Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. Анализ организации электронного документооборота в корпоративных системах 12
1.1. Место и роль электронного документооборота в управлении корпорацией 12
1.2. Анализ отечественного и зарубежного опыта в области оптимизации электронного документооборота 32
1.3. Направления совершенствования электронного документооборота 50
Выводы 69
ГЛАВА 2. Экономико - математическое моделирование электронного документооборота
2.1. Постановка задачи оптимизации документопотоков в системе электронного документооборота 70
2.2. Построение концептуальной модели оптимизации электронного документооборота 93
2.3. Анализ информационных характеристик системы электронного документооборота 99
Выводы 115
ГЛАВА 3. Технология проектирования электронного документооборота в корпоративных системах 116
3.1. Технология применения методов оптимизации в системе электронного документооборота 116
3.2. Реализация концепции оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах 129
3.3. Определение экономической эффективности от внедрения методов оптимизации при построении систем электронного документооборота 153
Выводы 164
Заключение 165
Список использованной литературы 168
Приложения 176
- Анализ отечественного и зарубежного опыта в области оптимизации электронного документооборота
- Постановка задачи оптимизации документопотоков в системе электронного документооборота
- Анализ информационных характеристик системы электронного документооборота
- Реализация концепции оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах
Введение к работе
В настоящее время корпорация, как организационная форма деятельности, приобретает все более важное значение. Преимущества корпоративных систем позволяют таким структурам выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Под корпоративной системой в рамках данного исследования понимается такая организационная форма деятельности хозяйствующего субъекта, при которой структура субъекта предполагает наличие множества территориально распределенных объектов, взаимодействующих между собой в процессе деятельности и обменивающихся большими объемами информации, которая оказывает существенное влияние на принятие эффективных и рациональных решений в области управления финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами.
Корпоративная система включает в себя множество различных юридических лиц (предприятий), занимающихся соответствующими видами бизнеса и объединенных под контролем головной компании или группы физических лиц.
Предприятия, входящие в состав корпорации взаимодействуют между собой в рамках единых бизнес - процессов, что вызывает необходимость постоянного информационного взаимодействия в рамках системы, единого документооборота в режиме реального времени, так как только своевременно полученная информация может служить исходными данными для принятия рациональных управленческих решений.
В исследовании под системами электронного документооборота понимаются такой класс, как системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), которые предназначены для автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения управленческой деятельности в корпорации.
В настоящее время работу в данной предметной области ведут как российские, так и западные фирмы. Это находит отражение в многочисленных
дискуссиях и публикациях в специализированной прессе: "RS-CLUB", "PC WEEK", "BUSINESS online", "Банки и технологии», «Системы информационной безопасности» и т.д. Множество серьезных работ и неоднозначных мнений можно найти и на web - серверах в Интернете.
Однако не уделяется должного внимания решению задачи рационализации системы электронного документооборота в направлении поиска оптимального сочетания технических средств хранения и передачи информации. Во всех имеющихся разработках важную роль при проектировании каждой конкретной системы электронного документооборота отводится человеку, который внедряет данный продукт. При этом глубоко не исследуется, по каким критериям и моделям следует оптимизировать систему электронного документооборота для обеспечения ее работы в режиме реального времени при обмене информацией, в том числе электронными документами, имеющими юридическую силу.
В этих условиях сложно добиться эффективной передачи данных в режиме реального времени, так как при принятии решений относительно структуры и технических параметров системы документооборота не учитываются все имеющиеся ограничения объема, времени, пропускной способности используемых каналов связи и др.
Соответственно, возникает необходимость в разработке методик
рационализации электронного документооборота корпорации на основе
применения экономико-математических моделей, позволяющих
оптимизировать структуру системы документооборота по экономическим критериям. Разработке такой методики посвящено настоящее исследование.
Необходимость теоретической и практической проработки вопросов, связанных с решением поставленной проблемы, определила цель и направления диссертационного исследования.
Целью работы является поиск путей рационализации электронного документооборота в корпорации, его оптимизация по стоимостному критерию в рамках заданных технических ограничений и временных параметров.
Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:
проведение анализа отечественных и зарубежных разработок в области систем электронного документооборота;
исследование и выделение круга основных проблем, возникающих при автоматизации документопотоков и внедрении систем электронного документооборота в корпорации;
определение направлений совершенствования САДД и исследование области применения математических методов для оптимизации системы электронного документооборота в корпорации;
построение экономико-математической модели, обеспечивающей решение задачи оптимального хранения, обновления и передачи информации в системе электронного документооборота корпорации на основе стоимостного критерия с учетом заданных ограничений;
выработка подхода к оценке документопотоков путем определения их объемно-временных и частотных характеристик, являющихся параметрами оптимизационной модели;
поиск эффективного сочетания средств хранения и передачи информации в системе электронного документооборота корпорации;
разработка методики оптимизации электронного документооборота и исследование влияния ее положений на показатели экономической эффективности функционирования в корпоративной системе.
В качестве предмета исследования выступают информационные потоки в корпоративных системах. Объектом исследования является система электронного документооборота.
В ходе исследования проанализированы и использованы труды отечественных и зарубежных авторов в области автоматизации документооборота и делопроизводства. При решении конкретных задач широко применены методы теории графов, методы целочисленного программирования, методы теории сочетаний, приближенные методы интегрирования и другие проверенные и надежные инструменты математической и экономической науки
При проведении исследования базу составили следующие источники: законодательно-нормативные акты, регламентирующие процессы создания и придания юридической силы документам, существующим в электронном виде, инструктивно-методические материалы по созданию систем электронного документооборота, а также публикации по различным аспектам внедрения и эксплуатации данных систем в корпорациях.
Научная новизна диссертационного исследования состоит в разработке
экономико-математической модели оптимизации электронного
документооборота в корпорации, обеспечивающей минимизацию затрат на хранение, обновление и передачу информации в рамках заданных технических ограничений и временных параметров.
Элементы научной новизны содержат следующие положения работы: ^
на основе анализа и обобщения научных разработок и практических приложений в области электронного документооборота описана вербальная модель системы электронного документооборота, выступающая базисом для ее формального построения;
построена экономико-математическая модель системы электронного документооборота, обеспечивающая оптимизацию документооборота корпорации по стоимостному критерию, ограничениями в которой выступают объем памяти средств хранения информации, время доступа к информации, пропускная способность каналов связи;
разработана методика оценки параметров, используемых в разработанной экономико-математической модели, основанная на применении математического аппарата приближенных методов интегрирования;
разработана методика поиска эффективного сочетания средств хранения и передачи информации в системе электронного документооборота корпорации, в основе которой лежит концепция минимизации затрат на обслуживание и эксплуатацию технических средств.
Предложенная методика может быть использована для оптимизации систем электронного документооборота в корпорациях. Отдельное практическое значение имеют:
технология применения разработанной оптимизационной модели при проектировании систем электронного документооборота в корпоративных системах;
методика оценки экономического эффекта от оптимизации системы электронного документооборота.
Потенциальными пользователями результатов, полученных в рамках данного диссертационного исследования, являются финансово промышленные группы и банковские структуры с разветвленной филиальной сетью. Отдельные положения работы могут быть полезны цри совершенствовании документооборота в рамках любой экономической системы.
Основные теоретические положения и практические рекомендации данного диссертационного исследования реализованы при разработке системы электронного документооборота акционерного коммерческого банка "ИРС", что подтверждается справкой о внедрении. Отдельные положения диссертации используются кафедрой автоматизированных информационных технологий Финансовой академии при Правительстве РФ в учебном процессе в рамках курса «Информационные системы в экономике».
Полученные теоретические, методологические и практические результаты докладывались и обсуждались на научно-практической конференции «Качество информационных услуг», прошедшей в Тамбовском государственном техническом университете в 2000 году.
Основные результаты исследования опубликованы в 5 работах общим объемом 0,8 п.л., в том числе авторский объем - 0,5 п.л. Тематика исследования соответствует паспорту специальности 08.00.13 «Математические и инструментальные методы экономики» как в части формулы специальности, так и в части области исследования (п. 2.5.).
Объем и структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, содержащего 155 наименований, и приложений. Объем диссертации 187 страниц.
Диссертация состоит из введения, трех глав, выводов по главам, заключения, списка использованной литературы и приложений.
В первой главе исследуются проблемы организации электронного документооборота в корпоративных системах. Анализируется место и роль электронного документооборота в управлении корпорацией.
Выделяются три основных блока задач, на решение которых направлено создание и внедрение систем автоматизации документооборота корпорации: в области обработки документов; в области контроля за исполнительской дисциплиной; в области организации доступа к информации. Рассматриваются основные подходы к классификации документов в корпорации.
Производится анализ основных факторов, за счет изменения которых возможно повышение производительности и эффективности деятельности корпорации. Раскрываются общие требования к системе электронного документооборота: масштабируемость, распределенность, модульность и открытость.
Рассматриваются следующие основные подсистемы автоматизации документооборота: системы автоматизации делопроизводства; архив документов; системы ввода документов и системы обработки образов документов; системы комплексной автоматизации бизнес процессов.
Анализируется отечественный и зарубежный опыт в области систем автоматизации и оптимизации документооборота. Исследуется рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота, функциональные особенности данного рынка.
Исследуются две основные сложившиеся технологии документооборота и делопроизводства, применяемые при проектировании систем автоматизации документооборота: «российская» и «западная», производится анализ их основных особенностей и характеристик. Анализируются основные
программные продукты, созданные с использованием данных технологий, с точки зрения предоставляемых возможностей.
Производится сравнение анализируемых программных продуктов с точки зрения решения следующих задач документационного обеспечения управления:
документирования (организация ввода документов, совместная работа над документами нескольких пользователей);
организация работы с документами (делопроизводство,
документооборот);
систематизация архива документов (организация электронного архива, поиск документов).
Анализируется насколько программные средства, созданные с использованием «российской» и «западной» технологий, применимы ч к автоматизации делопроизводственных работ в российских организациях.
По результатам проведенного исследования отечественных и зарубежных разработок выделяются следующие основные направления совершенствования электронного документооборота:
организация хранения электронных документов;
перевод бумажных документов в электронную форму;
стандартизация систем документооборота;
система маршрутизации и контроля исполнения;
создание правовой базы регулирования электронного документооборота;
обеспечение признания подлинности электронных документов;
нахождение оптимального сочетания средств хранения и передачи данных в системах электронного документооборота.
На основе проведенного анализа, для дальнейшего исследования, выделяется проблема рационализации электронного документооборота корпорации на основе применения экономико-математических моделей, позволяющих оптимизировать структуру системы документооборота по
экономическим критериям, как одна из наиболее актуальных и наименее разработанных в существующих программных приложениях.
Во второй главе поставлена задача разработки построения экономико-математической оптимизационной модели электронного документооборота в корпоративных системах. Для формализации постановки задачи оптимизации документооборота в корпорации используется агрегативно декомпозиционный метод. Согласно данному методу система документооборота рассматривается как совокупность элементов различного уровня детализации. При построении оптимизационной модели в качестве критерия оптимальности предлагается использовать максимум общей эффективности системы электронного документооборота корпоративной системы. Рассматриваются способы входа и выхода документов в системе документооборота, а также процессы, происходящие с ними на протяжении жизненного цикла.
Производится анализ вариантов решений, используемых при выборе композитного показателя, применяемого для оптимизации передачи и хранения документов. Рассматриваются основные технологии защиты информации и предлагается многоуровневая система защиты данных с использованием современных криптографических и других методов защиты информации.
Описывается постановка задачи оптимизации передачи и хранения данных в соответствии с определенным критерием в терминах метода целочисленного программирования. Предлагается подход к оценке параметров, используемых для расчета композитного критерия, как для создаваемой системы электронного документооборота, так и для уже функционирующей системы. Предлагаемый подход позволяет определить, какие документы и в каком объеме циркулируют в системе документооборота между структурными элементами корпоративной системы.
В третьей главе рассматриваются аспекты практической реализации предлагаемых методов или оптимизации системы электронного документооборота в корпорации. Предлагается разработанная технология
практического применения методов оптимизации в системе электронного документооборота. Оценивается экономический эффект от оптимизации системы электронного документооборота. Исследуется влияние проведенного процесса оптимизации на показатели экономической эффективности деятельности корпорации, коэффициент загрузки технического оборудования, производительность труда сотрудников корпорации.
В заключении диссертации подводятся итоги проведенного исследования и оцениваются перспективы развития стратегии применения методов оптимизации при проектировании и внедрении систем электронного документооборота в корпоративных системах.
Анализ отечественного и зарубежного опыта в области оптимизации электронного документооборота
В настоящее время рынок программных продуктов в области автоматизации делопроизводства и документооборота достаточно широк и характеризуется следующими особенностями [29,46,47,50,58,59,86,140]: нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме); у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности); у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции; На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились, в основном, две технологии: «российская» и «западная» [46.131]. Российская технология. Традиционная российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности (46,131): четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации; ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.; для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий и т.д. Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству [3-7,92,94]. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. В качестве еще одной особенности можно отметить относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации. Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в крупных коммерческих и государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако, такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными "мостиками" для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации, созданным по российской технологии, относятся: Дело-96 (компания "Электронные офисные системы") [27,46,47,54,104,114,131,132]; Система Золушка - WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва [48,144]. Западная технология. Традиции западного делопроизводства отличаются от российских и ориентируются в первую очередь на высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие [46,131]: характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа к непосредственному исполнителю, минуя руководство; отсутствие централизованного в рамках всей организации контроля; регистрация документов производится непосредственными исполнителями, когда поручитель и исполнитель ведут собственные журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются. Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика "коробочного" продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации, формируются бизнес - функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся:
Постановка задачи оптимизации документопотоков в системе электронного документооборота
Таким образом, развитие средств шифрования и ЭЦП сделали возможным уравнять в правах бумажный и электронный документы в законодательном порядке. Однако, технологии шифрования, несомненно, имеют большие перспективы для развития, так как современные технологии не стоят на месте: те шифры, которые были не раскрываемыми несколько лет назад, сегодня уже таковыми не являются. Таким образом, для обеспечения информационной безопасности, технологии шифрования должны находиться на соответствующем уровне.
7. Оптимизация электронного документооборота в направлении минимизации затрат на хранение, обновление и передачу информации в рамках заданных технических ограничений и временных параметров Нахождение оптимального сочетания средств хранения и передачи данных в системах электронного документооборота. В настоящее время при разработке и внедрении систем автоматизации документооборота практически не уделяется должного внимания решению задачи рационализации системы электронного документооборота в направлении минимизации затрат на хранение, обновление и передачу информации. Во всех имеющихся разработках важную роль при проектировании каждой конкретной системы электронного документооборота отводится человеку, который внедряет данный продукт. При этом глубоко не исследуется, по каким критериям и моделям следует оптимизировать систему электронного документооборота для обеспечения ее работы в режиме реального времени при обмене информацией, в том числе электронными документами, имеющими юридическую силу.
В этих условиях сложно добиться эффективной передачи данных в режиме реального времени, так как при принятии решений относительно структуры и технических параметров системы документооборота не учитываются все имеющиеся ограничения объема, времени, пропускной способности используемых каналов связи и др. Соответственно, возникает необходимость в разработке методик рационализации электронного документооборота корпорации на основе применения экономико-математических моделей, позволяющих оптимизировать структуру системы документооборота по экономическим критериям.
Также, следует отметить, что при внедрении систем электронного документооборота, основной упор делается именно на автоматизацию деятельности, при этом совершенно упускается тот факт, что за счет достижения оптимального сочетания средств хранения и передачи данных возможно получить существенный экономический эффект, т.к. именно затраты на различные технические компоненты и работы в конечном итоге определяют стоимость создания или внедрения систем электронного документооборота.
Однако при внедрении данных систем в корпорациях учитывается количество пользователей системы и примерное количество проходящих через них документов. Главное - чтобы в результате внедрения система электронного документооборота функционировала. Бесспорно, эффективное функционирование системы электронного документооборота является главной целью внедрения. Однако стоимость затрат также имеет немаловажное значение. От того, насколько точно будут определены потребности организации в конкретных средствах хранения и передачи информации, зависит и сама техническая база и, соответственно, затраты на внедрение. Не секрет, что потоки информации на различных участках корпорации могут существенно различаться. На одном участке достаточно и экономически целесообразно установить локальную сеть с пропускной способностью 100 Мбит/сек., на другом участке необходимо проложить оптоволоконный канал связи. Без учета потребности каждого структурного элемента корпорации не представляется возможным определить оптимальное соотношение технических средств передачи и хранения информации. Таким образом, данная область представляется достаточно перспективной и интересной для исследования в рамках настоящей работы. 1. Системы электронного документооборота играют важную роль в управлении корпоративными системами, так как их внедрение позволяет значительно повысить производительность труда сотрудников корпорации, снизить временные издержки и уменьшить себестоимость предлагаемых товаров и услуг, что в конечном итоге может привести к росту финансового результата деятельности корпорации. 2. Выделяются три основные задачи, решаемые в системах электронного документооборота и делопроизводства: документирование (организация ввода документов, совместная работа над документами), организация работы с документами (делопроизводство, документооборот) и систематизация хранения документов (организация электронного архива, поиск документов). 3. В настоящее время на рынке присутствует широкий спектр программных продуктов, разработанных с учетом двух технологий: "российской" (Дело, LanDocs, Золушка - Win и т.д.) и "западной" (DocsOpen, Staffware, LinkWorks, Effect Office и т.д.). Однако, специфика российского документооборота позволяет сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетах возможно лишь в частных случаях или при использовании их в качестве отдельного компонента 4. В существующих системах электронного документооборота практически не уделяется внимания такому важному процессу, как оптимизация, в частности, в направлении минимизации затрат на хранение, обновление и передачу информации в рамках заданных технических ограничений и временных параметров.
Анализ информационных характеристик системы электронного документооборота
В зависимости от расстояния и объема пересылаемых документов делается выбор среди следующих существующих типов связи: спутниковые каналы и т.д. Одним из существенных вопросов, стоящих перед корпорацией: следует ли обеспечить централизованное движение информации при связях с внешним миром. В настоящее время не существует однозначного ответа по этому поводу, так как практика децентрализованного приема входящих документов распространена во всем мире - достаточно привести пример газеты Times [29]. При реорганизации отдела обработки писем граждан значительная часть работы по сортировке корреспонденции была передана Британскому почтовому ведомству. Для этого газета стала принимать корреспонденцию в несколько абонентских почтовых ящиков (до этого она имела только один адрес для корреспонденции). После двух лет эксплуатации выяснилось, что число ошибок в адресах составляет меньше 2%. Данная реорганизация позволила сократить количество сотрудников отдела обработки входящей корреспонденции в 2 раза, т.е. процесс анализа документопотоков может дать значительный экономический результат.
В случае электронного документооборота процесс выбора типов связи усложняется необходимостью контролировать безопасность поступающей информации (на отсутствие вирусов и других паразитирующих программ).
Необходимо особо отметить, что в настоящее время особо актуальным является контроль за достоверностью поступающей информации. В последнее время крупные корпорации, чьи акции обращаются на фондовых биржах, неоднократно страдали от умышленной публикации (как правило, через Internet) ложной информации, выдаваемой за достоверную, и поступающую, на первый взгляд, из проверенных источников. Следует отметить, что механизм контроля за достоверностью информации в настоящее время еще не отработан.
Также большое значение имеет величина объема информации, циркулирующей между рабочими местами в системе, т.е. необходимо разбить общий объем информации на отдельные составляющие, характеризующие каждое конкретное рабочее место.
Для этого необходимо представить жизненный цикл каждого документа -через какие рабочие места данный документ проходит и на каком этапе он создается и редактируется. При перемещениях документа должен осуществляться автоматический контроль за перемещением документа к адресату - т.е. не должны допускаться «безадресные» перемещения или получатели с некорректными адресами. Система электронного документооборота должна быть построена таким образом, чтобы выход таких документов во внешний оборот был невозможен, для чего необходимо выделить контрольные точки в системе документооборота корпорации.
Также необходимо рассмотреть затраты на уничтожение информации. Уничтожение документов на машинных носителях производится по истечении сроков их хранения. При этом следует иметь в виду, что основной целью, которая достигается своевременным уничтожением документов, является обеспечение места для хранения вновь поступающей информации (ситуацию, когда документы в электронном виде преднамеренно уничтожаются с целью скрыть ту или иную информацию от контролирующих органов мы не рассматриваем). А так как хранение информации на магнитных носителях нивелирует вопрос о дополнительных площадях в силу компактности носителей, то от требования своевременного уничтожения некоторых документов можно отступить, продлив сроки хранения документов на неопределенное время. Что касается самого процесса уничтожения, то здесь может быть несколько вариантов - от физического уничтожения носителей (путем сжигания или размагничивания) до простого стирания информации. В последнем случае необходимо иметь ввиду, что современные средства работы с магнитными носителями позволяют в ряде случаев достаточно успешно восстанавливать информацию стертую обычными методами. Следовательно, при уничтожении документов, носящих конфиденциальный характер, надежнее прибегать к физическому уничтожению носителя.
При организации хранилищ информации в корпорации используются три основных принципа - централизация, децентрализация и дублирование.
При изолированном применении принципа централизации предполагается создание минимального количества хранилищ информации с большим количеством разнородной информации, хранимой в них и возможностью доступа к этой информации множества пользователей. Данный подход имеет некоторые отрицательные моменты: увеличивается время поиска необходимой информации в хранилище информации и доля информации, полезной для каждого конкретного пользователя, низка в общем объеме информации, хранящейся в хранилище информации.
Принцип децентрализованного хранения информации предполагает создание множества хранилищ информации, количество которых ориентированно на количество документов, поступающих и создаваемых в корпорации. Принцип дублирования предполагает хранение в каждом хранилище информации всех документов, необходимых для осуществления какого-либо процесса. Данный принцип имеет свои положительные и отрицательные стороны: отрицательным моментом является тот факт, что многократное хранение одних и тех же документов в различных хранилищах информации приводит к значительному увеличению стоимости хранения информации и затрат на ее обновление и изменение. Однако, положительным моментом является (например, при значительной территориальной удаленности хранилищ информации) снижение затрат на передачу информации по запросам потребителей.
Таким образом, не представляется возможным сказать однозначно о преимуществах или недостатках применения каждого принципа при проектировании какого-либо конкретного хранилища информации - а учитывая тот факт, что выбор того или иного варианта организации распределения информации оказывает значительное влияние на общую эффективность работы системы электронного документооборота в корпорации и, соответственно, на результаты функционирования самой корпорации - в основу данного выбора должны быть положены математические методы, позволяющие находить наиболее эффективный вариант распределения информации по хранилищам.
Реализация концепции оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах
ADSL - это телекоммуникационная технология, позволяющая передавать данные со скоростью до 7.5 Мбит/с по обычным телефонным линиям. По своему качеству (10Е-8 - 10Е-10) она является альтернативой построению волоконно-оптических сетей (в целом весьма недешевых) и позволяет оптимально использовать существующие кабельные сети традиционных телефонных операторов. ADSL обеспечивает передачу данных на скоростях, достаточных для эффективной работы с различными данными, в том числе цифровым видео или мультимедиа, то есть перекрывает потребности практически всех существующих на сегодняшний день контентных приложений.
По сравнению с технологиями традиционных кабельных модемов и волоконно-оптических линий главное преимущество ADSL состоит в том, что для нее используется уже существующий телефонный кабель. На окончаниях действующей телефонной линии устанавливаются специальные устройства (сплиттеры) - один на АТС и один в офисе абонента. К абонентскому сплиттеру подключаются обычный аналоговый телефон и ADSL модем, который в зависимости от исполнения может выполнять функции маршрутизатора (router) или моста (bridge) между локальной сетью абонента и пограничным маршрутизатором провайдера. При этом работа модема абсолютно не мешает использованию обычной телефонной связи.
В нормальных условиях эксплуатации с помощью технологии ADSL можно вести передачу данных на скорости до 7.5 Мбит/с в прямом направлении и 1,5 Мбит/с в обратном. Аппаратура ADSL передает данные приблизительно в 200 раз быстрее, чем обычные аналоговые модемы, у которых средняя устойчивая скорость передачи около 30 кбит/с, причем в той же физической среде распространения. Подсистема абонентского доступа, включает в себя: собственно оборудование ADSL для подключения абонентов к центрам доступа оператора; сети передачи данных на базе существующей кабельной телефонной распределительной сети (абонентский и станционный модемы) и оборудование промежуточной коммутации, обеспечивающее выполнение функций концентрации поступающего от абонентских модемов трафика в один мощный цифровой канал, через который узел доступа подключается к подсистеме магистрального доступа.
Таким образом, сегодня технология ADSL представляется наиболее перспективной, так как при высокой скорости и низкой стоимости передачи информации используются уже существующие телефонные линии. Однако, слишком быстрое распространение ADSL сдерживает тот факт, что не все АТС поддерживают данную технологию из-за установленного устаревшего оборудования.
Для использования в качестве возможных вариантов решения задачи оптимизации технических средств в АКБ "ИРС" были определены: - для горизонтальной передачи данных - коаксиальная линия, витая пара, радиомодем и оптоволоконная линия; - для вертикальной передачи данных - коммутируемые линии, выделенные линии, оптоволоконные линии и каналы спутникового телевидения. Шаг 5. Определение способов хранения данных. На данном этапе проводятся все процессы, необходимые для создания хранилищ данных. В качестве средств хранения информации наиболее передовым подходом является концепция информационных хранилищ или хранилищ данных (первоначальное название «Information Warehouse»; более поздний и наиболее известный термин «Data Warehouse»), которая впервые была сформулирована одним из основателей компании «Prism Solutions» Вильямом Инмоном, ряд статей которого послужил импульсом для массового исследования данного направления. Согласно В. Инмону хранилище данных - это «тематическое, интегрированное, изменяющееся во времени, непротиворечивое собрание данных, предназначенное для поддержки процесса принятия решений руководителями» [153].
В более широком смысле под «хранилищем данных» подразумевают процесс сбора информации по определенному направлению деятельности какой-либо организации с помещением ее в отдельную специализированную базу данных, которая сконструирована таким образом, чтобы эффективно обрабатывать сложные аналитические запросы пользователей [44].
Основными отличительными чертами специализированной СУБД являются: ? высокая скорость обработки запросов на большом объеме данных (на порядок быстрее, чем в традиционных СУБД). Она достигается за счет запатентованной технологии индексирования данных Bit-Wise [89], где доступ к данным происходит не по записям (как это делается в традиционных СУБД), а по столбцам. Это существенно понижает количество операций ввода/вывода при обработке аналитических запросов, в которых обычно обрабатывается большое количество записей. Набор специализированных алгоритмов индексации позволяет оптимизировать производительность обработки запросов для произвольных типов данных с любой мощностью; ? поддержка стандартных аналитических инструментов, а также существующих приложений для принятия решений, изначально предназначенных для работы с традиционными СУБД; ? поддержка многопользовательской работы.
Похожие диссертации на Оптимизация электронного документооборота в корпоративных системах
