций.
При этом выборочный экспериментальный замер времени обработки запросов десяти удаленных пользователей показал, что одна операция удаленного пользователя может выполняться от 03 секунд до 10 минут в зависимости от сложности запроса и загрузки канала связи. Например, карточка документа на ее просмотр может загружаться от 03 секунд до 05 минут, а файл - от 10 секунд до 10 минут. В среднем суммарный объем входящего и исходящего трафика составил 2,47 Гб в день6. Средняя стоимость 1 Гб трафика корпоративной сети равна 40 USD. Следовательно, средняя стоимость суммарного входящего и исходящего трафика за один рабочий день составил 98 USD.
В декабре 2007 года сервер в г.Красноярске перестал корректно работать из-за возросшей нагрузки (см. рисунок 1 Приложения 13). В связи с этим было принято решение о прекращении подключения нового числа сотрудников (увеличения справочника «Пользователей») и об ограничении объема создаваемых документов, а в 2008 году был осуществлен переход на децентрализованную архитектуру ТРСЭД, предложенную в данной диссертационной работе.
В результате внедрения ТРСЭД на базе PayDox на указанных в таблице 8 предприятиях в период с 01.02.08 по 30.10.08 общее количество активных пользователей (без учета уволенных) составило - 5 030 человек, общий объем документов - 306 236 карточек.
С помощью программы NetFlow Tracker были сделаны замеры нагрузки на каналы связи при работе удаленных пользователей ТРСЭД.
Анализ представленных в Приложении 13 данных показывает, что в среднем объем исходящих данных в 7,25 раз превышает объема входящих данных (то есть удалось сократить данное соотношение в сравнении с централизованной архитектурой СЭД), основная нагрузка по количеству запросов с удаленных серверов приходится на БД-Москвы (ЦК), так как Предприятия ОК обязаны согласовывать документы с ЦК и из ЦК направляются документы на Предприятия ОК на исполнение или ознакомление. Следовательно, можно сделать вывод, что с 01.02.08 по 30.08.08 наибольшее количество операций по работе с корпоративными документами было осуществлено сотрудниками Предприятий с целью ознакомления или исполнения исходящих из ЦК документов.
При этом выборочный экспериментальный замер времени обработки запросов десяти удаленных пользователей показал, что одна операция удаленного пользователя может выполняться от 01 секунды до 03 минут в зависимости от сложности запроса и загрузки канала связи. Например, карточка документа на ее просмотр может загружаться от 01 до 05 секунд, а файл - от 03 до 15 секунд.
В среднем суммарный объем входящего и исходящего трафика при работе у ТРСЭД составил 0,437 Гб в день7.
Следовательно, средняя стоимость суммарного входящего и исходящего трафика за один рабочий день составил 17,45 USD (это на 80,55 USD меньше, чем при централизованной архитектуре ТРСЭД).
Таким образом, проведенные эксперименты показали преимущества и положительные результаты внедрения ТРСЭД согласно предложенным в настоящей диссертационной работе положениям в сравнении с централизованной архитектурой СЭД, а именно: 1) при одинаковом количестве пользователей и документов объем выгруженных данных с целью просмотра и обработки удаленными пользователями при использовании ТРСЭД в 2,25 раз меньше, чем при ЦБД, то есть ТРСЭД позволило минимизировать нагрузку на каналы связи; 2) время обработки запросов при использовании ТРСЭД меньше в 2 раза, чем при ЦБД, то есть использование ТРСЭД увеличило быстродействие системы. Экономическое обоснование формирования ТРСЭД Для экономического обоснования формирования ТРСЭД предлагается рассмотреть данный процесс как коммерческий проект.
Разработанный программный комплекс предполагается путем тиражирования внедрять в удаленных структурных единицах ТРО. Плановая продолжительность коммерческого проекта может быть определена в 2 года (24 месяца). Из них первые 6 месяцев тратятся на разработку ПО (разработку механизмов уровня передачи данных, новых интерфейсов, механизмов уровня настройки). По оценкам экспертов, работающих на рынке СЭД, продажи программы подобного вида могут составить приблизительно 1 лицензия в месяц в течение первого полугодия продаж, по 2 лицензии ежемесячно в течение следующего года. В случае успешных результатов по истечению двух лет, может быть, реализован проект по совершенствованию и доработке данного программного продукта.
Можно выделить две группы затрат на данный программный продукт. Во-первых, это затраты, связанные непосредственно с разработкой ТРСЭД. Все затраты на разработку (табл. 6) относятся к постоянным (они не зависят от количества будущих копий программ).
