Содержание к диссертации
Введение
ГЛАВА 1. ВНУТРЕННИЙ АУДИТ И ВОЗМОЖНОСТИ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЭФФЕКТИВНОМ УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ 10
1.1 Необходимость совершенствования системы внутреннего контроля как составной части управления
1.2 Внутренний аудит как элемент системы внутреннего контроля предприятия 29
ГЛАВА 2. УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 53
2.1. Информационное обеспечение внутреннего аудита 53
2.2 Бухгалтерский учет и отчетность как информационная база внутреннего аудита 64
2.3 Система внутренней учетной информации для целей внутреннего аудита 72
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 83
3.1 Организация отдела внутреннего аудита 83
3.2 Методика планирования внутреннего аудита 94
3.3 Методические приемы внутреннего аудита 102
3.4 Методика оценки эффективности системы внутреннего контроля и оформление результатов внутреннего аудита... 120
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 140
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 151
ПРИЛОЖЕНИЯ 161
- Необходимость совершенствования системы внутреннего контроля как составной части управления
- Информационное обеспечение внутреннего аудита
- Организация отдела внутреннего аудита
Введение к работе
Актуальность темы исследования. В современных условиях возрастают требования к эффективности управления предприятиями, обуславливающие необходимость функциональной активизации внутреннего контроля как составной части управления. Внутренний контроль становится эффективным инструментом управления предприятием. Это требует качественно нового теоретического осмысления его сути и роли в управлении предприятием. Стоит задача перехода от традиционного пассивного констатирующего контроля к его активным формам.
На каждом предприятии можно по-разному совершенствовать систему внутреннего контроля исходя из внутренних и внешних условий его развития. Одним из направлений совершенствования внутреннего контроля предприятия является внедрение системы внутреннего аудита.
Формирование внутреннего аудита в России подготовлено рядом экономических предпосылок.
Произошедшие за последние 20 лет в экономике нашей страны существенные структурные сдвиги, переориентация экономического развития, сокращение ранее функционировавшей внутриведомственной формы контроля вызывает необходимость создания недостающих звеньев нормального ее функционирования. Одним из таких звеньев является внутренний аудит, утвердившийся во многих странах мира.
Появление новых субъектов собственности (акционеры, инвесторы и др.) обусловило их прямую заинтересованность в осуществлении действенного внутреннего контроля эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов предприятий.
В России экономическая ситуация характеризуется постоянными изменениями в законодательстве, противоречиями в бухгалтерском учете, что влияет на результативность принимаемых управленческих решений, не позволяет предприятиям на длительных период планировать свою деятельность. С помощью эффективной системы внутреннего аудита можно оперативно контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, выявлять «узкие места» и давать рекомендации по их устранению.
ФЗ «Об аудиторской деятельности» подчеркнул значимость аудита для акционерных обществ, но не сформулировал требования к организации внутреннего аудита, в частности, не определяя его статуса.
Условием эффективного управления предприятием является своевременное обеспечение органов его управления информацией для принятия оптимальных экономических решений. Внутренний аудит проникает в систему управления предприятием, обеспечивает органы его управления информацией о качестве управленческой деятельности, представляя данные анализа, рекомендации, а также финансовые прогнозы о проверяемых объектах.
Однако потенциальные возможности системы внутреннего аудита на предприятиях используются недостаточно. В современных условиях хозяйствования необходимы комплексная методология и основанный на ней инструментарий, которые могли бы модернизировать организационную структуру предприятия таким образом, чтобы решались базовые проблемы его развития, предопределяющие стабильные успехи.
Внутренний аудит как одна из важнейших экономических составляющих развития рыночных отношений недостаточно изучена. Многие теоретические и методологические аспекты внутреннего аудита остаются дискуссионными, что косвенно подтверждается проведением весной 2004 г. консультационного семинара на тему «Внутренний контроль и аудит на предприятии» на базе Института внутреннего аудита в России.
В экономически развитых странах внутреннему аудиту уделяется большое внимание, однако в России в законодательном и в профессиональном смысле он находится на стадии становления.
В связи с этим исследование теории, методологии и практики внутреннего аудита в системе управления предприятием представляется актуальным.
Степень разработанности проблемы. Решение вопросов, стоящих перед российским внутренним аудитом, невозможно без научного подхода ко всему многообразию проблем - формам, организации, методикам проведения. Одним из основополагающих ориентиров в развитии отечественного внутреннего аудита является опыт, нашедший отражение в трудах: Андреева В.Д, Белобжецкого И.А., Богомолова A.M., Бурцева В.В., Данилевского Ю.Д., Камышанова П.И., Лабынцева Н.Т., Подольского В.И., Сотниковой
Л.В. и других, а также зарубежных авторов: А. Аренса, Дж. Дэвида, Ф.Л. Де-флиза, Г.Р. Дженика, Дж. Лоббека, Д. ОТегана, Дж. Д. Уоррена и др.
В последнее время в России активизировались исследования по проблемам внутреннего контроля. В этом плане заслуживают внимание работы: Бурцева В.В., Воропаева Ю.Н., Газарян А.В., Мельник М.В., Мизиковского Е.А., Садыковой Т.М., Сотниковой Л.В., Суйца В.П., Щербакова В.В. и др.
Изучение литературных источников показывает, что отдельные проблемы организации и функционирования внутреннего аудита решены. Однако трудов, содержащих комплексный, систематизированный подход к методологии внутреннего аудита, использованию его преимуществ в качестве инструмента эффективного управления предприятием недостаточно.
Широта и неоднозначность различных вопросов данной проблемы предопредели выбор автором темы исследования, его цель, задачи и структуру.
Цель и задачи исследования. Целью работы является разработка с учетом российской специфики рекомендаций по внедрению внутреннего аудита в систему управления предприятием. В соответствии с целью потребовалось решить следующие задачи:
обосновать необходимость активизации внутреннего контроля как составной части управления предприятием и определить основные элементы системы внутреннего контроля хозяйственной деятельности предприятия в современных условиях;
разработать рекомендации по формированию системы информационного обеспечения внутреннего аудита для реализации его задачи подготовки контрольно-регулирующей информации для органов управления предприятия;
дать рекомендации по совершенствованию организации внутреннего аудита на предприятиях;
- усовершенствовать применяемые внутренними аудиторами методиче
ские приемы и технические способы проверки документов и учетных регист
ров;
разработать методику оценки достоверности данных бухгалтерского учета и внутренней учетной информации в процессе внутреннего аудита;
предложить рекомендации по оформлению результатов внутреннего аудита.
Предмет и объект исследования. Предметом исследования явились теоретические аспекты, методические и практические вопросы информационного и организационно-методического обеспечения внутреннего аудита. В качестве объекта исследования приняты процессы создания, освоения и применения методов и процедур, необходимых для формирования, реализации и функционирования внутреннего аудита в системе управления предприятием. Кроме сбора практического материала, автором изучались мнения специалистов о системе внутреннего контроля и необходимости внедрения внутреннего аудита в систему управления предприятием.
Теоретической и методологической основой исследования явились международные и отечественные стандарты аудита и сопутствующих работ; законодательные и нормативно-правовые акты, положения и инструктивные указания; научные труды ведущих отечественных и зарубежных экономистов; разработки аудиторских организаций; материалы научных и научно-практических конференций и другие источники.
Применялись методы исследования: наблюдение, сравнение, обследование, логический анализ и синтез, статистический анализ, аналитические процедуры, научное обобщение, группировка.
Научная новизна исследования заключается в решении теоретических и практических задач информационного и организационно-методического обеспечения внутреннего аудита, целостное изложение методологических основ внутреннего аудита и формирование необходимых предпосылок для комплексного его внедрения в систему управления предприятием.
Основные результаты, составляющие научную новизну диссертационной работы, следующие:
определены основные элементы системы внутреннего контроля, включающие контрольную и внутреннюю среду (регламентацию), отдельные виды контроля, контрольную деятельность, специальный контроль (внутренний аудит) и мониторинг;
дано авторское определение внутреннего аудита как элемента системы внутреннего контроля предприятия, регламентированной внутренними документами предприятия деятельности по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования предприятия, осуществляемой предста-
вителями независимого контрольного органа в рамках помощи органам управления предприятия;
выявлены особенности современного этапа развития отечественного внутреннего аудита, основной качественной характеристикой которого является нацеленность на обслуживание потребностей руководства предприятия; обоснована нерациональность передачи функций внутреннего аудита сторонним организациям и (или) внешним аудиторам ввиду необходимости перманентного контроля и знания отраслевых и других особенностей конкретного предприятия;
разработаны рекомендации по формированию системы информационного обеспечения внутреннего аудита функций управления предприятия, включающей источники информационного обеспечения, источники получения информации и составляемые в процессе внутреннего аудита, а также предложена методика количественной и качественной оценки достаточности информационной базы внутреннего аудита, обеспечивающая информационную потребность подразделений предприятия для реализации возложенных на них функций;
-даны рекомендации по внедрению системы внутреннего аудита,
основанные на принципах «планируемой эволюции», позволяющие
постепенно реформировать систему управления предприятием и
предполагающие формирование и принятие на высшем уровне управления предприятием концепции внутреннего аудита, на основании которой разрабатывается проект внедрения, включающий этапы и мероприятия;
предложена классификация методических приемов документального контроля, объединяющая богатый опыт ревизионной работы и судебно-бухгалтерской экспертизы, в зависимости от степени обобщения информации на: приемы проверки отдельных документов, нескольких документов по однотипным и взаимосвязанным операциям и системных бухгалтерских записей, позволяющая использовать его в практике внутреннего аудита для более эффективного выявления ошибок и искажений информации в документах;
определены признаки классификации бухгалтерских документов для целей внутреннего аудита на доброкачественные и недоброкачественные с использованием формального критерия, критерия законности и действитель-
ности позволяет более эффективно выявлять недоброкачественные документы по форме и фальсифицированные бухгалтерские документы;
- разработаны рекомендации по оформлению отчетных документов по результатам тематического и комплексного внутреннего аудита, которые позволили выработать единые требования к их структуре, содержанию и необходимости соблюдения принципов объективности, понятности, краткости, конструктивности, своевременности для оценки эффективности внутреннего аудита и возможности использования его результатов при подготовке решения высшего органа управления предприятия.
Теоретическая и практическая значимость работы. Теоретическая значимость работы состоит в том, что выполненное диссертационное исследование развивает научное направление, недостаточно разработанное в экономической науке и практике, расширяет его понятийный и методический аппарат. Оно содержит решение задачи формирования информационного и организационно-методического обеспечения внутреннего аудита. Основные идеи диссертации, ее выводы и рекомендации формулируются с учетом возможностей их практической реализации в деятельности предприятий.
Практическая значимость диссертационной работы определяется реализацией разработанных предложений и рекомендаций, позволяющих организовать внутренний аудит и повысить эффективность системы внутреннего контроля как составной части управления предприятием. Предложенные автором методики внутреннего аудита, представленные в виде конкретных рекомендаций, могут быть реализованы на практике.
Собранные материалы и представленные теоретические выводы могут быть также использованы в дальнейшем исследовании внутреннего аудита в системе управления предприятием.
Апробация и внедрение результатов исследования. Основные положения и выводы проведенного научного исследования обсуждены на кафедре анализа хозяйственной деятельности и аудита Саратовского государственного социально-экономического университета, получили апробацию в выступлениях на семинаре «Человек и общество: на рубеже тысячелетий» (Воронеж, 2002 г.), научно-практических конференциях: «Проблемы повышения эффективности предпринимательской деятельности» (Пенза, 1998 г.), «Ре-
тональная торговля и подготовка коммерсантов: проблемы нового века» (Саратов, 2001 г.), «Современные проблемы и тенденции развития коммерции в регионе» (Саратов, 2002 г.), «Проблемы и тенденции развития коммерции в регионе на современном этапе» (Саратов, 2003 г.), «Современные проблемы и тенденции развития коммерции» (Саратов, 2004 г.).
Ряд положений, содержащихся в диссертации, внедрены в деятельность ОАО «Саратовский подшипниковый завод», а также использованы в учебном процессе кафедрой учета, финансов и банковского дела Саратовского института (филиала) Российского государственного торгово-экономического университета при подготовке методического обеспечения учебного процесса по дисциплинам «Аудит», «Контроль и ревизия», для студентов специальности 060500 - Бухгалтерский учет, анализ и аудит, что подтверждается справками о внедрении.
Публикации. Основные положения диссертационного исследования опубликованы в статьях и тезисах докладов на семинаре, научно-практических конференциях, а также в журнале «Юридический справочник руководителя» (2003 г., № 9) общим объемом 3,07 п.л.
Структура и объем диссертации определяются ее целевым назначением, и состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка (142 источника) и 7 приложений. Работа проиллюстрирована 12 таблицами и 16 рисунками. Объем диссертации составляет 150 страниц.
Необходимость совершенствования системы внутреннего контроля как составной части управления
Первый интерес к управлению отмечен в 1911 г., когда Фредерик У. Тейлор опубликовал книгу «Принципы научного управления», считающуюся началом признания управления наукой [16, с.4]. Основной предпосылкой стала промышленная революция в Англии. Но идея, что управление может внести вклад в развитие предприятия, зародилась Америке.
Мировой опыт показывает, что успех сопутствует предприятиям с высоким уровнем управления. Управленческая ошибка может привести к потерям и утрате платежеспособности. Следовательно, эффективность управления имеет значение для любого субъекта экономических отношений.
Говоря об условиях в производстве и социально-экономической сфере в странах со зрелой рыночной экономикой, можно выделить ряд направлений и концепций развития науки и практики управления [122, с. 5].
Во-первых, это перестройка на современной информационной и технологической основе организации производственно-хозяйственной деятельности и управления, или реинжиниринг. Во-вторых, использование принципов рыночного хозяйства во внутренней деятельности предприятий, подразделения которых становятся автономными звеньями, объединенными информационными сетями, финансовыми системами и предпринимательской структурой. В-третьих, происходящие интеграционные процессы в управлении, ориентированные на эффективное использование ресурсов, прежде всего научно-технических, инвестиционных и финансовых, способствуют появлению форм горизонтального объединения предприятий. В-четвертых, распространение получают нефинансовые измерители эффективности управления предприятием: интеллектуальный капитал, удовлетворенность покупателей.
Управление современными российскими предприятиями сталкивается с рядом проблем, связанными с изменениями в характере отношений между их реальными собственниками и руководителями. Существенно расширился круг задач, за которые необходимо отвечать руководителям перед собственниками предприятий. Эти задачи охватывают определение номенклатуры и объемов выпуска продукции, привлечение финансовых и других ресурсов, обеспечение реализации продукции, управление персоналом.
В этой связи полезно использование достижений отечественной и зарубежной теории и практики управления предприятиями.
Немецкий подход к управлению предприятием, на наш взгляд, близок к российскому и характеризуется основательностью планово-контрольных процедур. Внимание немецкие предприниматели уделяют вопросам безопасного в плане ликвидности развития предприятия и стратегическому подходу. Поэтому в качестве критериев существования предприятия в краткосрочном периоде выступают показатели результата и ликвидности, а в качестве долгосрочной цели - увеличение ценности капитала предприятия. В немецких предприятиях персонал непосредственно включен в управление предприятием через участие в наблюдательных и производственных советах [126, с. 7-8].
Суть американской модели менеджмента основана на том, что успех фирмы зависит от факторов, лежащих в её границах (рациональной организации производства продукции, снижении издержек за счет выявления внутренних резервов). Фирма рассматривается как «закрытая система», цели и задачи считаются заданными в течение длительного времени. Основной стратегией является рост и специализация производства. Организационная структура строится по функциональному принципу с четким разделением аппарата управления по службам.
Суть японской модели менеджмента сформулирована американским учёным японского происхождения У. Оучи и оценивается специалистами как обеспечивающая наибольшую гармоничность предприятия. Основными ее характеристиками являются система пожизненного найма и продвижения по службе в зависимости от выслуги и возраста, организация групповой работы. Идеальное в смысле эффективности предприятие не должно иметь официальной организационной структуры. В качестве примера У. Оучи приводит хорошо сыгранную баскетбольную команду [121, с. 7].
В современных условиях российские предприятия стали уделять внимание формированию структур, обеспечивающих контроль выполнения задач.
Новая философия управления основана на системном, ситуационном подходе. Предприятие - «открытая система», успех связывается с тем, насколько удачно оно вписывается во внешнюю среду. Ситуационный подход к управлению означает, что всё внутреннее построение системы управления есть ответ на воздействия внешней среды. Воплощением нового подхода стало стратегическое управление, которое предполагает дополнение планирования потенциала предприятия планированием его стратегии на основе прогнозов будущего состояния внешней среды. Изменение ситуации вызывает изменение стратегии. Новая концепция управления требует новой управленческой культуры, ориентации на освоение новых возможностей.
В настоящее время в России условно выделяют три модели управления предприятиями. Во-первых, это менеджмент «здравого смысла», наблюдаемый в компаниях так называемых «новых русских», большая часть руководителей которых не являются профессиональными менеджерами. Вторая модель представлена западными фирмами, работающими на российском рынке. Западный менеджмент влияет на форму и техническую сторону, но не оказывает заметного влияния на существо российского менеджмента. Третья группа, менеджмент которой придерживается советской модели [121, с. 9].
Зачастую на предприятиях проявляются симптомы «неуправляемости», которые специалисты определяют так: «...Руководство пребывает в состоянии хронического цейтнота, обнаруживается переизбыток информации — она ...с трудом поддается сопоставлению...При общем благополучии компании в целом неясно, в каком состоянии находится конкретный бизнес, который может быть как очень убыточным, так и очень прибыльным» [121, с. 8-9].
Анализ действий руководителей российских предприятий ведущими отечественными и западными специалистами позволил вьщелить следующие группы проблем, с которыми они сталкиваются: совершенствование организационной структуры предприятия; краткосрочное и долгосрочное планирование, маркетинговая политика; совершенствование учета и контроля, операционный и финансовый анализ, управление затратами, логистика.
Информационное обеспечение внутреннего аудита
В современных условиях всё более чётко проявляется потребность в оперативном и полном определении состава и объема информации, необходимой для качественной и эффективной реализации задач и функций внутреннего аудита. От того, как организован сбор, обработка, распределение информации в значительной мере зависит результативность внутреннего аудита, а также эффективность управления в целом. Исследование данного вопроса представляет интерес.
Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», означающего изложение, разъяснение факта, события, явления. Поэтому под информацией, в широком смысле, следует понимать сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессов.
Специалисты по управлению, а именно В.И. Кнорринг, под информацией понимают «...совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей среде, которая уменьшает степень неопределенности знаний о конкретном объекте» [42, с. 16].
Для современных условий характерно широкое использование автоматизированных информационных систем. Современные компьютерные системы предоставляют принципиально новые возможности получения информации, помогают осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать её по назначению, осуществлять её обработку, производить анализ данных.
На этой основе появляется возможность осуществления систематического контроля за всеми участками деятельности предприятия, координирования и своевременного внесения корректив, отслеживая изменение условий внешней среды.
Характерной особенностью этого вида ресурсов в отличие, например, от природных является то, что он не только убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта. Вместе с тем избыток информации, как и ее недостаток, ведут к значительным потерям. Поэтому состав и объём требуемой информации должны чётко определяться. Информационная база может считаться полной, если она обеспечивает качественное решение стоящих перед внутренним аудитом задач.
Предприятие можно рассматривать как информационную систему, в которой сходятся два потока информации: внешний и внутренний [61, с. 113].
Внешняя деловая среда (или макросфера) - совокупность экономических и политических условий и отношения, складывающиеся между ними и предприятием. Отношения определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными контрагентами, а также конкурентами. Согласно оценкам экспертов, наибольшие возможности предприятия обеспечивают квалификация персонала и технологическая база, а опасность заключается в неожиданных действиях со стороны конкурентов [87, с. 24].
Внутренняя деловая среда — это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.
В связи с этим, по нашему мнению, на предприятии должна вестись систематическая работа в следующих направлениях:
выявление проблем и определение информационных потребностей;
отбор источников информации;
сбор информации;
обработка информации и оценка ее качества;
анализ информации и выявление тенденций;
разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;
выбор стратегии и принятие управленческих решений.
Важно различать понятия «информация» и её «источники». Так, информацией, необходимой для проверки правильности начисления процентов за пользование коммерческим кредитом, являются данные о величинах процентных ставок по договору с контрагентом и порядке их начисления, а также сведения о величине фактически начисленных и уплаченных процентах предприятием. А источниками этой информации являются: договор и приложения к нему, товаросопроводительные и платежные документы, расчеты бухгалтерии, учетные регистры.
Источники информации принято делить на внешние и внутренние. Важнейшими внешними источниками информации для целей внутреннего аудита являются документы, принимаемые: высшими органами законодательной власти (Государственной Думой РФ, Советом Федерации), высшими органами исполнительной власти страны (Правительством, федеральными органами субъектов РФ), министерствами и ведомствами, научные и другие информационно-аналитические материалы, публикуемые в периодических изданиях («Бухгалтерский учет», «Аудиторские ведомости», «Экономика и жизнь», «Аудит и финансовый анализ», «Аудитор», «Аудит и налогообложение»), конфиденциальные источники информации о контрагентах.
Полезная информация может быть также получена путем личных контактов со специалистами и руководством других предприятий.
Среди внутренних источников информации, в первую очередь, необходимо выделить учредительные документы предприятия, эмиссионные проекты, решения Совета директоров, приказы, распоряжения, инструкции, положения, регламентирующие правила и процедуры принятия управленческих решений, совершения хозяйственных операций и др. В число внутренних источников информации также включаются: данные бухгалтерского учета и отчетности, внутренние базы данных, справки по результатам проверки контролирующими органами.
По мнению В.В. Бурцева система информационного обеспечения представляет собой «...совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, включает оперативную, плановую, учетную, отчетную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации (унифицированные и специальные)» [27, с. 3].
В качестве критериев оценки качества информации В.В. Бурцевым названы: необходимость, достаточность, истинность, своевременность, аналитичность, организованность и целесообразность применяемых учетных форм.
Необходимость характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в целях управления, достаточность - полнотой охвата количественного и качественного описания фактов, а также существенностью информации, зависящей от возможности её практического применения в процессе обработки и представления для управления. Истинность данных определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологией получения, обработки и хранения информации. Своевременность получения информации определяется тем, что если сообщение запаздывает, то теряется смысл информации, так как могут быть упущены возможности предприятия, а отклонения усугубляются. Аналитичность зависит от степени глубины, детальности и подробности отображения фактов хозяйственной деятельности. Организованность, т.е. уровень технологии формирования информации, понятности и удобства ее представления, правильности оформления. Целесообразность принятых учетных форм подразумевает выражение системы данных, включающую документы, файлы и системно построенные формуляры. Формы учета информации должны быть утверждены руководителем предприятия [27, с. 4].
Нами проанализированы требования к информации, выделяемые учеными и практиками, и определены следующие основные требования, предъявляемыми к информации, необходимой для внутреннего аудита:
1. Своевременность - предполагает, что информация должна быть актуальной на момент, когда становится доступной для её использования. Требования к актуальности возрастают при работе в постоянно изменяющихся условиях. Временной период, в течение которого информация актуальна, зависит от природы принимаемых на её основе решений. Этот период должен быть меньше времени, отводящегося для принятия решения.
2. Полнота и регулярность - подразумевает систематическое поступление необходимых данных, а также должный уровень организации их хранения. Информация удовлетворяет требованию полноты, если её достаточно для понимания и принятия на её основе решений. Неполная информация сдерживает принятие решений и может стать причиной ошибок.
3. Достоверность - информацию можно считать достоверной, если она не искажает истинного положения дел. На практике выполнение этого требования достигается за счет использования методологически правильной техники получения данных, а также путем перепроверки полученных сведений. Решения, принятые на основе недостоверной информации, скорее всего, будут ошибочными и приведут к потерям для предприятия. 4. Ценность. Информация должна быть полезной, поскольку в противном случае она лишь отвлекает внимание, мешает в осмыслении сущности процессов, событий и операций. Ценность информации зависит от объема и значимости решаемых на ее основе задач.
5. Подготовленность к применению. Это требование позволяет своевременно и эффективно использовать её для принятия решений, что обеспечивается за счет обработки данных и представления в доступной, легко читаемой форме, например, в виде таблиц, графиков.
6. Сопоставимость данных достигается за счет использования единой методологической базы наблюдений и регистрации показателей во всех подразделениях предприятия. Возможность сравнения показателей предприятия с данными других предприятий требует применения единых единиц измерения, методики обработки данных и т.п.
7. Конфиденциальность. Представление информации в объеме, который не нанесет ущерба предприятию со стороны конкурентов, то есть, необходим учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за содержанием и характером отчетной информации.
При решении задач информационного обеспечения внутреннего аудита важно использовать системный подход, под которым мы понимаем наличие совокупности взаимосвязанных элементов, обеспечивающих организацию информации для эффективной работы внутреннего аудита.
Выполнение указанных выше требований может обеспечиваться при наличии развитых информационных систем. Для этого важно расширять доступ к внешним источникам информации, используя средства телекоммуникационных систем, а также объединять внутренние источники информации едиными системами организации данных, например, стандартами представления сведений, едиными системами передачи, позволяющими оптимизировать информационные потоки, санкционировать к ним доступ.
Организация отдела внутреннего аудита
Требования к организации внутреннего аудита на предприятии, предъявляемые стандартами аудита [7, 91], носят общий характер, в них отсутствуют требования к полномочиям и ответственности службы внутреннего аудита, не сформулированы требования к отчетности внутренних аудиторов.
Вместе с тем, накопленный опыт развития внутреннего аудита свидетельствует, что на малых и средних предприятиях, имеющих простую организационную форму, содержать отдел внутреннего аудита не целесообразно, поскольку затраты на содержание могут превысить экономический эффект от его деятельности. Руководитель, его заместители, выполняя функции линейных руководителей, одновременно выполняют отдельные функции внутреннего аудита. Если выделяется специалист, выполняющий функции внутреннего аудита, то он обычно работает в финансовом отделе и линейно подчинен коммерческому директору.
Для обеспечения сохранности имущества среднего предприятия может работать ревизор, ревизионный отдел или внутренний аудитор с минимальным набором функций. Задачи внутреннего аудита, связанные с экономическим анализом, прогнозированием, могут выполнять функциональные отделы предприятия. Консультационные услуги можно получать от специализированных организаций на договорной основе, например, консалтинговых. Внешние аудиторы могут привлекаться для проверки эффективности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля предприятия.
На крупных предприятиях отделы внутреннего аудита практически всегда являются самостоятельными подразделениями. Под крупными экономическими субъектами в данном случае мы понимаем предприятия, имеющие разветвленную управленческую и организационную структуру с наличием филиалов, представительств, дочерних или зависимых обществ.
Приняв решение о создании отдела внутреннего аудита, руководитель и (или) собственник должен ответить на следующие вопросы:
какую линию ответственности будет иметь отдел: линейную или штабную;
должны ли быть наряду с центральным отделом внутреннего аудита де централизованные подразделения.
Внутренний аудит может быть организован в виде простой организационной структуры с четкими линиями подчиненности и отчетностью перед вышестоящими руководителями, четким определением роли и ответственности каждого отдела, уровнем контроля деятельности сотрудников и периодической оценкой результатов их работы.
При построении структуры управления отделом внутреннего аудита в качестве базовых возможны следующие варианты.
1 вариант. Внутренний аудитор по направлению, например, внутренний аудитор в подразделении продаж, дисциплинарно подчинен линейному руководителю соответствующего направления, а функционально - руководителю отдела внутреннего аудита. Преимуществом является четкое определение сферы ответственности каждого внутреннего аудитора, основным недостатком - зависимость от руководителя направления.
2 вариант. Внутренний аудитор находится в другой зависимости: дисциплинарно он подчиняется руководителю отдела внутреннего аудита, а функционально - руководителю направления соответствующего уровня. Преимуществом является снижение давления со стороны руководителей направлений, повышение оперативности информации. Однако неизбежно возникают проблемы между линейным руководителем направления и внутренним аудитором, работу которого оценивает руководитель отдела внутреннего аудита.
3 вариант - штабная структура управления отделом внутреннего аудита. Внутренние аудиторы находятся при руководстве соответствующего уровня управления и выполняют функции и решают задачи по его поручению.
Нами разработаны рекомендации по внедрению системы внутреннего аудита, включающие реализацию ряда этапов.
1 этап. Процесс внедрения внутреннего аудита, начинающийся с принятия решения, основными причинами которого обычно являются:
ухудшение основных показателей эффективности деятельности предприятия: прибыли, рентабельности, ликвидности;
не удовлетворяющие современным требованиям методы управления;
недостаточность информационной базы для принятия эффективных управленческих решений;
наличие на предприятии «трения» между отдельными подразделениями относительно выполняемых функций и отсутствие согласованных целей;
изменение существующих целевых установок деятельности предприятия.
Анализ зарубежной и отечественной практики показывает, что не следует принимать решение о внедрении внутреннего аудита в условиях резкого ухудшения основных показателей деятельности предприятия. Благоприятным моментом является появление слабых внутренних и внешних сигналов о возможных рисках для перспективной работы предприятия.
Немаловажным фактором является наличие у предприятия достаточных финансовых и людских ресурсов. Следует учитывать также психологический климат в коллективе в момент принятия решения. Если предприятие находится в критическом состоянии, то непросто объяснить необходимость затрат на повышение эффективности управления с помощью внутреннего аудита.
2 этап. Формирование правовой базы. Разрабатывается и адаптируется к конкретным особенностям предприятия Положение об отделе внутреннего аудита, должностные инструкции внутренних аудиторов, вносятся корректировки в должностные инструкции сотрудников предприятия, разрабатывается Программа внутреннего аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия (Приложение 3), План-график проведения внутреннего аудита на год (Приложение 4), решаются другие организационные вопросы.
Цели, полномочия и ответственность отдела внутреннего аудита оформляются в Положении об отделе внутреннего аудита, которое утверждается руководством предприятия и одобряется советом директоров. Этот документ определяет организационный статус и независимость отдела, что обеспечивает объективность суждений внутренних аудиторов. Так, в Положении должно быть четко сказано, что отдел является неотделимой частью предприятия и внутренние аудиторы должны действовать в соответствии с правилами и распорядком предприятия. В Приложении 1 приведено Положение об отделе внутреннего аудита, подготовленное в соответствии с основными принципами внутреннего аудита.
Обязанности сотрудников отдела и уровень их квалификации фиксируются в должностных инструкциях. В Приложении 2 представлена составленная нами Должностная инструкция внутреннего аудитора. Внедрение внутреннего аудита существенно меняет содержание работы руководителей структурных подразделений и специалистов и вызывает необходимость внесения изменений в их должностные инструкции по оформлению хозяйственных операций, составлению первичных документов, аналитических регистров и других операций.
3 этап. «Вживание» внутреннего аудита в систему управления предприятием протекает 2-3 года. Продолжительность этой фазы во многом зависит от степени понимания важности и желания со стороны руководства предприятия иметь «прозрачный» менеджмент. По нашему мнению, признаки «вживания» отдела внутреннего аудита следующие:
убедительная для руководства предприятия интерпретация результатов деятельности подразделений;
появление у внутренних аудиторов реальной независимости;
доверие руководства предприятия к отчетам внутренних аудиторов, готовность к сотрудничеству.
4 этап. Занятие прочных позиций, характеризующееся следующими при знаками: заметный рост удовлетворения руководства результатами деятельности внутренних аудиторов, рост взаимного доверия, высокий иерархический уровень отдела внутреннего аудита в организационной структуре предприятия, расширение спектра решаемых задач.
Внедрение внутреннего аудита может быть осуществлено «малыми шагами», что означает небольшие изменения в структуре управления с медленными продвижениями к поставленной цели. Преимущество такого подхода заключается в отсутствии большого сопротивления проводимых изменений внутри предприятия, основной недостаток - в опасности затягивании процесса реорганизации, что может привести к полному прекращению внедрения.
Другой подход означает интенсивное изменение системы управления и быстрое внедрение внутреннего аудита, однако появляется опасность сильного противодействия внутри предприятия.
